놓치지 않는 알림! Power Automate로 마감일 푸쉬 알림 완벽 설정하기

혹시 중요한 마감일을 깜빡해서 낭패를 본 경험이 있으신가요? 😥 프로젝트 보고서 제출일, 요금 납부일, 친구 생일… 정신없이 살다 보면 중요한 날짜를 놓치기 십상이죠. 하지만 이제 그런 걱정은 뚝! Power Automate가 당신의 든든한 알림 비서가 되어줄 겁니다. ✨

이 글에서는 Microsoft Power Automate를 활용하여 중요한 마감일이 다가올 때 자동으로 푸쉬 알림을 받는 방법을 상세하게 알려드릴 거예요. 더 이상 알림 때문에 스트레스받지 마세요! 🚀

💡 왜 Power Automate로 마감일 알림을 설정해야 할까요?

Power Automate는 Microsoft 365 생태계의 핵심 도구 중 하나로, 반복적인 작업을 자동화하여 생산성을 극대화하는 데 도움을 줍니다. 마감일 알림에 Power Automate를 활용하면 다음과 같은 장점을 얻을 수 있습니다.

• 자동화된 안정성: 한 번 설정해두면 잊어버려도 시스템이 알아서 정해진 시간에 알림을 보내줍니다. ⏰
• 맞춤형 알림: 어떤 데이터를 기반으로, 언제, 누구에게, 어떤 메시지로 알림을 보낼지 자유롭게 설정할 수 있습니다. 🎨
• 다양한 채널 지원: 이메일, Microsoft Teams, 모바일 푸쉬 알림, 심지어 SMS까지! 원하는 채널로 알림을 받을 수 있습니다. 📲
• 기존 도구와의 연동: Excel, SharePoint, Outlook, Planner 등 평소 사용하는 도구들과 seamlessly 연결됩니다. 🤝
• 코딩 불필요: 복잡한 코딩 지식 없이도 직관적인 인터페이스로 나만의 자동화 흐름을 만들 수 있습니다. 👍

🚀 마감일 알림 설정, 어디서부터 시작할까요?

가장 보편적이고 쉽게 접근할 수 있는 시나리오를 통해 설명해 드릴게요. 바로 ‘Excel 파일에 있는 마감일 목록을 기반으로 Microsoft Teams으로 푸쉬 알림 받기’입니다.

준비물:

1. Microsoft 365 계정: Power Automate 접근을 위해 필요합니다.
2. 마감일 목록이 포함된 Excel 파일: OneDrive 또는 SharePoint에 저장되어 있어야 합니다.
3. Microsoft Teams 앱: 알림을 받을 채널 또는 개인 채팅이 준비되어 있어야 합니다.

📝 Step 1: 마감일 목록 Excel 파일 준비하기

먼저, 마감일 정보가 담긴 Excel 파일을 준비해야 합니다. 이 파일은 OneDrive 또는 SharePoint에 업로드되어 있어야 Power Automate가 접근할 수 있습니다.

📌 중요 사항:

• 테이블 형식: Excel 파일 내 데이터는 반드시 테이블 형식으로 지정되어 있어야 합니다. (Excel 메뉴 > ‘삽입’ 탭 > ‘표’ 선택)
• 날짜 형식: ‘마감일’ 열은 Power Automate가 정확하게 인식할 수 있도록 YYYY-MM-DD 형식으로 명확하게 기입하는 것이 좋습니다.

🛠️ Step 2: Power Automate 플로우 만들기 (Excel → Teams 알림)

이제 Power Automate 웹사이트(make.powerautomate.com)로 이동하여 플로우를 생성해 봅시다.

