MS Forms 응답 데이터, Power Automate로 똑똑하게 자동 취합하고 분석하는 초간단 가이드!

안녕하세요! 🚀 혹시 아직도 MS Forms(폼즈)로 받은 수많은 응답 데이터를 일일이 엑셀에 옮겨 적거나, 복사 붙여넣기 하면서 시간을 허비하고 계신가요? 😫 그렇게 수집된 데이터는 실시간으로 파악하기도 어렵고, 분석하려면 또 한참의 수작업이 필요하죠.

하지만 걱정 마세요! 오늘은 MS Forms의 강력한 설문조사 기능과 Power Automate(파워 오토메이트)의 놀라운 자동화 능력을 결합하여, 응답 데이터를 자동으로 취합하고 분석 준비까지 마치는 마법 같은 방법을 알려드리겠습니다. 이 글을 끝까지 읽으시면 여러분의 업무 효율이 확 올라갈 거예요! ✨

💡 왜 MS Forms + Power Automate 조합인가요?

MS Forms는 누구나 쉽게 설문조사, 퀴즈, 등록 양식 등을 만들 수 있게 해주는 마이크로소프트의 강력한 도구입니다. 직관적인 인터페이스 덕분에 빠르게 양식을 만들고 공유할 수 있죠. 하지만 응답이 들어오면 그걸 어떻게 효율적으로 관리하고 분석할지가 숙제입니다.

여기에 바로 Power Automate가 등장합니다! Power Automate는 다양한 앱과 서비스를 연결하여 반복적인 작업을 자동으로 처리해주는 마이크로소프트의 자동화 플랫폼입니다. MS Forms의 응답이 들어왔을 때, 이 응답을 원하는 곳(예: 엑셀, SharePoint 리스트, 데이터베이스)으로 자동으로 보내주는 다리 역할을 해줍니다.

이 두 가지 도구의 시너지는 다음과 같습니다:

• 시간 절약 ⏰: 수동으로 데이터를 옮길 필요가 없습니다. 한 번 설정해두면 모든 것이 자동으로 처리돼요.
• 오류 감소 ❌: 사람의 손을 거치지 않으므로 복사-붙여넣기 실수와 같은 오류가 원천적으로 차단됩니다.
• 실시간 데이터 확보 📈: 응답이 들어오는 즉시 데이터가 업데이트되므로, 항상 최신 정보를 확인할 수 있습니다.
• 즉각적인 인사이트 도출 🧠: 데이터가 잘 정리되어 있으면 Power BI와 같은 도구로 바로 시각화하여 의미 있는 정보를 얻을 수 있습니다.

📁 기본 시나리오: 응답 데이터를 Excel 또는 SharePoint List로!

가장 기본적인 시나리오는 MS Forms 응답이 들어올 때마다 해당 데이터를 미리 정해둔 엑셀 파일의 테이블이나 SharePoint(쉐어포인트) 리스트에 한 줄씩 추가하는 것입니다.

사전 준비물:

1. MS Forms 설문지: 응답을 받을 설문지를 미리 만들어 두세요. 📝
2. 데이터를 저장할 곳:
   • Excel 파일 (OneDrive 또는 SharePoint에 저장된): 첫 번째 행에 질문과 일치하는 열 제목(헤더)이 있는 테이블이 포함된 엑셀 파일이 필요합니다. 엑셀 온라인(웹 버전)에서 테이블로 만들어두는 것이 중요해요!
   • SharePoint List: 설문지 질문에 해당하는 열(Column)들이 만들어진 SharePoint 리스트를 준비합니다.

Power Automate 흐름(Flow) 만들기 (단계별 가이드):

1. Power Automate 접속: flow.microsoft.com 에 접속하여 로그인합니다.

2. 새 흐름 만들기: 왼쪽 메뉴에서 만들기 > 자동화된 클라우드 흐름을 선택합니다.

3. 흐름 이름 지정: 흐름 이름을 MS Forms 응답 자동 취합 등으로 입력하고, 트리거(Trigger) 검색창에 Forms를 입력하여 새 응답이 제출될 때(When a new response is submitted)를 선택합니다. 그리고 만들기를 클릭합니다. ▶️

   • 트리거 설정: 드롭다운 메뉴에서 데이터를 취합할 MS Forms 설문지를 선택합니다.

