승인 흐름(Approval Flow) 구축, Power Automate Cloud로 스마트하게

혹시 아직도 중요한 결재 서류가 책상에서 잠자고 있거나, 담당자에게 메일을 보내고 답장을 기다리며 노심초사하고 계신가요? 😵‍💫 복잡하고 비효율적인 수동 승인 과정은 시간 낭비는 물론, 업무 지연과 실수의 원인이 됩니다. 하지만 걱정 마세요! 마이크로소프트 Power Automate Cloud를 활용하면 이러한 비효율적인 승인 흐름을 스마트하게 자동화할 수 있습니다. 🚀

이 글에서는 Power Automate를 사용하여 승인 흐름을 구축하는 방법과 그 이점에 대해 자세히 알아보고, 여러분의 업무 효율을 한 단계 끌어올릴 수 있는 실질적인 팁을 공유해 드립니다.

1. 왜 승인 흐름 자동화가 필요할까요? 🤷‍♀️

수동 승인 프로세스는 생각보다 많은 숨겨진 비용과 비효율을 초래합니다.

• 시간 낭비: 서류 전달, 담당자 찾기, 승인 요청 메일 작성, 승인 여부 확인 등 불필요한 단계에 많은 시간이 소요됩니다. ⏳
• 업무 지연: 승인자가 자리를 비우거나, 요청을 놓치는 경우 전체 업무 프로세스가 지연됩니다. 🐢
• 휴먼 에러: 수기 서류 작성, 수동 데이터 입력 과정에서 실수가 발생할 확률이 높습니다. 🤦‍♀️
• 추적의 어려움: 현재 어떤 단계에 있는지, 누가 승인해야 하는지 파악하기 어렵습니다. 🔍
• 규정 준수 문제: 감사 추적이나 규정 준수가 필요한 경우 수동 프로세스는 관리하기 어렵습니다. ⚖️

하지만 승인 흐름을 자동화하면 이러한 문제들을 해결하고 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

• 효율성 증대: 승인 요청부터 완료까지의 과정이 자동화되어 업무 처리 속도가 비약적으로 빨라집니다. 🚀
• 정확성 향상: 자동화된 시스템은 휴먼 에러를 줄이고 일관된 프로세스를 보장합니다. ✅
• 가시성 확보: 모든 승인 요청의 상태와 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있어 투명성이 높아집니다. 📈
• 규정 준수 및 감사: 모든 승인 활동이 기록되므로 감사 추적 및 규정 준수에 용이합니다. 🛡️
• 비용 절감: 불필요한 수작업을 줄여 인건비 및 운영 비용을 절감할 수 있습니다. 💰

💡 예시 시나리오:

• 경비 보고서 승인: 직원이 경비 보고서를 제출하면, 자동으로 부서장에게 승인 요청이 가고, 승인 시 경리팀에 통보되는 과정. 💸
• 휴가 신청 승인: 직원이 휴가 신청을 하면, 팀장-부서장 순으로 승인이 진행되고, 최종 승인 시 인사팀에 자동으로 업데이트되는 과정. 🌴
• 문서/콘텐츠 승인: 중요 문서나 웹사이트 콘텐츠 게시 전에 여러 명의 검토자에게 승인을 받아야 하는 과정. 📝
• 구매 요청 승인: 필요한 물품 구매 시, 소액은 팀장 승인, 고액은 부서장/경영지원팀 승인을 거치는 과정. 🛒

2. Power Automate Cloud, 승인 흐름의 강력한 파트너 ✨

Power Automate (이전 명칭 Microsoft Flow)는 Microsoft 365 생태계의 핵심 구성 요소 중 하나로, 반복적인 업무 프로세스를 자동화할 수 있는 로우코드/노코드 플랫폼입니다. 특히, 승인 흐름을 구축하는 데 있어 강력한 기능을 제공합니다.