1. ‘새 플로우’ > ‘예약된 클라우드 흐름’ 선택

   • 마감일 알림은 매일 또는 특정 주기로 실행되어야 하므로 ‘예약된 흐름’이 가장 적합합니다.
   • 플로우 이름: 마감일 알림 플로우 (자유롭게 지정)
   • 반복:
     • 시작 시간: 알림을 보내고 싶은 시간을 설정합니다. (예: 매일 아침 9시)
     • 반복 간격: 1
     • 빈도: 일 (매일 실행)
     • 예시: “매일 오전 9시 0분부터 반복합니다.” 🗓️

2. ‘새 단계’ 추가: ‘Excel Online (비즈니스)’ > ‘테이블의 행 나열’ 액션

   • 이 액션은 Excel 파일 내의 테이블에 있는 모든 행(데이터)을 가져옵니다.
   • 위치: Excel 파일이 저장된 OneDrive 또는 SharePoint 사이트 이름을 선택합니다.
   • 문서 라이브러리: ‘문서’ 또는 해당 라이브러리를 선택합니다.
   • 파일: 준비한 Excel 파일을 선택합니다.
   • 테이블: Excel 파일 내에 정의한 테이블 이름을 선택합니다. (예: Table1)

3. ‘새 단계’ 추가: ‘적용 대상’ (Apply to each) 컨트롤

   • ‘테이블의 행 나열’ 액션에서 가져온 각 행에 대해 특정 작업을 반복하기 위함입니다.
   • 이전 단계의 출력에서 동적 콘텐츠 선택: ‘테이블의 행 나열’ 액션에서 가져온 value (값)를 선택합니다. 이는 Excel의 각 행을 나타냅니다.

4. ‘적용 대상’ 내에 ‘새 단계’ 추가: ‘조건’ (Condition) 컨트롤

   • 가져온 각 행의 ‘마감일’이 오늘이거나 곧 다가오는지 확인하는 로직입니다.

   • 조건 설정 (예: 마감일이 오늘인 경우 알림):

     • 값 선택: ‘적용 대상’ 내에서 동적 콘텐츠로 마감일 열을 선택합니다. (예: items('Apply_to_each')?['마감일'])
     • 연산자: 같음
     • 비교할 값: formatDateTime(utcNow(), 'yyyy-MM-dd')
       • 이 함수는 현재 시간을 YYYY-MM-DD 형식으로 변환하여 Excel의 마감일과 비교할 수 있게 합니다.

   • 조건 설정 (예: 마감일이 3일 이내인 경우 알림):

     • 그룹 추가를 통해 AND 또는 OR 조건을 설정할 수 있습니다.
     • 첫 번째 조건:
       • formatDateTime(items('Apply_to_each')?['마감일'], 'yyyy-MM-dd')
       • 크거나 같음
       • formatDateTime(utcNow(), 'yyyy-MM-dd') (오늘부터)
     • 두 번째 조건:
       • formatDateTime(items('Apply_to_each')?['마감일'], 'yyyy-MM-dd')
       • 작거나 같음
       • formatDateTime(addDays(utcNow(), 3), 'yyyy-MM-dd') (오늘로부터 3일 이내)
     • 추가 조건 (선택 사항): 상태 열이 ‘미완료’인 경우에만 알림을 보내고 싶다면:
       • items('Apply_to_each')?['상태']
       • 같지 않음
       • 완료

5. ‘조건’ 컨트롤의 ‘예인 경우’ 경로에 ‘새 단계’ 추가: ‘Microsoft Teams’ > ‘채팅 또는 채널에 메시지 게시’ 액션

   • 조건이 참일 때(마감일이 임박했을 때) 실행될 알림 액션입니다.
   • 게시 위치: ‘채팅’ (개인 채팅) 또는 ‘채널’ (팀 채널)
     • 게시자: ‘Flow 봇’ (기본값) 또는 ‘사용자’ (개인 채팅)
     • 채팅: ‘Flow 봇’ 선택 시 메시지를 보낼 대상 사용자 이름을 검색하여 선택합니다.
     • 채널: 메시지를 보낼 팀과 채널을 선택합니다.

   • 메시지: 여기에 알림 내용을 작성합니다. 동적 콘텐츠를 활용하여 Excel 데이터(작업명, 마감일, 담당자 등)를 포함시킬 수 있습니다.