4. 다음 단계 추가 (응답 세부 정보 가져오기):

   • + 새 단계를 클릭하고, 검색창에 Forms를 입력한 후 응답 세부 정보 가져오기(Get response details)를 선택합니다. 📋
   • 폼 ID는 위에서 선택한 설문지 이름을 다시 선택합니다.
   • 응답 ID 필드에는 동적 콘텐츠(Dynamic content)에서 응답 ID를 선택합니다. (이것이 어떤 응답이 들어왔는지 식별해줍니다.)

5. 다음 단계 추가 (데이터 저장):

   • Excel에 저장할 경우 엑셀 테이블에 행 추가:

     • + 새 단계를 클릭하고, 검색창에 Excel을 입력한 후 테이블에 행 추가(Add a row into a table)를 선택합니다. 💾
     • 위치는 엑셀 파일이 저장된 OneDrive 또는 SharePoint 사이트를 선택합니다.
     • 문서 라이브러리 (SharePoint일 경우)와 파일을 선택합니다.
     • 테이블은 엑셀 파일 내의 테이블 이름을 선택합니다.
     • 그러면 설문지의 각 질문에 해당하는 열들이 나타납니다. 각 열에 맞는 응답 세부 정보 가져오기 단계의 동적 콘텐츠(예: 질문 이름)를 매칭시켜줍니다. ✨ (예시: “이름” 열에는 “응답 세부 정보 가져오기”에서 “이름” 질문 선택, “이메일” 열에는 “이메일” 질문 선택)

   • SharePoint List에 저장할 경우 항목 만들기:

     • + 새 단계를 클릭하고, 검색창에 SharePoint를 입력한 후 항목 만들기(Create item)를 선택합니다. 💾
     • 사이트 주소와 목록 이름을 선택합니다.
     • 그러면 SharePoint 리스트의 각 열(Column)들이 나타납니다. 각 열에 맞는 응답 세부 정보 가져오기 단계의 동적 콘텐츠를 매칭시켜줍니다. ✨ (예시: “제목” 열에는 설문지의 “이름” 질문 선택, “나이” 열에는 “나이” 질문 선택)

6. 저장 및 테스트: 흐름을 저장하고, MS Forms 설문지에 직접 응답을 제출하여 데이터가 잘 취합되는지 확인합니다. 👍

활용 예시:

• 신입사원 온보딩 설문: 새 직원이 설문지를 작성하면 인사팀의 SharePoint 리스트에 자동으로 추가되어 인력 관리에 활용.
• 고객 만족도 조사: 고객이 설문지를 작성하는 즉시 응답이 엑셀에 취합되어 CS팀에서 실시간으로 현황 파악.
• 이벤트 등록: 참가자가 등록 폼을 작성하면 참가자 명단이 자동으로 SharePoint 리스트에 업데이트.

🧩 한 단계 더! 데이터 전처리 및 조건부 처리

기본적인 데이터 취합 외에, Power Automate는 훨씬 더 복잡한 작업도 수행할 수 있습니다. 데이터를 저장하기 전에 특정 조건에 따라 다르게 처리하거나, 데이터를 가공하는 등의 작업을 말합니다.

1. 데이터 전처리 (가공): Compose 액션 활용

Compose (작성) 액션은 일종의 변수처럼 데이터를 임시로 저장하거나, 여러 데이터를 조합하고 가공할 때 유용합니다.

• 문자열 조합: “이름”과 “이메일” 응답을 합쳐서 “홍길동 (hong@example.com)”과 같은 형태로 만들 수 있습니다.
  • concat(outputs('응답_세부_정보_가져오기')?['body/r735c0211a76c4839818b21c255260172'], ' (', outputs('응답_세부_정보_가져오기')?['body/r968c92a2491b4028a3b53c16a82745a5'], ')')
  • (여기서 ‘r735…’ 같은 긴 문자열은 Forms 질문의 고유 ID입니다. 실제로는 동적 콘텐츠에서 해당 질문을 클릭하면 자동으로 들어갑니다.)
• 날짜 형식 변경: 응답 시간의 날짜 형식을 원하는 포맷으로 변경할 수 있습니다.
  • formatDateTime(outputs('응답_세부_정보_가져오기')?['body/submitDate'], 'yyyy-MM-dd HH:mm')
• 계산: 설문지 내의 점수 데이터를 바탕으로 합계를 내거나 평균을 계산할 수도 있습니다.
  • add(int(outputs('응답_세부_정보_가져오기')?['body/r1234']), int(outputs('응답_세부_정보_가져오기')?['body/r5678']))

