“아, 실수로 파일을 삭제했어요! 😥” 또는 “어제 작업했던 내용이 다 날아갔어요! 😱” 혹시 이런 경험 있으신가요? 디지털 시대에 데이터는 곧 자산입니다. 중요한 데이터를 잃는다는 것은 상상만 해도 끔찍한 일이죠. 하지만 걱정 마세요! 마이크로소프트 파워 오토메이트(Power Automate)를 활용하면 이런 불상사를 미리 방지하고, 소중한 데이터를 똑똑하게 주기적으로 백업하고 관리할 수 있습니다. 오늘은 Power Automate를 사용하여 데이터 백업 및 관리 프로세스를 자동화하는 방법을 상세히 알아보겠습니다. 💡
1. 왜 데이터 백업이 중요할까요? 그리고 왜 Power Automate일까요?
데이터 백업은 단순히 “만약을 대비해서” 하는 일이 아닙니다. 비즈니스 연속성, 규정 준수, 그리고 무엇보다도 ‘마음의 평화’를 위한 필수적인 활동입니다. 예기치 않은 시스템 오류, 악성코드 공격, 혹은 단순한 인적 실수로 인해 중요한 데이터가 한순간에 사라질 수 있기 때문이죠. 😥
그렇다면 왜 수많은 백업 솔루션 중에서 Power Automate를 선택해야 할까요?
- ⚡ 자동화의 힘: 한번 설정해두면 지정된 주기에 맞춰 자동으로 백업이 실행됩니다. 수동 백업의 번거로움과 누락 위험을 없애줍니다.
- 🔗 마이크로소프트 생태계와의 완벽한 연동: OneDrive, SharePoint, Dataverse, Outlook, SQL Server 등 마이크로소프트의 다양한 서비스와 유기적으로 연결되어 데이터를 쉽게 주고받을 수 있습니다.
- 🛠️ 로우코드(Low-Code) 플랫폼: 코딩 지식이 없어도 직관적인 드래그 앤 드롭 방식으로 자신만의 자동화 워크플로우를 만들 수 있습니다.
- ⏰ 시간 절약 및 비용 효율성: 반복적인 수동 작업을 줄여 업무 효율성을 높이고, 별도의 고가 백업 솔루션 도입 없이 기존 라이선스(Microsoft 365 등) 내에서 활용 가능합니다.
- 📊 유연한 사용자 정의: 특정 조건에 따라 백업을 실행하거나, 백업 후 알림을 보내는 등 워크플로우를 세밀하게 조절할 수 있습니다.
2. Power Automate 백업의 핵심 개념 이해하기
Power Automate로 백업 흐름을 만들기 위해서는 몇 가지 핵심 요소를 알아야 합니다.
- 트리거 (Trigger): 흐름을 시작시키는 방아쇠 역할을 합니다. 주기적인 백업의 경우, ‘일정(Recurrence)’ 트리거를 주로 사용합니다. 특정 시간, 요일, 빈도(예: 매일 오전 2시, 매주 일요일 밤 10시)를 설정할 수 있습니다. 🕰️
- 작업 (Action): 트리거가 실행된 후 실제로 수행되는 동작들입니다. 예를 들어, ‘파일 나열’, ‘파일 내용 가져오기’, ‘파일 생성’, ‘항목 가져오기’, ‘파일 복사’ 등이 있습니다. 📦
- 커넥터 (Connector): Power Automate가 다른 서비스(예: OneDrive, SharePoint, Outlook, Google Drive, Dropbox 등)와 통신할 수 있도록 연결해주는 다리입니다. 백업하려는 데이터가 있는 곳과 백업본을 저장할 곳의 커넥터가 필요합니다. 🔗
3. Power Automate로 주기적인 데이터 백업 및 관리 시나리오 (예시)
이제 실제 시나리오를 통해 Power Automate 백업 흐름을 만들어보겠습니다.
📁 예시 1: OneDrive/SharePoint 파일 자동 백업 및 아카이빙
매주 또는 매일 특정 폴더의 중요한 문서를 다른 백업 폴더로 복사하거나, 오래된 프로젝트 문서를 아카이빙 폴더로 이동하는 시나리오입니다.
-
목표: 매일 밤 11시, OneDrive의 ‘중요 문서’ 폴더에 있는 모든 파일을 SharePoint의 ‘백업 문서’ 라이브러리로 복사하기. 📂➡️📁
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필요한 커넥터: OneDrive for Business, SharePoint
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흐름 설계:
- 트리거 설정:
일정(Recurrence)트리거를 선택하고, ‘간격’은 1, ‘빈도’는 ‘일’로 설정합니다. ‘시간’은 23시 00분으로 지정합니다.- 💡 팁: ‘표준 시간대’를 정확히 설정해야 원하는 시간에 작동합니다.
- OneDrive 파일 나열: 새 단계 추가 ->
OneDrive for Business커넥터 선택 ->폴더의 파일 나열(List files in folder)작업 선택. 백업할 원본 폴더 경로(예:/중요 문서)를 지정합니다. - 각 파일에 대해 반복 (Apply to each): 새 단계 추가 ->
컨트롤(Control)선택 ->각각에 적용(Apply to each)작업 선택. 이전 단계에서 얻은value(동적 콘텐츠에서 ‘List of Files in Folder’의 값)를 입력으로 넣습니다. 이로써 폴더 내의 각 파일에 대해 다음 작업이 반복됩니다. - 파일 내용 가져오기:
각각에 적용블록 안에서 새 단계 추가 ->OneDrive for Business커넥터 선택 ->파일 내용 가져오기(Get file content)작업 선택. ‘파일’ 필드에 동적 콘텐츠의File Id를 선택합니다. - SharePoint에 파일 생성:
각각에 적용블록 안에서 새 단계 추가 ->SharePoint커넥터 선택 ->파일 만들기(Create file)작업 선택.- ‘사이트 주소’: 백업본을 저장할 SharePoint 사이트 주소
- ‘폴더 경로’: 백업본을 저장할 SharePoint 문서 라이브러리 내의 폴더 경로 (예:
Shared Documents/백업 문서) - ‘파일 이름’: 동적 콘텐츠의
File name with extension을 선택. (혹은File name에 오늘 날짜 등을 추가하여@{formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd')}-@{triggerOutputs()?['body/Name']}형태로 고유한 이름으로 저장할 수도 있습니다.) - ‘파일 콘텐츠’: 동적 콘텐츠의
File Content를 선택.
- 선택 사항: 원본 파일 삭제 또는 이동 (아카이빙 시): 백업이 완료된 후 원본 파일을 이동하거나 삭제하려면,
각각에 적용블록 내에서파일 이동또는파일 삭제작업을 추가할 수 있습니다. 예를 들어,OneDrive for Business의파일 이동작업을 사용하여 원본 ‘중요 문서’ 폴더에서 ‘아카이브’ 폴더로 이동시키는 것이죠. 🗑️➡️📦
- 트리거 설정:
📊 예시 2: SharePoint List/Dataverse 데이터 CSV/Excel로 추출 및 백업
SharePoint 목록의 특정 데이터나 Dataverse 테이블의 레코드를 주기적으로 CSV 또는 Excel 파일로 추출하여 백업하는 시나리오입니다.
-
목표: 매주 일요일 자정, SharePoint ‘고객 문의’ 목록의 모든 항목을 CSV 파일로 변환하여 OneDrive의 ‘고객 문의 백업’ 폴더에 저장하기. 📝➡️📊
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필요한 커넥터: SharePoint, OneDrive for Business, 데이터 작업(Data Operations)
-
흐름 설계:
- 트리거 설정:
일정(Recurrence)트리거를 선택하고, ‘간격’은 1, ‘빈도’는 ‘주’, ‘요일’은 ‘일요일’, ‘시간’은 0시 00분으로 설정합니다. - SharePoint 목록 항목 가져오기: 새 단계 추가 ->
SharePoint커넥터 선택 ->항목 가져오기(Get items)작업 선택.- ‘사이트 주소’: 대상 SharePoint 사이트 주소
- ‘목록 이름’: 백업할 목록 이름 (예: ‘고객 문의’)
- 💡 팁: 특정 조건에 맞는 항목만 백업하려면 ‘필터 쿼리’를 사용할 수 있습니다.
- CSV 테이블 만들기: 새 단계 추가 ->
데이터 작업(Data Operations)선택 ->CSV 테이블 만들기(Create CSV table)작업 선택.- ‘From’: 이전 단계에서 얻은
value(동적 콘텐츠에서 ‘List of items’의 값)를 선택합니다. - ‘Columns’: ‘자동(Automatic)’으로 두거나, 특정 열만 포함하려면 ‘사용자 지정(Custom)’을 선택하여 원하는 열 이름과 값을 매핑합니다. (예:
제목,내용,생성 시간등)
- ‘From’: 이전 단계에서 얻은
- OneDrive에 CSV 파일 생성: 새 단계 추가 ->
OneDrive for Business커넥터 선택 ->파일 만들기(Create file)작업 선택.- ‘폴더 경로’: 백업본을 저장할 OneDrive 폴더 경로 (예:
/고객 문의 백업) - ‘파일 이름’:
고객문의_백업_@{formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd')}.csv와 같이 날짜가 포함된 고유한 이름으로 설정합니다. - ‘파일 콘텐츠’: 이전 단계에서 생성된
CSV 출력(CSV Output)을 선택합니다.
