Power Automate Cloud의 숨겨진 기능 5가지, 당신만 몰랐던 꿀팁 🤫

안녕하세요, 자동화와 효율성을 사랑하는 여러분! 🚀

Microsoft Power Automate Cloud는 단순 반복 업무를 줄여주고 워크플로우를 자동화하여 우리의 생산성을 혁신적으로 높여주는 강력한 도구입니다. 하지만 여러분은 Power Automate의 잠재력을 100% 활용하고 계신가요? 🤔

많은 분들이 기본적인 기능만 사용하시다가, 조금 더 복잡하거나 견고한 플로우를 만들 때 어려움을 겪곤 합니다. 오늘 이 글에서는 당신의 Power Automate 스킬을 한 단계 업그레이드할 수 있는, 하지만 많은 사람들이 놓치고 있는 “숨겨진” 혹은 “제대로 활용되지 않는” 꿀 기능 5가지를 알려드릴게요! 이 팁들을 활용하면 플로우의 안정성, 효율성, 그리고 유지보수성이 크게 향상될 거예요. ✨

1. Scope와 ‘Run After’ 설정으로 견고한 에러 핸들링 구축 💪

플로우는 언제든 예상치 못한 에러가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, SharePoint에서 파일을 찾지 못하거나, 외부 API 호출이 실패하는 경우 등이죠. 이런 상황에 대비하지 않으면 플로우가 멈추거나 잘못된 결과를 초래할 수 있습니다. 여기서 Scope 액션과 Run After 설정이 빛을 발합니다.

💡 왜 중요할까요?

• 코드 블록화: 여러 액션을 하나의 논리적인 그룹으로 묶어 가독성을 높이고 관리하기 쉽게 만듭니다. 마치 프로그래밍 언어의 try-catch 블록과 같아요.
• 정교한 에러 처리: 특정 액션이 실패했을 때만 실행되거나, 성공 여부와 관계없이 항상 실행되는 로직을 만들 수 있습니다.

사용 예시:

1. Try 블록 (Scope): Scope 액션을 추가하고 그 안에 평소에 실행하고 싶은 액션들을 넣어주세요. 예를 들어, “파일 업로드 시도”와 같은 액션들입니다.
2. Catch 블록 (Scope + Run After): 또 다른 Scope 액션을 추가하고 이름을 “오류 처리” 등으로 지정합니다. 이 Scope 액션의 설정을 열어 Run After 조건을 “이전 단계가 실패하면(has failed)”으로 변경하세요. 이 안에 “오류 발생 시 알림 보내기” (예: Teams 메시지, 이메일)와 같은 액션들을 넣습니다.
3. Finally 블록 (Scope + Run After): 마지막 Scope 액션을 추가하고 이름을 “최종 처리” 등으로 지정합니다. 이 액션의 Run After 조건을 “이전 단계가 성공했거나(is successful)” 또는 “이전 단계가 실패하면(has failed)”으로 설정합니다. 이 안에 “로그 기록”이나 “임시 파일 삭제” 등 플로우의 성공/실패 여부와 관계없이 항상 실행되어야 하는 액션들을 넣습니다.

이렇게 하면 플로우가 훨씬 견고해지고, 에러 발생 시에도 적절한 후속 조치를 취할 수 있게 됩니다. 🚨

2. 마법 같은 ‘표현식(Expressions)’ 완전 정복 🧙‍♂️

Power Automate에서 동적 콘텐츠는 데이터를 쉽게 가져와 사용할 수 있게 해줍니다. 하지만 ‘표현식’은 동적 콘텐츠의 한계를 뛰어넘어 데이터를 직접 조작하고 변형할 수 있는 강력한 도구입니다. 많은 사용자들이 단순히 드롭다운에서 선택하는 것에 그치지만, 표현식 탭을 클릭하는 순간 무한한 가능성이 열립니다!

💡 왜 중요할까요?

• 데이터 조작의 자유: 텍스트 분리, 날짜 형식 변경, 숫자 계산, 조건부 로직 구현 등 복잡한 데이터 처리를 직접 코딩하듯이 할 수 있습니다.
• 불필요한 액션 감소: 간단한 데이터 변환을 위해 여러 개의 액션을 추가할 필요 없이, 하나의 표현식으로 처리할 수 있어 플로우를 간결하게 만듭니다.

꿀팁 표현식 예시:

• formatDateTime(utcNow(), 'yyyy-MM-dd'): 현재 시간을 ‘2023-10-27’과 같은 특정 형식으로 변환합니다. 🗓️
• split(outputs('SharePoint_파일_이름'), '.'): 파일 이름(예: document.pdf)을 점(.)을 기준으로 분리하여 배열로 만듭니다. 파일 확장자 추출 시 유용합니다. 📄
• coalesce(outputs('변수_값'), '기본값'): 변수 값이 비어있을 경우(null), ‘기본값’으로 대체합니다. 💡
• empty(variables('MyString')): 변수 MyString이 비어있는지(null, 빈 문자열) 확인합니다. (true/false 반환)
• union(array1, array2): 두 배열의 중복 없는 합집합을 만듭니다. ➕

표현식은 단순히 값을 가져오는 것을 넘어, 데이터를 ‘요리’하는 과정이라고 생각하면 좋습니다. 복잡한 로직을 하나의 표현식으로 간결하게 만들어보세요! ✨

3. ‘병렬 처리(Concurrency Control)’로 플로우 속도 🚀 향상

Apply to each 액션은 목록의 각 항목에 대해 동일한 작업을 반복할 때 사용됩니다. 기본적으로 이 액션은 각 항목을 하나씩 순차적으로 처리합니다. 하지만 처리해야 할 항목이 수백, 수천 개에 달한다면? 플로우가 끝없이 느려질 수 있습니다. 이때 병렬 처리(Concurrency Control) 기능이 구세주로 등장합니다.

💡 왜 중요할까요?

• 처리 속도 향상: 여러 항목을 동시에 처리하여 전체 플로우 실행 시간을 극적으로 단축시킬 수 있습니다. 대량의 데이터를 다룰 때 특히 유용합니다.
• 자원 활용 극대화: 서버의 자원을 효율적으로 사용하여 대기 시간을 줄입니다.

사용 예시:

1. SharePoint 리스트에서 1,000개의 항목을 가져와 각각에 대해 별도의 작업을 수행해야 한다고 가정해 봅시다 (예: PDF 생성, 메일 발송).
2. Apply to each 액션의 설정 (우측 상단 ... 버튼)을 클릭한 후 Concurrency Control을 활성화합니다.
3. Degree of Parallelism 값을 조절합니다. 기본값은 1(순차 처리)이지만, 최대 50까지 설정할 수 있습니다. 즉, 한 번에 최대 50개의 항목을 동시에 처리할 수 있다는 뜻입니다. ⚡
   • 팁: 너무 높은 값을 설정하면 오히려 시스템에 부담을 주거나, API 호출 제한에 걸릴 수 있으니, 적절한 값을 찾아 시험해보는 것이 중요합니다. (보통 5~20 사이에서 시작)

이 기능을 사용하면 긴 시간이 걸리던 플로우가 눈 깜짝할 새에 완료되는 마법을 경험할 수 있습니다! 🏎️

4. ‘JSON 구문 분석(Parse JSON)’으로 데이터 추출의 달인 되기 🕵️‍♀️

외부 API에서 데이터를 받거나, SharePoint 리스트의 복잡한 JSON 형식 열(예: Person/Group, Lookup, Choice with multiple selections)에서 특정 값을 추출해야 할 때가 있습니다. 이런 JSON 데이터를 직접 파싱하는 것은 오류를 일으키기 쉽고 복잡합니다. Parse JSON 액션은 이 과정을 놀라울 정도로 쉽게 만들어줍니다.

💡 왜 중요할까요?

• 간편한 데이터 접근: 복잡하게 중첩된 JSON 구조에서 원하는 데이터를 마치 변수처럼 쉽게 참조할 수 있도록 해줍니다. body('액션명')?['property']['nestedProperty'] 와 같은 복잡한 표현식 없이 드롭다운으로 선택 가능!
• 오류 방지: Power Automate가 자동으로 JSON 스키마를 분석하여 유효성을 검사하고, 잘못된 경로로 데이터를 참조하는 것을 막아줍니다.

사용 예시:

1. 외부 API 응답 처리: HTTP 액션을 통해 API를 호출하고 JSON 형식의 응답을 받았을 때, 바로 다음 액션으로 Parse JSON을 추가합니다.
2. Content 필드에는 이전 HTTP 액션의 Body 동적 콘텐츠를 넣어줍니다.
3. 가장 중요한 단계는 Schema 필드입니다. 여기에 실제 JSON 응답의 샘플 페이로드 생성(Generate from sample) 버튼을 클릭하여 샘플 JSON 데이터를 붙여 넣으세요. Power Automate가 자동으로 JSON 스키마를 생성해줍니다. 🧩
   • 팁: API 호출이 성공한 후, Test with previous runs 기능을 사용하여 이전 실행의 HTTP 응답 Body를 복사하여 샘플로 사용하면 매우 편리합니다.
4. 스키마가 생성되면, Parse JSON 액션 이후의 액션들에서 해당 JSON 데이터의 모든 속성들을 동적 콘텐츠로 쉽게 사용할 수 있게 됩니다. 응답.사용자명, 응답.주소.도시 등 직관적으로 접근할 수 있죠.

이 기능은 복잡한 데이터 구조를 다룰 때 필수적이며, 데이터 추출 과정을 놀랍도록 간소화해줍니다. 📊

5. ‘자식 흐름(Child Flows)’으로 재사용성과 모듈화 UP! 🤝

프로그래밍에서 함수나 모듈을 만들어 코드를 재사용하고 관리하는 것처럼, Power Automate에서도 재사용 가능한 플로우를 만들 수 있습니다. 이것이 바로 자식 흐름(Child Flow)의 개념입니다. 독립적인 플로우를 만들어 다른 플로우에서 호출하여 사용할 수 있습니다.

💡 왜 중요할까요?

• 모듈화: 복잡한 플로우를 작은 단위로 나누어 관리하기 쉽게 만듭니다. 마치 큰 프로젝트를 여러 개의 작은 업무로 쪼개는 것과 같습니다.
• 재사용성: 여러 플로우에서 동일한 로직이 필요할 때, 코드를 복사 붙여넣기 할 필요 없이 자식 흐름을 한 번만 만들고 재사용할 수 있습니다.
• 유지보수성: 공통 로직이 변경될 경우, 자식 흐름 하나만 수정하면 이를 호출하는 모든 부모 흐름에 변경 사항이 반영되어 효율적인 유지보수가 가능합니다.
• 오류 진단: 특정 모듈에서 문제가 발생했을 때, 해당 자식 흐름만 집중적으로 디버깅하여 오류를 쉽게 찾을 수 있습니다.

사용 예시:

1. 공통 알림/로깅 시스템: 플로우 내에서 에러가 발생했을 때, 혹은 특정 작업을 완료했을 때 항상 동일한 방식으로 팀즈에 알림을 보내거나 데이터베이스에 로그를 기록해야 한다면, 이 부분을 자식 흐름으로 만드세요.
   • 자식 흐름 생성: 새 플로우를 만들 때 트리거를 “Power Apps 또는 Flow에서 시작(V2)”로 설정하여 부모 흐름으로부터 입력값을 받을 수 있도록 합니다. (환경에 Solution이 필요합니다.)
   • 입력/출력 정의: 필요한 입력값(예: 메시지 내용, 오류 코드)을 정의하고, 필요한 경우 출력값(성공 여부)도 정의합니다.
   • 로직 구현: 실제 알림/로깅 로직을 구현합니다.
   • 부모 흐름에서 호출: 메인 플로우에서 “Run a child flow” 액션을 추가하고, 생성한 자식 흐름을 선택한 후 필요한 입력값을 전달합니다. 🏗️

이 기능은 대규모의 복잡한 자동화 솔루션을 구축할 때 필수적이며, 깔끔하고 효율적인 플로우 관리를 가능하게 합니다. ♻️

마무리하며 🎉

오늘 소개해 드린 Power Automate Cloud의 숨겨진(혹은 덜 알려진) 기능 5가지 어떠셨나요?

• 견고한 에러 핸들링을 위한 Scope와 Run After
• 데이터를 자유롭게 조작하는 표현식(Expressions)
• 플로우 속도를 폭발적으로 높이는 병렬 처리(Concurrency Control)
• 복잡한 JSON 데이터를 쉽게 다루는 JSON 구문 분석(Parse JSON)
• 재사용성과 모듈화를 위한 자식 흐름(Child Flows)

이 기능들을 적극적으로 활용한다면, 여러분의 Power Automate 플로우는 한층 더 전문적이고 강력해질 것입니다. 단순히 업무를 자동화하는 것을 넘어, 진정한 의미의 “스마트 워크”를 실현할 수 있기를 바랍니다.

지금 바로 Power Automate 스튜디오를 열고, 이 기능들을 직접 시험해 보세요! 궁금한 점이나 더 알고 싶은 내용이 있다면 언제든지 댓글로 남겨주세요. 당신의 자동화 여정을 응원합니다! 🌟 D