이 Compose 액션으로 가공된 데이터를 엑셀이나 SharePoint 리스트에 저장하면 훨씬 깔끔하고 분석하기 좋은 형태로 만들 수 있습니다.

2. 조건부 처리 (If-Else 로직): Condition 액션 활용 🚦

특정 조건에 따라 다른 액션을 실행하고 싶을 때 Condition (조건) 액션을 사용합니다.

• 예시 1: 설문 점수에 따른 자동 이메일 발송 📧

  • 응답 세부 정보 가져오기 후 + 새 단계에서 Condition을 선택합니다.
  • 조건: “설문 점수”가 “보다 크거나 같음” “80”
  • “예(Yes)” 분기: 80점 이상인 경우, 특정 팀에게 “고득점자 응답” 알림 이메일을 보냅니다. (Outlook 메일 보내기 액션)
  • “아니요(No)” 분기: 80점 미만인 경우, 일반 응답 처리 메일을 보냅니다.

• 예시 2: 특정 부서의 응답만 별도 관리:

  • 조건: “소속 부서”가 “같음” “영업부”
  • “예(Yes)” 분기: 영업부 응답은 “영업부 응답” 엑셀 파일에 추가.
  • “아니요(No)” 분기: 다른 부서 응답은 “일반 응답” 엑셀 파일에 추가.

3. 다중 선택 질문 처리: Apply to each 액션 활용 🔄

MS Forms에서 “여러 개 선택” 옵션이 있는 질문(예: ‘좋아하는 과일은? – 사과, 바나나, 딸기’)의 응답은 Power Automate에서 배열(Array) 형태로 전달됩니다. 이를 개별적으로 처리하려면 Apply to each (각각에 적용) 액션을 사용해야 합니다.

• 예시: 좋아하는 과일을 여러 개 선택했을 때, 각 과일 이름을 별도의 행으로 저장하거나, 특정 과일이 포함되었는지 확인할 때.
  • 응답 세부 정보 가져오기 후 Apply to each 액션을 추가합니다.
  • 이전 단계의 출력 선택에는 다중 선택 질문의 동적 콘텐츠를 선택합니다.
  • Apply to each 내부에서 각 항목(과일 이름)을 처리하는 로직을 구성합니다. 예를 들어, SharePoint 리스트의 과일명 컬럼에 각 과일을 별도의 항목으로 추가할 수 있습니다.

📊 데이터 분석을 위한 준비: Power BI 연동

Power Automate로 잘 정돈된 데이터를 Excel이나 SharePoint List에 쌓았다면, 이제 이 데이터를 시각화하고 심층 분석할 차례입니다. 여기에 가장 강력한 도구가 바로 Power BI(파워 비아이)입니다.

왜 Power BI를 사용해야 하나요?

• 다양한 시각화: 막대 그래프, 원형 차트, 대시보드 등 다양한 방식으로 데이터를 보여줄 수 있습니다.
• 인터랙티브 대시보드: 필터링, 드릴다운 등을 통해 사용자가 원하는 대로 데이터를 탐색할 수 있습니다.
• 실시간 업데이트: Power Automate로 취합된 최신 데이터를 거의 실시간으로 반영하여 항상 최신 현황을 보여줄 수 있습니다.
• 다양한 데이터 원본 연결: Excel, SharePoint List뿐만 아니라 SQL Server, 웹 데이터 등 수많은 데이터 소스와 연결할 수 있습니다.