     • 예시 메시지:

       🚨 마감 임박 알림! 🚨
       
       **작업명:** @{items('Apply_to_each')?['작업명']}
       **마감일:** @{items('Apply_to_each')?['마감일']}
       **담당자:** @{items('Apply_to_each')?['담당자']}
       
       잊지 마세요! 서둘러 처리해주세요! 🙏

       (각 @ 부분은 동적 콘텐츠에서 해당 Excel 열을 선택하여 삽입합니다.)

6. 플로우 저장 및 테스트

   • 모든 단계를 설정했으면 우측 상단의 ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.
   • ‘테스트’ 버튼을 눌러 플로우가 정상적으로 작동하는지 확인해 보세요. (수동 테스트 또는 예약 시간에 맞춰 기다립니다.)

✨ 고급 팁 및 추가 활용법

위의 기본 설정 외에도 Power Automate는 무궁무진한 활용 가능성을 제공합니다.

• 다양한 알림 시점 설정:

  • 마감일 7일 전 알림: addDays(utcNow(), 7)
  • 마감일 3일 전 알림: addDays(utcNow(), 3)
  • 마감일 전날 알림: addDays(utcNow(), 1)
  • 마감일 당일 알림: utcNow()
  • 이 모든 조건을 ‘조건’ 컨트롤 내에서 OR 연산자로 묶거나, 여러 개의 ‘조건’ 컨트롤과 ‘병렬 분기’를 사용하여 동시에 여러 알림을 보낼 수 있습니다.

• 알림 메시지 개인화:

  • 각 담당자에게 직접 알림을 보내고 싶다면, Excel 파일에 담당자의 이메일 주소(또는 Teams 사용자 이름) 열을 추가하고, ‘채팅 또는 채널에 메시지 게시’ 액션에서 ‘받는 사람’을 동적 콘텐츠로 지정할 수 있습니다.
  • Microsoft Teams > 사용자의 채팅에 메시지 게시 액션을 사용하면 더욱 편리합니다.

• 다른 알림 채널 활용:

  • Outlook: ‘메일 보내기(V2)’ 액션을 사용하여 이메일 알림을 보낼 수 있습니다.
  • 모바일 푸쉬 알림: ‘Power Automate 모바일 알림 보내기’ 액션을 사용하여 Power Automate 모바일 앱으로 직접 푸쉬 알림을 보낼 수 있습니다.
  • SMS: Twilio와 같은 SMS 서비스와 연동하여 문자 메시지 알림을 보낼 수도 있습니다. (별도 서비스 연동 필요)

• Excel 대신 SharePoint 목록 사용:

  • 팀 단위로 협업하는 경우, SharePoint 목록은 Excel보다 훨씬 강력하고 편리한 데이터 원본이 됩니다. 버전 관리, 접근 권한 설정, 풍부한 열 유형 지원 등 다양한 장점이 있습니다.
  • Power Automate에서 SharePoint 목록의 항목을 가져오고(항목 가져오기), 조건을 설정하는 방식은 Excel과 유사합니다.

• 알림 로깅:

  • 어떤 알림이 언제 발송되었는지 기록하고 싶다면, 알림 발송 후 새로운 SharePoint 목록 항목을 생성하거나, Excel 파일에 기록을 추가하는 액션을 추가할 수 있습니다. 📊

🌟 마치며…

이제 마감일 알림 때문에 더 이상 스트레스 받을 일은 없을 겁니다! Power Automate를 활용하면 중요한 일정을 놓치지 않고, 반복적인 알림 작업을 자동화하여 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.

처음에는 조금 복잡하게 느껴질 수 있지만, 몇 번 시도해보면 Power Automate의 강력함과 편리함에 놀라게 될 거예요. 지금 바로 당신만의 마감일 알림 플로우를 만들어 보세요! 궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 남겨주세요. 당신의 스마트한 워크플로우를 응원합니다! 💪💡 D