복잡한 작업은 그만! SharePoint 워크플로우 자동화 기능 훑어보기

반복적인 수작업에 지치셨나요? 😫 끝없는 문서 승인, 데이터 입력, 알림 메일 발송 등 일상적인 업무들이 귀한 시간을 잡아먹고 있지는 않나요? ⏰

걱정 마세요! SharePoint 워크플로우 자동화는 이러한 고질적인 문제들을 해결하고, 업무 효율성을 혁신적으로 높여줄 강력한 솔루션입니다. 이 글에서는 SharePoint 워크플로우 자동화가 무엇인지, 어떤 도구들을 활용할 수 있는지, 그리고 실제로 어떻게 우리의 업무를 변화시킬 수 있는지 자세히 살펴보겠습니다. 🚀

1. SharePoint 워크플로우 자동화란 무엇인가요? 🤔

SharePoint 워크플로우 자동화는 SharePoint 사이트 내에서 반복적이고 예측 가능한 업무 프로세스를 자동화하는 것을 의미합니다. 특정 이벤트(예: 파일 업로드, 목록 항목 생성)가 발생했을 때, 미리 정의된 일련의 작업(예: 알림 메일 발송, 승인 요청, 데이터 업데이트)이 자동으로 실행되도록 하는 것이죠.

주요 이점:

• ✅ 효율성 증대: 수동 작업을 줄여 시간과 노력을 절약합니다.
• 📊 정확성 향상: 사람의 실수 가능성을 줄이고 일관된 프로세스를 보장합니다.
• ⏱️ 시간 절약: 반복 업무에 소요되는 시간을 줄여 핵심 업무에 집중할 수 있게 합니다.
• 📜 규정 준수 강화: 모든 단계가 기록되어 감사 추적 및 규정 준수에 유리합니다.
• 🤝 협업 개선: 프로세스를 명확히 하여 팀원 간의 협업을 원활하게 합니다.

2. SharePoint 워크플로우 자동화를 위한 핵심 도구들 🛠️

SharePoint 워크플로우를 자동화하는 데 사용되는 도구는 시간이 지남에 따라 발전해 왔습니다. 현재 가장 중요하게 보셔야 할 도구는 바로 ‘Power Automate’입니다!

A. Power Automate (이전 명칭: Microsoft Flow) – 🌟 현시대의 핵심 솔루션!

Power Automate는 Microsoft 365 생태계의 핵심 구성 요소로, SharePoint를 포함한 수백 가지 앱과 서비스 간의 자동화된 워크플로우를 만들 수 있게 해주는 클라우드 기반 서비스입니다. ‘로우코드(Low-code)/노코드(No-code)’ 플랫폼이므로 개발 지식 없이도 쉽게 워크플로우를 구축할 수 있습니다.

Power Automate의 주요 기능:

• 🔗 풍부한 커넥터: SharePoint뿐만 아니라 Outlook, Teams, Excel, OneDrive, Dynamics 365, 심지어 Twitter, Dropbox, Salesforce 등 수많은 외부 서비스와도 연결할 수 있습니다.
• 🚀 다양한 트리거: “새로운 SharePoint 항목이 생성될 때,” “파일이 수정될 때,” “버튼을 클릭할 때” 등 워크플로우를 시작하는 다양한 조건을 설정할 수 있습니다.
• ⚙️ 강력한 액션: “이메일 보내기,” “파일 복사/이동,” “항목 업데이트,” “승인 요청,” “Teams 메시지 게시” 등 복잡한 작업을 손쉽게 구성할 수 있습니다.
• 🚦 조건 및 분기: “만약 ~라면 A를 하고, 그렇지 않다면 B를 한다”와 같이 조건에 따라 워크플로우 경로를 나눌 수 있습니다.
• 🔄 반복 및 적용: 여러 항목에 대해 동일한 작업을 반복 수행할 수 있습니다.
• approval. approval. 승인 워크플로우: 복잡한 다단계 승인 프로세스를 쉽게 구축하고, 모바일 앱이나 Teams에서 바로 승인/거절할 수 있습니다.

Power Automate 활용 예시:

• 문서 승인 자동화:
  • 트리거: 특정 문서 라이브러리에 새로운 문서가 업로드될 때
  • 액션: 문서 소유자에게 승인 요청 메일 발송 (Outlook)
  • 조건: 승인자가 ‘승인’하면 -> 문서를 ‘승인됨’으로 상태 업데이트 및 팀즈 채널에 알림 게시 (Teams)
  • 조건: 승인자가 ‘거절’하면 -> 문서 소유자에게 피드백 메일 발송 및 상태 ‘거절됨’으로 업데이트
• 기한 알림 및 작업 할당:
  • 트리거: SharePoint 목록의 ‘완료 예정일’이 7일 남았을 때 (매일 반복 실행)
  • 조건: ‘상태’가 ‘진행 중’일 경우
  • 액션: 담당자에게 알림 메일 발송 및 Teams 메시지 전송
• 외부 시스템 연동:
  • 트리거: SharePoint 목록에 새로운 고객 정보가 입력될 때
  • 액션: 해당 정보를 Salesforce 또는 다른 CRM 시스템에 자동으로 생성/업데이트

B. SharePoint Designer Workflows – ⏳ 이제는 추억 속으로…

SharePoint Designer는 SharePoint 온프레미스 환경에서 워크플로우를 구축하는 데 널리 사용되던 도구였습니다. ‘SharePoint 2010 워크플로우’와 ‘SharePoint 2013 워크플로우’ 두 가지 플랫폼이 있었죠.

🚨 중요 알림: Microsoft는 SharePoint Designer 2013 워크플로우를 단계적으로 지원 종료하고 있습니다. 2024년 4월 2일 이후로는 SharePoint Online에서 SharePoint 2010 및 2013 워크플로우를 더 이상 실행할 수 없으며, 2026년 4월 이후에는 SharePoint Server에서도 더 이상 작동하지 않을 예정입니다.

따라서, 새로운 워크플로우를 구축할 때는 반드시 Power Automate를 사용해야 하며, 기존에 SharePoint Designer로 만들어진 워크플로우는 Power Automate로 마이그레이션하는 것을 강력히 권장합니다.

C. 기본 제공 SharePoint 워크플로우 – 🧱 간단한 자동화

SharePoint에는 별도의 도구 없이도 바로 사용할 수 있는 몇 가지 기본 제공 워크플로우가 있습니다.

• 승인 (Approval): 문서나 항목에 대한 승인 프로세스를 시작합니다.
• 세 가지 상태 (Three-state): 항목의 상태를 추적하는 워크플로우로, 세 가지 상태(예: 활성, 일시 중지, 완료)를 전환하며 작업을 관리합니다.
• 처분 관리 (Disposition Approval): 레코드 관리에서 문서 보존 기간이 만료되었을 때, 이를 처리할지(삭제, 보관 등) 여부를 승인받는 데 사용됩니다.

이들은 Power Automate만큼 유연하고 강력하지는 않지만, 간단한 요구사항에는 빠르게 적용할 수 있는 장점이 있습니다.

3. 실제 업무에서 워크플로우 자동화 활용하기 (풍부한 예시!) 💡

SharePoint 워크플로우 자동화는 우리 주변의 수많은 반복 업무를 드라마틱하게 개선할 수 있습니다. 몇 가지 흔한 시나리오를 통해 그 가능성을 엿보세요!

① 문서 승인 및 게시 워크플로우 📄➡️✅➡️🌐

• 수동 프로세스: 새 보고서 작성 -> 이메일로 팀장에게 발송 -> 팀장이 검토 후 피드백 -> 수정 -> 다시 이메일 발송 -> 최종 승인 -> SharePoint에 수동으로 업로드 및 게시. (과정이 복잡하고 누락 위험이 큼)
• 자동화된 프로세스 (Power Automate):
  1. 트리거: 작성자가 SharePoint ‘초안 문서’ 라이브러리에 새 보고서를 업로드합니다.
  2. 액션: 자동으로 팀장에게 승인 요청 알림(Outlook 메일 또는 Teams 메시지)이 발송됩니다. 📧
  3. 조건:
     • 팀장 승인 시: 보고서 상태가 ‘승인됨’으로 변경되고, ‘공식 문서’ 라이브러리로 자동 이동됩니다. 필요시 팀즈 채널에 “새 보고서가 게시되었습니다!” 알림이 갑니다. 🎉
     • 팀장 거절 시: 작성자에게 거절 사유와 함께 수정 요청 알림이 발송되고, 보고서 상태는 ‘반려’로 변경됩니다. 📝
     • 이점: 승인 과정이 투명하고 빠르며, 수동으로 파일을 이동할 필요가 없어 실수를 줄입니다.

② 신입사원 온보딩 워크플로우 🧑‍💻➡️🥳

• 수동 프로세스: 신입사원 입사 시 -> 인사팀에서 IT팀, 교육팀, 부서장에게 각각 연락 -> 계정 생성, 장비 준비, 교육 일정 조율, 환영 메일 발송 등 일일이 수작업. (누락되기 쉽고 시간 소모가 큼)
• 자동화된 프로세스 (Power Automate):
  1. 트리거: 인사팀이 SharePoint ‘신입사원 정보’ 목록에 새로운 사원 정보를 등록합니다. 📋
  2. 액션:
     • IT팀에 계정 생성 및 장비 세팅 요청 메일/작업 할당 (Microsoft Planner 연동 가능) 💻
     • 교육팀에 온보딩 교육 일정 조율 요청 메일/작업 할당 📚
     • 해당 부서장에게 신입사원 정보 공유 및 환영 메일 발송 요청 🤝
     • 신입사원에게 자동 환영 메일 발송 및 온보딩 체크리스트 링크 제공 (SharePoint 목록) 웰컴 키트 발송 요청 🎁
     • 이점: 신입사원 온보딩 과정이 체계적으로 진행되어 누락 없이 매끄러운 경험을 제공하며, 각 부서의 업무 부담을 줄여줍니다.

③ 휴가 신청 및 승인 워크플로우 🏖️➡️✍️➡️✅

• 수동 프로세스: 직원 -> 종이 양식 작성 또는 메일로 신청 -> 부서장에게 제출 -> 부서장이 승인 후 인사팀에 전달 -> 인사팀이 기록. (번거롭고 종이 낭비, 추적 어려움)
• 자동화된 프로세스 (Power Automate):
  1. 트리거: 직원이 SharePoint ‘휴가 신청’ 양식(Microsoft Forms 또는 SharePoint 목록)을 통해 휴가를 신청합니다. 📝
  2. 액션: 신청 내역이 SharePoint 목록에 기록되고, 해당 부서장에게 승인 요청 알림이 발송됩니다. 📩
  3. 조건:
     • 부서장 승인 시: 신청 내역 상태가 ‘승인됨’으로 변경되고, 직원에게 승인 알림이 발송됩니다. 인사팀의 ‘휴가 현황’ 캘린더에도 자동으로 등록될 수 있습니다. 🗓️
     • 부서장 거절 시: 직원에게 거절 사유와 함께 알림이 발송되고, 상태가 ‘거절됨’으로 변경됩니다. 🙅‍♀️
     • 이점: 휴가 신청 절차가 간소화되고, 모든 기록이 디지털로 남아 언제든지 확인 및 추적할 수 있습니다.

④ 데이터 수집 및 보고서 자동 생성 📈

• 수동 프로세스: 여러 부서에서 주간 보고서나 실적 데이터를 메일로 받음 -> 담당자가 일일이 취합하여 엑셀에 입력 -> 차트와 보고서 수동 생성. (시간 소모가 크고 오류 발생 가능성 높음)
• 자동화된 프로세스 (Power Automate):
  1. 트리거: 각 팀에서 SharePoint 목록 또는 Microsoft Forms를 통해 주간/월간 실적 데이터를 입력합니다. 📊
  2. 액션: 입력된 데이터가 자동으로 SharePoint 리스트에 저장됩니다. (예: Power BI로 연결되어 실시간 대시보드 업데이트)
  3. 액션 (주기적 실행): 매주/매월 특정 요일에 저장된 데이터를 Power Automate가 자동으로 집계하고, