Power Automate Cloud 트리거와 액션, 제대로 이해하기

안녕하세요! 자동화의 마법사 Power Automate! ✨ 이 강력한 도구를 제대로 활용하기 위해서는 그 핵심을 이루는 두 가지 개념, 바로 트리거(Trigger)와 액션(Action)을 완벽하게 이해하는 것이 필수적입니다. 이 둘만 제대로 파악해도 Power Automate Cloud Flow의 90%를 이해했다고 할 수 있을 정도로 중요하죠.

오늘은 트리거와 액션이 무엇인지, 어떤 종류가 있는지, 그리고 어떻게 상호작용하여 강력한 자동화 흐름을 만들어내는지 자세히 알아보겠습니다. 🚀

1. Power Automate Cloud Flow, 그게 뭔데?

Power Automate는 마이크로소프트의 클라우드 기반 서비스로, 반복적인 업무를 자동화하고 다양한 애플리케이션 간의 연결을 돕는 도구입니다. 이 중 ‘클라우드 흐름(Cloud Flow)’은 특정 이벤트(트리거)가 발생했을 때 미리 정의된 일련의 작업(액션)을 자동으로 수행하는 자동화 로직을 의미합니다. 웹 브라우저나 모바일 앱에서 손쉽게 만들고 관리할 수 있습니다.

Power Automate Cloud Flow를 건물을 짓는 과정에 비유한다면,

• 트리거는 건물의 착공 알림 🔔
• 액션은 착공 후 진행되는 건설 작업들 🏗️ 이라고 생각할 수 있습니다.

2. 흐름의 시작: 트리거 (Trigger) – “언제 시작할까?” 🔫

트리거는 Power Automate 흐름을 시작시키는 ‘방아쇠’와 같습니다. 특정 조건이나 이벤트가 충족될 때 흐름이 자동으로 실행되도록 하는 역할을 합니다. 하나의 흐름에는 오직 하나의 트리거만 존재합니다.

💡 트리거의 핵심 특징

• 시작점: 모든 Power Automate Cloud Flow는 반드시 하나의 트리거로 시작합니다.
• 이벤트 기반: 특정 이벤트(새로운 이메일 도착, 파일 생성, 정해진 시간 등)가 발생해야 흐름이 실행됩니다.
• 입력 제공: 트리거는 종종 흐름의 다음 단계에서 활용할 수 있는 ‘동적 콘텐츠’를 생성합니다. 예를 들어, 새 이메일 트리거는 이메일의 보낸 사람, 제목, 본문 등의 정보를 제공합니다.

🎯 트리거의 주요 종류 및 예시

Power Automate Cloud Flow는 크게 세 가지 종류의 트리거를 제공합니다.

1. 자동화된 클라우드 흐름 (Automated cloud flow):

   • 특정 이벤트가 발생할 때 자동으로 실행됩니다. 가장 흔하게 사용되는 형태입니다.
   • 예시:
     • When a new email arrives (V3) (Outlook 365): 새 이메일이 받은 편지함에 도착했을 때 📧
       • 활용 시나리오: 특정 키워드가 포함된 이메일이 오면 Teams 채널에 알림을 보내기.
     • When a file is created (properties only) (SharePoint): SharePoint 문서 라이브러리에 새 파일이 생성되었을 때 📂
       • 활용 시나리오: 특정 폴더에 파일이 업로드되면 담당자에게 승인 요청 메일 보내기.
     • When an item is created or modified (SharePoint 목록): SharePoint 목록에 새 항목이 생성되거나 기존 항목이 수정되었을 때 📝
       • 활용 시나리오: 프로젝트 상태가 “완료”로 변경되면 관련 팀에게 최종 보고서 공유하기.

2. 즉시 클라우드 흐름 (Instant cloud flow):

   • 수동으로 ‘버튼’을 클릭하거나 특정 앱에서 직접 실행할 때 사용됩니다.
   • 예시:
     • Manually trigger a flow (버튼 클릭): Power Automate 모바일 앱이나 웹사이트에서 ‘실행’ 버튼을 클릭했을 때 🔘
       • 활용 시나리오: 긴급 상황 발생 시 클릭 한 번으로 관련 팀에 SMS 메시지 일괄 전송하기.
     • For a selected item (SharePoint 라이브러리/목록): SharePoint 문서 라이브러리나 목록에서 특정 항목을 선택한 후 실행했을 때 📄
       • 활용 시나리오: 특정 문서를 선택하여 PDF로 변환하고 다른 폴더에 저장하기.

3. 예정된 클라우드 흐름 (Scheduled cloud flow):

   • 정해진 시간(매일, 매주, 매월 등)에 자동으로 반복 실행됩니다.
   • 예시:
     • Recurrence (정해진 주기): 매일 오전 9시, 매주 월요일 등 특정 주기로 실행 ⏰
       • 활용 시나리오: 매주 금요일 퇴근 시간에 주간 업무 보고서 작성 알림 메일 발송하기.

3. 흐름의 실행: 액션 (Action) – “무엇을 할까?” 🏃‍♀️

액션은 트리거가 발생한 후 수행되는 ‘작업’들을 의미합니다. 하나의 흐름에는 하나 또는 여러 개의 액션이 순서대로 연결될 수 있습니다. 트리거가 흐름의 시작을 알린다면, 액션은 그 흐름의 실질적인 내용을 구성합니다.

💡 액션의 핵심 특징

• 작업 수행: 특정 애플리케이션에서 데이터를 생성, 수정, 삭제하거나 알림을 보내는 등 다양한 작업을 수행합니다.
• 순차적 실행: 액션들은 위에서 아래로, 혹은 논리적 분기(조건)에 따라 순차적으로 실행됩니다.
• 동적 콘텐츠 활용: 이전 단계(트리거나 다른 액션)에서 생성된 동적 콘텐츠를 사용하여 유연하고 맞춤화된 작업을 수행할 수 있습니다.

🎯 액션의 주요 종류 및 예시

Power Automate에는 수백 가지의 액션이 있으며, 사용 목적에 따라 크게 분류할 수 있습니다.

1. 데이터 처리 액션:

   • 데이터를 가공하거나 저장, 변환하는 액션입니다.
   • 예시:
     • Compose (데이터 가공): 여러 값을 조합하거나 특정 텍스트를 생성할 때 사용 ✏️
       • 활용 시나리오: 이메일 제목과 본문 내용을 조합하여 Teams 메시지 본문 만들기.
     • Initialize variable (변수 선언): 흐름 내에서 사용할 변수를 선언하고 초기값을 설정 🔢
       • 활용 시나리오: 승인 상태를 저장하는 변수를 만들어 흐름 전체에서 활용.

2. 알림 및 커뮤니케이션 액션:

   • 정보를 공유하거나 사용자에게 알림을 보내는 액션입니다.
   • 예시:
     • Send an email (V2) (Outlook 365): 특정 조건이 충족되면 사용자에게 이메일을 보냄 ✉️
       • 활용 시나리오: 파일이 업로드되면 담당자에게 알림 메일 발송.
     • Post a message in a chat or channel (Teams): Microsoft Teams 채널 또는 채팅에 메시지를 게시 💬
       • 활용 시나리오: 긴급 상황 발생 시 팀 채널에 경고 메시지 게시.

3. 파일 및 데이터 관리 액션:

   • 클라우드 스토리지, 데이터베이스, 목록 등에서 파일을 생성, 수정, 삭제, 조회하는 액션입니다.
   • 예시:
     • Create file (SharePoint): SharePoint 문서 라이브러리에 새 파일을 생성 💾
       • 활용 시나리오: 이메일 첨부파일을 SharePoint에 자동 저장.
     • Update item (SharePoint 목록): SharePoint 목록의 특정 항목을 수정 🔄
       • 활용 시나리오: 승인 결과에 따라 SharePoint 목록의 ‘상태’ 필드 업데이트.
     • Get items (SharePoint 목록): SharePoint 목록에서 특정 조건을 만족하는 항목들을 조회 🔍
       • 활용 시나리오: 만료 예정인 계약 목록을 조회하여 알림 메일 발송.

4. 제어 흐름 (Control Actions):

   • 흐름의 실행 로직을 제어하는 특별한 종류의 액션입니다.
   • 예시:
     • Condition (조건): 특정 조건이 참(True)인지 거짓(False)인지에 따라 흐름을 분기 ✅❌
       • 활용 시나리오: 이메일 제목에 “긴급”이 포함되어 있으면 특정 액션을 수행.
     • Apply to each (각 항목에 적용): 목록에 있는 각 항목에 대해 동일한 액션을 반복 실행 🔁
       • 활용 시나리오: 여러 개의 첨부파일을 각각 다른 폴더에 저장.
     • Scope (범위): 여러 액션을 논리적으로 그룹화하여 관리 📦
       • 활용 시나리오: 특정 오류 처리 로직에 관련된 액션들을 하나의 Scope로 묶기.

4. 트리거와 액션의 유기적인 결합: 동적 콘텐츠 (Dynamic Content) 🔗

Power Automate의 진정한 힘은 트리거와 액션이 단순히 나열되는 것이 아니라, 서로의 정보를 활용하여 유기적으로 작동한다는 데 있습니다. 이를 가능하게 하는 것이 바로 동적 콘텐츠입니다.

동적 콘텐츠는 이전 단계(트리거나 다른 액션)의 출력 값을 다음 단계의 입력 값으로 사용할 수 있게 해주는 기능입니다. 예를 들어, “새 이메일이 도착했을 때” 트리거는 이메일의 ‘보낸 사람’, ‘제목’, ‘본문’ 등의 정보를 동적 콘텐츠로 제공합니다. 이 정보들은 이후 “메일 보내기” 액션에서 이메일 본문에 삽입하거나, “Teams 메시지 게시” 액션에서 메시지 내용으로 활용될 수 있습니다.

예시:

1. 트리거: When a new email arrives (V3) (새 이메일 도착)
   • 출력되는 동적 콘텐츠: Subject (제목), From (보낸 사람), Body (본문) 등
2. 액션: Post a message in a chat or channel (Teams) (Teams 메시지 게시)
   • 입력되는 동적 콘텐츠: “새 이메일 도착! 제목: [Subject], 보낸 사람: [From]”
   • 이렇게 [Subject]와 [From] 부분에 트리거에서 얻은 실제 이메일 정보가 자동으로 삽입됩니다.

