팀즈(Teams) 알림 및 승인, Power Automate Cloud로 스마트하게 구축하기!✨

안녕하세요, 여러분! 비효율적인 수동 업무 처리와 끝없는 이메일 알림에 지쳐있지는 않으신가요? 🤯 팀원들과의 소통은 팀즈(Teams)에서 활발한데, 정작 중요한 승인이나 알림은 여전히 복잡한 과정을 거치고 있다면 주목해주세요!

오늘은 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)의 강력한 협업 기능과 파워 오토메이트(Power Automate)의 자동화 역량을 결합하여, 업무 효율성을 극대화하는 “팀즈 알림 및 승인 흐름” 구축 방법을 상세히 알아보겠습니다. 이제 더 이상 수동으로 데이터를 확인하거나, 승인을 위해 여기저기 헤맬 필요가 없습니다. 🚀

1. 왜 팀즈 알림 및 승인이 필요한가요? 🤔

많은 기업에서 일상적인 업무 처리, 예를 들어 휴가 신청, 경비 보고서, 문서 검토, IT 요청 등은 여전히 수동적이거나 파편화된 시스템에서 이루어지고 있습니다. 이는 다음과 같은 문제점을 야기하죠:

시간 소모: 수동 확인, 이메일 회신, 서류 작업 등으로 인해 귀중한 시간이 낭비됩니다.
정보 누락 및 오류: 사람이 직접 처리하는 과정에서 실수가 발생하기 쉽습니다.
느린 의사결정: 승인권자가 바로 확인하지 못하면 병목 현상이 발생하여 업무가 지연됩니다.
추적의 어려움: 누가 언제 승인했는지, 현재 진행 상태는 어떤지 파악하기 어렵습니다.

이러한 문제점을 해결하기 위해 팀즈와 Power Automate는 완벽한 조합을 제공합니다.

실시간 알림: 중요한 정보를 즉시 팀즈 채널이나 개인 채팅으로 받아볼 수 있습니다. 🔔
간편한 승인: 팀즈 내에서 바로 내용을 확인하고 클릭 한 번으로 승인 또는 거부할 수 있습니다. ✅
중앙 집중화: 모든 업무 관련 대화, 알림, 승인 내역이 팀즈에 통합되어 관리됩니다.
자동화 및 일관성: Power Automate를 통해 정의된 규칙에 따라 일관된 워크플로우를 보장합니다. ⚙️
모바일 접근성: PC는 물론, 모바일 팀즈 앱에서도 모든 과정이 가능합니다. 📱

2. 핵심 도구 이해하기: Teams & Power Automate 🧑‍💻

본격적인 구축에 앞서, 우리가 사용할 두 가지 핵심 도구를 간략하게 이해해봅시다.

2.1. Microsoft Teams (마이크로소프트 팀즈)

기업을 위한 협업 및 커뮤니케이션 허브입니다. 채팅, 회의, 파일 공유, 앱 통합 등을 제공하며, 팀즈 내에서 다양한 작업을 수행할 수 있도록 지원합니다. 우리가 구축할 자동화 흐름의 “인터페이스”이자 “최종 사용자 접점”이 됩니다.

2.2. Power Automate (파워 오토메이트) – 클라우드 흐름

Microsoft Power Platform의 핵심 구성 요소 중 하나로, 반복적인 작업을 자동화하여 생산성을 높이는 데 사용됩니다. 코드를 거의 또는 전혀 사용하지 않고(No-code/Low-code) 다양한 서비스(Outlook, SharePoint, Excel, Teams 등) 간의 연결을 통해 복잡한 워크플로우를 구축할 수 있습니다.

Power Automate의 클라우드 흐름은 다음 세 가지 주요 구성 요소로 이루어집니다:

트리거 (Trigger): 흐름을 시작시키는 이벤트입니다. (예: 새 파일 생성, 양식 제출, 특정 시간 도달)
액션 (Action): 트리거 발생 후 실행되는 작업입니다. (예: 이메일 전송, 파일 생성, 팀즈 메시지 게시)
커넥터 (Connector): Power Automate가 다른 서비스(Teams, Outlook, SharePoint 등)와 통신할 수 있도록 해주는 다리입니다.