- ‘폴더 경로’: 백업본을 저장할 OneDrive 폴더 경로 (예:
- 트리거 설정:
📧 예시 3: 이메일 첨부파일 자동 저장 및 백업
특정 발신자로부터 온 이메일의 첨부파일을 자동으로 OneDrive 또는 SharePoint에 저장하는 시나리오입니다.
-
목표: 매일 오전 9시, 특정 메일함에 있는 ‘계약서’라는 제목의 이메일 첨부파일을 SharePoint의 ‘계약서 백업’ 폴더에 저장하기. 📧📎💾
-
필요한 커넥터: Outlook, SharePoint
-
흐름 설계:
- 트리거 설정:
일정(Recurrence)트리거를 선택하고, ‘간격’은 1, ‘빈도’는 ‘일’, ‘시간’은 09시 00분으로 설정합니다. - 이메일 가져오기 (필터링): 새 단계 추가 ->
Outlook커넥터 선택 ->이메일 가져오기(Get emails)작업 선택.- ‘폴더’: 첨부파일을 확인할 메일함 (예: ‘받은 편지함’)
- ‘상위 N개’: 한 번에 가져올 이메일 개수 (예: 50)
- ‘제목 필터’:
계약서 - ‘첨부 파일 포함’:
예
- 각 이메일에 대해 반복 (Apply to each): 이전 단계의
value(이메일 목록)를 입력으로 넣어 각 이메일에 대해 다음 작업을 반복합니다. - 각 첨부파일에 대해 반복 (Apply to each 2):
각각에 적용블록 안에서 새 단계 추가 ->컨트롤(Control)선택 ->각각에 적용작업 선택. 이메일 목록에서Attachments(첨부파일 목록)를 입력으로 넣어 각 첨부파일에 대해 다음 작업을 반복합니다. - SharePoint에 파일 생성:
각각에 적용 2블록 안에서 새 단계 추가 ->SharePoint커넥터 선택 ->파일 만들기(Create file)작업 선택.- ‘사이트 주소’: SharePoint 사이트 주소
- ‘폴더 경로’:
Shared Documents/계약서 백업 - ‘파일 이름’: 동적 콘텐츠의
Attachments Name(첨부파일 이름)을 선택. 필요시@{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/ReceivedDateTime'], 'yyyyMMdd_HHmm')}-@{items('Apply_to_each_2')?['name']}와 같이 수신 시간 정보를 추가하여 파일명 중복을 방지할 수 있습니다. - ‘파일 콘텐츠’: 동적 콘텐츠의
Attachments Content(첨부파일 내용)를 선택.
- 트리거 설정:
🧹 예시 4: 특정 기간 지난 파일/데이터 자동 정리 (백업 + 삭제)
백업은 중요하지만, 불필요하게 오래된 데이터가 쌓이는 것을 방지하기 위해 일정 기간이 지난 데이터는 삭제하거나 아카이브 저장소로 이동하는 것도 중요합니다.
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목표: 매월 1일, 1년 이상 수정되지 않은 프로젝트 관련 파일을 ‘오래된_프로젝트’ 아카이브 폴더로 이동하고, 원본은 삭제하기. 🗑️➡️📦
-
필요한 커넥터: SharePoint (또는 OneDrive), Data Operations
-
흐름 설계:
- 트리거 설정:
일정(Recurrence)트리거를 선택하고, ‘간격’은 1, ‘빈도’는 ‘월’, ‘요일’은 1일로 설정합니다. - 파일 나열 (필터링):
SharePoint커넥터 선택 ->폴더의 파일 나열(List files in folder)작업 선택.- ‘사이트 주소’, ‘폴더 경로’를 지정합니다.
- ‘필터 쿼리(Filter Query)’:
Modified lt '@{addDays(utcNow(), -365, 'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ')}'와 같이 1년 전보다 오래된 파일만 필터링합니다.
- 각 파일에 대해 반복 (Apply to each): 이전 단계의
value(파일 목록)를 입력으로 넣어 반복합니다. - 파일 이동:
각각에 적용블록 안에서 새 단계 추가 ->SharePoint커넥터 선택 ->파일 이동(Move file)작업 선택.- ‘현재 파일’: 동적 콘텐츠의
File Identifier(파일 ID)를 선택합니다. - ‘대상 사이트 주소’, ‘대상 폴더’: 아카이브 폴더 경로를 지정합니다.