5. 실제 시나리오 예시로 완벽 이해하기 🧑‍💻

이제 간단한 시나리오를 통해 트리거와 액션이 어떻게 조합되는지 살펴보겠습니다.

시나리오 1: 새 이메일 첨부파일 자동 저장 및 알림 📧➡️📂➡️💬

회사 메일로 들어온 특정 첨부파일을 SharePoint에 자동으로 저장하고, 저장 완료 후 Teams로 알림을 받고 싶다면?

• 트리거:
  • When a new email arrives (V3) (Outlook 365)
    • 설정: “첨부 파일 포함”을 ‘예’로 설정
• 액션 1 (첨부 파일 가져오기):
  • Get attachment (V2) (Outlook 365)
    • 트리거에서 넘어온 Message Id와 Attachment Id를 사용
• 액션 2 (파일 만들기 – 반복):
  • Apply to each (제어)
    • ‘Get attachment’ 액션의 Attachments 출력값을 입력으로 사용 (첨부파일이 여러 개일 수 있으므로 반복)
    • Create file (SharePoint)
      • Site Address: 파일을 저장할 SharePoint 사이트 주소
      • Folder Path: 저장할 폴더 경로
      • File Name: ‘Get attachment’ 액션의 Name 동적 콘텐츠 사용
      • File Content: ‘Get attachment’ 액션의 ContentBytes 동적 콘텐츠 사용
• 액션 3 (Teams 알림):
  • Post a message in a chat or channel (Microsoft Teams)
    • Post as: Flow bot
    • Post in: Channel
    • Team: 알림을 보낼 Teams 팀 선택
    • Channel: 알림을 보낼 채널 선택
    • Message: “새 첨부파일이 SharePoint에 성공적으로 저장되었습니다! 🚀 (제목: [트리거의 Subject])”

시나리오 2: SharePoint 목록 항목 변경 시 자동 승인 요청 📝➡️✅

SharePoint 목록의 특정 항목이 ‘검토 필요’ 상태로 변경되면, 담당자에게 자동으로 승인 요청을 보내고, 승인/거부 결과에 따라 목록 항목의 상태를 업데이트하고 싶다면?

• 트리거:
  • When an item is created or modified (SharePoint)
    • Site Address: 목록이 있는 SharePoint 사이트 주소
    • List Name: 모니터링할 목록 이름
• 액션 1 (조건):
  • Condition (제어)
    • Value: 트리거의 Status (상태) 컬럼 값
    • Operator: is equal to
    • Value to compare: 검토 필요
• 액션 2a (예 경로 – 승인 요청):
  • Start and wait for an approval (V2) (Approvals)
    • Approval type: First to respond
    • Title: “[트리거의 Title] 항목 승인 요청”
    • Assigned to: 승인할 담당자 이메일 주소
    • Details: “내용 확인 후 승인 또는 거부 부탁드립니다.”
• 액션 3a (예 경로 – 조건 분기):
  • Condition (제어)
    • Value: ‘Start and wait for an approval’ 액션의 Outcome
    • Operator: is equal to
    • Value to compare: Approve
• 액션 4a-1 (승인 시):
  • Update item (SharePoint)
    • Site Address, List Name, Id (트리거의 ID)는 트리거 정보 사용
    • Status 컬럼을 승인 완료로 업데이트
• 액션 4a-2 (거부 시):
  • Update item (SharePoint)
    • Site Address, List Name, Id (트리거의 ID)는 트리거 정보 사용
    • Status 컬럼을 반려됨으로 업데이트
• 액션 5 (결과 메일 발송):
  • Send an email (V2) (Outlook 365)
    • To: 트리거의 Created By Display Name (생성자)
    • Subject: “[트리거의 Title] 항목 승인 결과”
    • Body: “항목 [트리거의 Title]에 대한 승인 결과는 [Start and wait for an approval 액션의 Outcome] 입니다.”

결론: Power Automate의 핵심, 트리거와 액션 🎓

Power Automate Cloud Flow를 만든다는 것은 결국 “어떤 이벤트가 발생했을 때 (트리거), 어떤 작업을 할 것인가 (액션)”를 정의하는 과정입니다. 이 두 가지 핵심 요소에 대한 명확한 이해는 여러분이 Power Automate를 통해 상상하는 모든 자동화를 구현할 수 있는 기반이 될 것입니다.

• 트리거는 흐름의 시작을 알리는 경고음이고,
• 액션은 그 경고음에 반응하여 수행되는 일련의 동작들입니다.

이제 여러분도 이 개념들을 바탕으로 자신만의 멋진 자동화 흐름을 설계하고 실행해 보세요! 💡 직접 만들어보고, 예외 상황을 고민하며 수정해 보는 과정에서 진정한 Power Automate 전문가가 될 수 있습니다. 여러분의 Power Automate 여정을 응원합니다! 🛣️✨ D