3. Power Automate로 Teams 알림 및 승인 구축하기 🛠️

자, 이제 실제 Power Automate 클라우드 흐름을 구축하는 단계별 과정을 살펴보겠습니다. 가장 흔한 시나리오 중 하나인 “휴가 신청 승인”을 예시로 들어 설명하겠습니다.

시나리오: 직원이 SharePoint 목록에 휴가 신청을 제출하면, 부서장에게 팀즈로 승인 알림이 가고, 부서장이 팀즈에서 승인/거부하면, 직원과 인사팀에 결과가 통보됩니다.

3.1. 흐름의 기본 구조 구상하기 🗺️

트리거: SharePoint 목록에 새 항목이 생성될 때 (휴가 신청 제출).
승인 요청: 부서장에게 팀즈로 승인 요청을 보냅니다.
조건: 부서장의 승인 결과에 따라 다른 분기로 나뉩니다.
후속 조치 (성공 시):
- 신청자에게 팀즈 또는 이메일로 승인 완료 알림.
- SharePoint 목록 항목 업데이트 (상태: ‘승인됨’).
- 인사팀 Teams 채널에 알림 게시.
후속 조치 (실패/거부 시):
- 신청자에게 팀즈 또는 이메일로 거부 알림.
- SharePoint 목록 항목 업데이트 (상태: ‘거부됨’).

3.2. 단계별 Power Automate 구축 (핵심 액션 위주)

Power Automate 접속: make.powerautomate.com 에 접속하여 로그인합니다.
새 흐름 생성: 좌측 메뉴에서 + 만들기 > 자동화된 클라우드 흐름을 선택합니다.
- 흐름 이름: “휴가 신청 팀즈 승인 흐름” (명확하게 작성).
- 흐름 트리거 선택: “항목이 생성되거나 수정될 때(SharePoint)”를 검색하여 선택합니다.
- 만들기 클릭.
트리거 설정:
- 사이트 주소: 휴가 신청 목록이 있는 SharePoint 사이트 주소를 선택합니다.
- 목록 이름: 휴가 신청을 위한 SharePoint 목록(Vacation Requests 등)을 선택합니다.
- 팁: SharePoint 목록에 ‘제목’, ‘시작일’, ‘종료일’, ‘신청자 이메일’ 등의 열을 미리 만들어두면 좋습니다.
승인 시작 및 대기 액션 추가:
- + 새 단계 클릭 후 승인을 검색하고 승인 시작 및 대기 액션을 선택합니다.
- 승인 유형:
  - 단일 승인자 - 모든 응답: 여러 승인자 중 한 명이라도 응답하면 완료.
  - 단일 승인자 - 처음으로 응답: 여러 승인자 중 가장 먼저 응답한 사람의 결정으로 완료.
  - 모든 응답 승인: 모든 승인자가 승인해야 완료. (일반적으로 가장 많이 사용)
  - 사용자 지정 응답 대기: 예/아니오 외에 사용자 지정 응답을 기다릴 때.
- 여기서는 모든 응답 승인을 선택해 보겠습니다.
- 제목: 휴가 신청 승인 요청: [동적 콘텐츠: 제목] (제목은 SharePoint 목록의 휴가 신청 제목으로 가져옵니다).
- 할당 대상: [부서장 이메일 주소] 또는 [동적 콘텐츠: SharePoint 목록에서 가져온 부서장 이메일 필드]
- 세부 정보: [동적 콘텐츠: 신청자 이메일] 님이 [동적 콘텐츠: 시작일]부터 [동적 콘텐츠: 종료일]까지 휴가를 신청했습니다. 확인 후 승인 또는 거부해주십시오.
- 항목 링크: SharePoint 목록 항목의 링크를 추가하면 승인자가 상세 내용을 바로 확인할 수 있습니다.
  - SharePoint 목록 커넥터에서 링크 필드를 동적 콘텐츠로 가져올 수 있습니다.
- 항목 설명: [동적 콘텐츠: 신청 사유] 등 상세 내용을 추가합니다.
조건 추가:
- + 새 단계 클릭 후 제어 > 조건을 선택합니다.
- 조건 설정:
  - 좌측: 동적 콘텐츠에서 Outcome (승인 액션의 결과)를 선택합니다.
  - 가운데: 다음과 같음을 선택합니다.
  - 우측: Approve를 입력합니다. (대소문자 구분 유의)
“예” 분기 (승인 시):
- SharePoint 항목 업데이트: 새 단계 추가 > SharePoint > 항목 업데이트 액션을 선택합니다.
  - 사이트 주소/목록 이름: 트리거와 동일하게 설정합니다.
  - ID: 동적 콘텐츠에서 ID (SharePoint 항목 ID)를 선택합니다.
  - 상태: ‘승인됨’으로 설정합니다.
- 팀즈 메시지 전송 (신청자에게): 새 단계 추가 > Teams > 채팅 또는 채널에 메시지 게시 액션을 선택합니다.
  - 게시 위치: Chat with Flow bot (신청자 개인에게 알림) 또는 Channel (특정 채널에 알림).
  - 받는 사람 (Chat with Flow bot 선택 시): 동적 콘텐츠에서 신청자의 이메일 주소 필드를 선택합니다.
  - 메시지: [동적 콘텐츠: 신청자 이름] 님의 휴가 신청이 승인되었습니다. 🎉
- 팀즈 메시지 전송 (인사팀 채널에): 위와 동일하게 채널을 선택하고 인사팀 채널을 지정하여 “OOO님의 휴가 신청이 승인되어 휴가 목록이 업데이트되었습니다.” 등의 메시지를 보냅니다.
“아니요” 분기 (거부 시):
- SharePoint 항목 업데이트: 위와 동일하게 상태를 ‘거부됨’으로 설정합니다.
- 팀즈 메시지 전송 (신청자에게): [동적 콘텐츠: 신청자 이름] 님의 휴가 신청이 거부되었습니다. 😢 사유: [동적 콘텐츠: Comment (승인자가 거부 시 남긴 코멘트)]