Power BI로 데이터 가져오기:

1. Power BI Desktop 열기: Power BI Desktop 앱을 실행합니다.
2. 데이터 원본 가져오기: 데이터 가져오기를 클릭합니다.
   • Excel 파일: 통합 문서를 선택하여 Power Automate로 데이터가 쌓이는 엑셀 파일을 연결합니다.
   • SharePoint List: SharePoint Online 목록을 선택하여 해당 SharePoint 사이트 주소와 목록 이름을 지정합니다.
3. 데이터 로드: 가져올 테이블이나 리스트를 선택하고 로드를 클릭합니다.
4. 보고서 작성: 로드된 데이터를 기반으로 원하는 차트와 그래프를 만들어 대시보드를 구성합니다. 📈📊
   • 예시: 응답자 연령대 분포, 만족도 점수 추이, 특정 답변 빈도 등.
5. Power BI 서비스에 게시: 만들어진 보고서를 Power BI 서비스(웹)에 게시하여 동료들과 공유하고, 자동 새로 고침을 설정하여 항상 최신 데이터를 반영하도록 합니다.

이렇게 Power Automate로 취합된 데이터를 Power BI로 분석하면, 단순히 숫자들을 보는 것을 넘어 데이터 속 숨겨진 인사이트를 발견하고, 더 나은 의사결정을 내릴 수 있게 됩니다.

💡 실전 꿀팁 & 주의사항

Power Automate 흐름을 만들고 운영할 때 알아두면 좋은 팁들입니다.

• 흐름 이름/변수명 규칙: 흐름(Flow)과 사용하는 변수(Variable)의 이름을 명확하고 일관성 있게 지정하세요. 나중에 흐름이 복잡해지거나 다른 사람이 볼 때 이해하기 쉽습니다. (예: [Forms] 고객 만족도 응답 취합, var_CustomerName) 🏷️
• 충분한 테스트: 흐름을 처음 만들었을 때는 반드시 다양한 시나리오(모든 질문 응답, 일부 응답 누락, 다중 선택 등)로 Forms에 직접 응답을 제출하며 흐름이 의도대로 작동하는지 충분히 테스트해야 합니다. 🧪
• 오류 처리: 실제 운영 중 문제가 발생할 수 있습니다. 각 액션의 설정에서 실행 후 구성을 통해 구성(Configure run after) 옵션을 조정하여 이전 단계가 실패해도 특정 동작을 하도록 설정할 수 있습니다. (Try-Catch 개념) 🛑
• 대용량 데이터 고려: 하루에 수천 건 이상의 응답이 들어오는 경우, Power Automate의 실행 한도(API 호출 횟수, 실행 시간 등)를 초과할 수 있습니다. 이럴 때는 Power Automate의 유료 라이선스(Per User, Per Flow)를 고려하거나, 고급 데이터베이스 연동을 검토해야 합니다. 🚀
• 권한 문제: Power Automate가 Excel 파일이나 SharePoint 리스트에 접근하려면 해당 파일/리스트에 대한 접근 권한이 있어야 합니다. 흐름을 실행하는 계정의 권한을 확인하세요. 🔒
• Forms 질문 ID 이해: outputs('응답_세부_정보_가져오기')?['body/r735c0211a76c4839818b21c255260172']와 같이 긴 ID는 Forms 질문의 고유 ID입니다. Power Automate에서 동적 콘텐츠를 선택하면 자동으로 들어가지만, 간혹 수동으로 입력해야 할 때가 있습니다. Forms API 문서를 참고하거나, 테스트 응답을 통해 어떤 ID가 어떤 질문인지 파악해두면 좋습니다.

마무리하며 🌟

MS Forms와 Power Automate를 활용한 응답 데이터 자동 취합 및 분석은 더 이상 IT 전문가들만의 영역이 아닙니다. 이 글에서 설명드린 단계들을 따라 하면 누구나 쉽게 자신만의 자동화 워크플로우를 만들 수 있습니다.

반복적인 수작업에서 벗어나 데이터가 자동으로 정리되는 마법을 경험하고, 그 시간을 더 중요한 전략적 사고나 심층 분석에 활용해보세요. 여러분의 업무 효율을 극대화하고, 데이터 기반의 현명한 의사결정을 내리는 데 큰 도움이 될 것입니다.

오늘 바로 Power Automate를 열고 여러분의 첫 번째 Forms 자동화 흐름을 만들어 보세요! 궁금한 점이 있다면 언제든 댓글로 질문해주세요. 함께 성장해나가요! 😊 D