Power Automate가 승인 흐름에 최적인 이유:

• 손쉬운 사용 (Low-code/No-code): 코딩 지식이 없어도 드래그 앤 드롭 방식으로 쉽게 워크플로우를 만들 수 있습니다. 👩‍💻
• 강력한 통합 기능: SharePoint, Outlook, Teams, OneDrive, Excel 등 Microsoft 365 서비스는 물론, Salesforce, Twitter, Dropbox 등 500개 이상의 다양한 외부 서비스와 유연하게 연동됩니다. 🧩
• 내장된 승인 액션: ‘승인 시작 및 대기(Start and wait for an approval)’와 같은 전용 액션을 제공하여 복잡한 승인 로직을 쉽게 구현할 수 있습니다. 👍
• 조건부 로직: 승인/거절 여부에 따라 다른 동작을 수행하도록 복잡한 조건 분기(Condition)를 설정할 수 있습니다. ➡️
• 다양한 알림 방식: 이메일(Outlook), Microsoft Teams, 모바일 푸시 알림 등 다양한 방법으로 승인 요청을 알리고 응답을 받을 수 있습니다. 🔔
• 진행 상황 추적: 생성된 모든 플로우의 실행 내역과 상태를 대시보드에서 실시간으로 확인할 수 있습니다. 📊

3. Power Automate로 승인 흐름 구축 시작하기 🚀

이제 Power Automate를 사용하여 기본적인 승인 흐름을 구축하는 단계를 살펴보겠습니다. 여기서는 “SharePoint 문서 라이브러리에 새 파일이 업로드되면, 특정 담당자에게 승인을 요청하고, 승인 시 파일 상태를 ‘승인됨’으로 변경하는 흐름”을 예시로 들어 설명합니다.

준비물:

• Microsoft 365 계정
• Power Automate 접근 권한
• 예시를 위한 SharePoint 문서 라이브러리 (파일 상태를 나타낼 ‘승인 상태’ 컬럼 추가)

단계별 구축:

① 트리거 설정 (언제 이 흐름을 시작할까요?)

흐름을 시작하는 이벤트를 정의합니다.

• Power Automate 접속: make.powerautomate.com 에 접속하여 로그인합니다.
• 새 흐름 만들기: 좌측 메뉴에서 만들기(Create)를 클릭하고, 자동화된 클라우드 흐름(Automated cloud flow)을 선택합니다.
• 흐름 이름 지정: 문서 승인 워크플로우 등으로 이름을 지정합니다.
• 트리거 선택: “When a file is created (properties only)” 또는 “When an item is created” (SharePoint)를 검색하여 선택합니다.
  • 사이트 주소(Site Address): 승인 대상 문서가 있는 SharePoint 사이트 URL을 선택합니다.
  • 라이브러리 이름(Library Name): 해당 문서 라이브러리를 선택합니다.
  • 💡 팁: 다른 트리거를 활용할 수도 있습니다.
    • Microsoft Forms 제출 시: 설문조사 응답을 기반으로 승인 요청.
    • 버튼 클릭 시: 특정 상황에서 수동으로 승인 요청 시작.
    • 정해진 시간마다: 특정 시간에 승인 대기 목록을 확인하고 알림 전송.

② 승인 액션 추가 (누구에게 무엇을 승인받을까요?)