3.3. 💡 Tip: Adaptive Cards 활용하여 팀즈 알림 업그레이드! 🎨

기본 메시지 외에, Power Automate의 “채팅 또는 채널에 메시지 게시” 액션에서 “Adaptive Card”를 사용하여 훨씬 더 풍부하고 인터랙티브한 알림을 만들 수 있습니다.

장점:
- 시각적으로 매력적: 중요한 정보를 한눈에 파악하기 쉽게 디자인할 수 있습니다.
- 인터랙티브 요소: 버튼, 입력 필드 등을 추가하여 팀즈 내에서 바로 추가적인 작업을 수행하게 할 수 있습니다. (예: 정보 입력, 링크 클릭 등)

사용법:

채팅 또는 채널에 메시지 게시 액션에서 메시지 대신 Adaptive Card JSON 코드를 삽입합니다.
Adaptive Card Designer(adaptivecards.io/designer)를 사용하여 원하는 디자인을 만들고 JSON 코드를 복사하여 붙여넣습니다.
JSON 코드 내에 동적 콘텐츠를 삽입하여 SharePoint에서 가져온 데이터를 카드에 표시합니다.

예시 JSON 스니펫 (간단 버전):

{
    "type": "AdaptiveCard",
    "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
    "version": "1.2",
    "body": [
        {
            "type": "TextBlock",
            "text": "새로운 휴가 신청이 접수되었습니다.",
            "weight": "Bolder",
            "size": "Medium"
        },
        {
            "type": "FactSet",
            "facts": [
                {
                    "title": "신청자:",
                    "value": "@{triggerOutputs()?['body/신청자이메일']}"
                },
                {
                    "title": "시작일:",
                    "value": "@{triggerOutputs()?['body/시작일']}"
                },
                {
                    "title": "종료일:",
                    "value": "@{triggerOutputs()?['body/종료일']}"
                }
            ]
        }
    ],
    "actions": [
        {
            "type": "Action.OpenUrl",
            "title": "SharePoint에서 보기",
            "url": "@{triggerOutputs()?['body/{Link}']}"
        }
    ]
}

(위 JSON은 예시이며, 실제 구현 시에는 Power Automate의 동적 콘텐츠를 직접 사용하여 "@" 구문을 입력해야 합니다.)

4. 다양한 활용 시나리오 📊

휴가 신청 외에도 Power Automate를 활용한 팀즈 알림 및 승인 흐름은 무궁무진합니다. 몇 가지 예시를 살펴볼까요?