- ‘대상 파일 이름’: 동적 콘텐츠의
File name with extension(파일명)을 선택합니다.
- ‘현재 파일’: 동적 콘텐츠의
- 원본 파일 삭제 (선택 사항): 파일 이동 후 원본을 삭제하려면,
각각에 적용블록 안에서SharePoint커넥터의파일 삭제(Delete file)작업을 추가합니다. ‘파일’ 필드에 동적 콘텐츠의File Identifier를 선택합니다.- 💡 주의: 삭제는 돌이킬 수 없으므로 신중하게 설정해야 합니다!
- 트리거 설정:
4. 백업을 넘어선 데이터 관리 전략
단순히 데이터를 복사하는 것을 넘어, Power Automate를 활용하여 더욱 체계적인 데이터 관리 전략을 구축할 수 있습니다.
- 버전 관리: SharePoint나 OneDrive는 자체적으로 버전 관리 기능을 제공하지만, Power Automate를 통해 백업 시 파일명에 날짜/시간 스탬프를 추가하여 수동으로 버전을 관리하는 효과를 낼 수 있습니다.
문서이름_YYYYMMDD_HHMM.docx🗓️ - 오래된 데이터 정리: 위 예시 4처럼, 일정 기간이 지난 데이터를 자동으로 아카이브하거나 삭제하여 스토리지 공간을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 🧹
- 알림 및 모니터링: 백업이 성공적으로 완료되었을 때, 또는 오류가 발생했을 때 이메일이나 Teams 메시지로 알림을 받도록 설정할 수 있습니다. 백업 흐름의 마지막 단계에
메일 보내기(Send an email)또는Teams 메시지 게시(Post a message in a chat or channel)작업을 추가하면 됩니다. 📧🔔 - 오류 처리: 백업 흐름이 실패할 경우를 대비하여 ‘실행 후 구성(Configure run after)’ 설정을 활용할 수 있습니다. 예를 들어, ‘실패 시에만’ 알림을 보내도록 설정하여 문제 발생 시 즉시 인지하고 대응할 수 있습니다. 🚨🛠️
- Scope (범위) 컨트롤 사용: 여러 작업을 하나의 Scope 블록으로 묶어두고, Scope가 실패했을 때만 특정 작업을 수행하도록 설정할 수 있어 복잡한 흐름의 오류 처리에 유용합니다.
5. 성공적인 Power Automate 백업을 위한 팁 & 베스트 프랙티스
- 명확한 명명 규칙: 흐름 이름, 단계 이름 등을 명확하고 일관성 있게 지정하여 나중에 관리하기 쉽게 만듭니다.
[백업] 매일 OneDrive 중요 문서 to SharePoint🏷️ - 충분한 테스트: 처음 흐름을 구축했을 때는 소량의 데이터로 여러 번 테스트하여 예상대로 작동하는지 확인합니다. 특히 ‘삭제’ 작업이 포함된 경우 더욱 신중하게 테스트해야 합니다. 🧪
- 권한 확인: Power Automate 흐름이 데이터를 읽고 쓸 수 있는 충분한 권한을 가지고 있는지 확인해야 합니다. 계정의 권한이 부족하면 흐름이 실패할 수 있습니다. 🔑
- 스토리지 용량 고려: 백업본이 저장될 목적지의 스토리지 용량을 주기적으로 확인하고 관리해야 합니다. 불필요한 백업본은 삭제하거나 클라우드 아카이브 서비스로 옮기는 것을 고려할 수 있습니다. ☁️
- 작은 단위로 나누기: 너무 거대한 하나의 흐름보다는 기능별로 작은 흐름을 여러 개 만드는 것이 관리 및 문제 해결에 용이합니다.
- 문서화: 어떤 흐름이 어떤 데이터를 어떻게 백업/관리하는지 간단하게라도 문서로 남겨두면 나중에 다른 사람이 보거나 자신이 잊어버렸을 때 큰 도움이 됩니다. ✍️
6. 마무리하며
Power Automate를 활용한 주기적인 데이터 백업 및 관리는 더 이상 선택이 아닌 필수입니다. 간단한 설정만으로 소중한 데이터를 보호하고, 불필요한 수동 작업을 줄여 업무 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 오늘 알려드린 예시와 팁을 바탕으로 여러분의 비즈니스 환경에 맞는 맞춤형 자동화 백업 시스템을 구축해보세요! 데이터 손실 걱정 없이 안심하고 업무에 집중할 수 있을 것입니다. 😌
지금 바로 Power Automate를 열고 첫 번째 백업 흐름을 만들어보세요! 여러분의 디지털 자산을 안전하게 지키는 여정을 시작할 때입니다. ✅💡🚀 D