• 새 단계(New step) 추가: + 새 단계를 클릭합니다.
• ‘승인(Approvals)’ 검색: 승인을 검색하고, 승인 시작 및 대기(Start and wait for an approval) 액션을 선택합니다.
• 승인 유형 선택:
  • 모두에게 승인/거절 (Approve/Reject – Everyone must approve): 지정된 모든 승인자가 승인해야 다음 단계로 진행됩니다. (가장 일반적)
  • 모두에게 승인/거절 – 첫 번째 응답으로 처리 (Approve/Reject – First to respond): 여러 승인자 중 한 명만 응답하면 됩니다.
  • 사용자 지정 응답 대기 (Custom Responses – Wait for all responses): “찬성/반대”와 같은 사용자 정의 응답을 받고 모든 응답을 기다립니다.
  • 사용자 지정 응답 – 첫 번째 응답으로 처리 (Custom Responses – Wait for one response): 사용자 정의 응답 중 첫 번째 응답만 기다립니다.
• 승인 요청 상세 설정:
  • 제목(Title): 승인 요청 제목을 입력합니다. (예: 새 문서 승인 요청: [파일 이름]) – 동적 콘텐츠(Dynamic content)에서 파일 이름을 선택하여 자동으로 채워지게 할 수 있습니다.
  • 할당 대상(Assigned to): 승인자의 이메일 주소를 입력합니다. 여러 명에게 요청하려면 세미콜론(;)으로 구분하거나, Power Automate 사용자 목록에서 선택할 수 있습니다. 👤
  • 세부 정보(Details): 승인 요청에 대한 자세한 내용을 입력합니다. (예: 업로드된 새 문서를 검토 후 승인해주세요.) 필요한 경우 동적 콘텐츠를 활용하여 파일 생성자, 생성 시간 등을 추가할 수 있습니다.
  • 항목 링크(Item Link) & 항목 링크 설명(Item Link Description): 승인 대상 문서의 링크를 제공하여 승인자가 쉽게 문서를 열어볼 수 있도록 합니다. 동적 콘텐츠에서 링크(Link to item) 등을 선택합니다.
  • 요청자(Requester): 누가 이 요청을 했는지 표시합니다. 동적 콘텐츠에서 작성자(Created By)를 선택합니다.

③ 조건 분기 설정 (승인/거절에 따라 어떻게 할까요?)

승인자의 응답에 따라 다른 작업을 수행하도록 조건을 설정합니다.

• 새 단계(New step) 추가: + 새 단계를 클릭합니다.
• ‘컨트롤(Control)’ -> ‘조건(Condition)’ 선택: 조건 액션을 선택합니다.
• 조건 설정:
  • 값 선택(Choose a value): 이전 단계인 승인 시작 및 대기 액션에서 나오는 동적 콘텐츠 중 응답(Outcome)을 선택합니다.
  • 같음(is equal to): 연산자를 같음으로 설정합니다.
  • 값(value): Approve를 입력합니다. (영어 대소문자 구분 유의)
• ‘예(If yes)’ 경로:
  • SharePoint 항목 업데이트: SharePoint 커넥터의 항목 업데이트(Update item) 액션을 추가합니다.
  • 사이트 주소, 목록 이름: 해당 SharePoint 사이트와 라이브러리를 선택합니다.
  • ID: 동적 콘텐츠에서 트리거(When a file is created)의 ID를 선택하여, 현재 파일의 ID를 가져옵니다.
  • 승인 상태 컬럼 업데이트: 미리 정의한 ‘승인 상태’ 컬럼을 찾아 값을 승인됨으로 설정합니다.
  • 알림 전송: Outlook 커넥터의 메일 보내기(Send an email V2) 액션을 추가하여 요청자에게 “문서가 승인되었습니다.”라는 알림 메일을 보냅니다. 📧
• ‘아니요(If no)’ 경로: (거절 시)
  • SharePoint 항목 업데이트: 마찬가지로 항목 업데이트 액션을 추가하여 ‘승인 상태’를 거절됨으로 설정합니다.
  • 알림 전송: 메일 보내기 액션을 추가하여 요청자에게 “문서 승인이 거절되었습니다. 사유: [댓글]”과 같은 알림 메일을 보냅니다. (동적 콘텐츠에서 댓글(Comments)을 활용하여 승인자의 거절 사유를 첨부할 수 있습니다.) 📧

④ 저장 및 테스트

• 저장(Save): 흐름을 저장합니다.
• 테스트(Test): 우측 상단의 테스트 버튼을 클릭하여 수동 또는 자동으로 흐름을 실행하고 동작을 확인합니다. SharePoint에 새 파일을 업로드하여 실제로 승인 요청이 오는지, 상태가 잘 변경되는지 확인해보세요!

4. 스마트한 승인 흐름을 위한 팁 & 고급 기능 💡

단순 승인/거절을 넘어, 더 복잡하고 유연한 승인 흐름을 만들고 싶다면 다음 기능들을 고려해보세요.

• 에스컬레이션 (Escalation): ⏰
  • 문제: 승인자가 장기간 응답이 없을 때 업무가 멈출 수 있습니다.
  • 해결: 승인 시작 및 대기 액션의 타임아웃 설정(Timeout setting)을 활용하여 일정 시간(예: 24시간) 내에 응답이 없으면 자동으로 흐름을 다른 승인자(예: 승인자의 상급자)에게 넘기거나, 요청자에게 알림을 보내는 로직을 추가할 수 있습니다.
• 병렬 승인 (Parallel Approvals): 🤝
  • 문제: 여러 부서나 팀의 동시 승인이 필요할 때, 순차적 승인은 비효율적입니다.
  • 해결: 모두에게 승인/거절 유형을 사용하거나, 여러 개의 승인 시작 및 대기 액션을 병렬로 구성하여 동시에 여러 승인자에게 요청을 보낼 수 있습니다.
• 동적 승인자 지정 (Dynamic Approvers): 🤖
  • 문제: 승인자가 요청 내용(예: 부서, 금액)에 따라 달라져야 할 때.
  • 해결: SharePoint 목록, Excel 파일, Azure AD 그룹 등에서 승인자 정보를 동적으로 가져와 할당 대상 필드를 채울 수 있습니다. 예를 들어, 제출된 경비 보고서의 부서 정보를 기반으로 해당 부서의 장을 승인자로 지정하는 것입니다.
• Microsoft Teams를 활용한 즉각적인 승인: 💬
  • Power Automate의 승인 요청은 기본적으로 Power Automate Approval Center와 이메일로 전달됩니다. 하지만 Teams와의 강력한 통합을 통해 승인 요청을 Teams 채널이나 개인 채팅으로 전송하고, 승인자가 Teams 내에서 바로 승인/거절할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 적응형 카드(Adaptive Cards)를 활용하면 더욱 풍부한 사용자 경험을 제공할 수 있습니다.
• 오류 처리 (Error Handling): 🛡️
  • 문제: 흐름이 예상치 못한 오류로 중단될 경우.
  • 해결: 각 액션의 설정에서 실행 후 구성(Configure run after) 옵션을 사용하여 이전 단계가 실패하더라도 특정 작업을 수행하도록 정의할 수 있습니다. 예를 들어, 파일 업로드 오류 시 관리자에게 알림을 보내는 식입니다.
• 플로우 모니터링 및 버전 관리:
  • 문제: 수많은 플로우를 관리하고 변경 사항을 추적하는 것이 어려울 수 있습니다.
  • 해결: Power Automate 대시보드에서 모든 흐름의 실행 내역과 성공/실패 여부를 모니터링할 수 있습니다. 또한, 흐름의 버전을 관리하여 필요시 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.

마무리하며 🌟

수동 승인 프로세스로 인한 비효율은 이제 과거의 일이 될 수 있습니다. Microsoft Power Automate Cloud는 복잡한 승인 과정을 단순화하고, 투명성을 높이며, 업무 생산성을 극대화하는 강력한 도구입니다. 코딩 지식이 없어도 누구나 쉽게 접근하여 자동화된 승인 흐름을 구축할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다.

이 글에서 다룬 기본적인 구축 방법과 고급 팁들을 활용하여, 여러분의 조직에 맞는 스마트한 승인 흐름을 만들어 보세요. 작은 변화가 큰 업무 혁신으로 이어질 수 있습니다! 지금 바로 Power Automate를 열고, 여러분의 첫 번째 승인 흐름을 구축해 보는 것은 어떨까요? 🚀💡

궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 문의해주세요! D