경비 보고서 승인: 직원이 경비 보고서를 제출 (SharePoint 또는 Forms) > 팀즈로 부서장에게 승인 요청 > 승인/거부 후 재무팀에 알림 및 회계 시스템 업데이트. 💰
문서 검토 및 승인: SharePoint 라이브러리에 새 문서 업로드 > 관련 부서 검토자에게 팀즈 알림 및 검토 요청 > 검토 완료 후 최종 승인자에게 알림. 📝
IT 서비스 요청 승인: 직원이 Forms로 IT 장비/소프트웨어 요청 > IT 관리자에게 팀즈 승인 요청 > 승인 시 IT 헬프데스크 시스템에 티켓 생성 및 직원에게 알림. 💻
신규 입사자 온보딩 승인: 신규 입사자 정보 등록 > 인사팀, IT팀, 시설팀 등에 온보딩 준비 사항 알림 및 각 팀별 준비 완료 승인 요청. 🧑‍🤝‍🧑
계약서 검토 및 법무팀 승인: 영업팀에서 신규 계약서 초안 업로드 > 법무팀에 팀즈 알림 및 검토 요청 > 법무팀 승인 후 영업팀에 알림. 📜

5. 팁 & 모범 사례 ✨

명확한 승인 경로 설정: 누가 승인해야 하는지, 몇 단계를 거쳐야 하는지 명확하게 정의하세요.
Adaptive Cards 적극 활용: 사용자가 팀즈를 벗어나지 않고 모든 정보를 확인하고 조치를 취할 수 있도록 하여 사용자 경험을 극대화합니다.
오류 처리 및 알림: 흐름이 실패했을 경우 관리자에게 알림이 가도록 설정하여 신속하게 문제를 해결할 수 있도록 합니다. (Scope, Do-until, Try-Catch 패턴 활용)
테스트 및 반복: 실제 적용 전에 충분히 테스트하고, 사용자 피드백을 받아 지속적으로 개선합니다.
권한 관리: 흐름을 실행하는 계정의 권한이 충분한지 확인하고, 불필요한 권한은 부여하지 않도록 합니다.
사용자 교육: 새로운 자동화 흐름에 대해 사용자들에게 충분히 교육하여 활용도를 높입니다.

맺음말 🌈

이제 팀즈 알림 및 승인 흐름을 Power Automate Cloud로 구축하는 것이 더 이상 어렵게 느껴지지 않으시죠? 이 강력한 조합은 여러분의 조직이 수많은 반복적인 수동 작업을 줄이고, 더 중요한 전략적 업무에 집중할 수 있도록 도와줄 것입니다.

오늘 배운 내용을 바탕으로 여러분의 조직에 맞는 워크플로우를 설계하고 구축해보세요. 업무 효율성이 놀랍게 향상되는 것을 경험하실 수 있을 겁니다. 자동화의 여정을 지금 바로 시작해보세요! 🎉

궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 남겨주세요! 😊 D

팀즈(Teams) 알림 및 승인, Power Automate Cloud로 스마트하게 구축하기!✨

1. 왜 팀즈 알림 및 승인이 필요한가요? 🤔

2. 핵심 도구 이해하기: Teams & Power Automate 🧑‍💻

2.1. Microsoft Teams (마이크로소프트 팀즈)

2.2. Power Automate (파워 오토메이트) – 클라우드 흐름

3. Power Automate로 Teams 알림 및 승인 구축하기 🛠️

3.1. 흐름의 기본 구조 구상하기 🗺️

3.2. 단계별 Power Automate 구축 (핵심 액션 위주)

3.3. 💡 Tip: Adaptive Cards 활용하여 팀즈 알림 업그레이드! 🎨

4. 다양한 활용 시나리오 📊

5. 팁 & 모범 사례 ✨

맺음말 🌈

By AI_Writer

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1. 왜 팀즈 알림 및 승인이 필요한가요? 🤔

2. 핵심 도구 이해하기: Teams & Power Automate 🧑‍💻

2.1. Microsoft Teams (마이크로소프트 팀즈)

2.2. Power Automate (파워 오토메이트) – 클라우드 흐름

3. Power Automate로 Teams 알림 및 승인 구축하기 🛠️

3.1. 흐름의 기본 구조 구상하기 🗺️

3.2. 단계별 Power Automate 구축 (핵심 액션 위주)

3.3. 💡 Tip: Adaptive Cards 활용하여 팀즈 알림 업그레이드! 🎨

4. 다양한 활용 시나리오 📊

5. 팁 & 모범 사례 ✨

맺음말 🌈

By AI_Writer

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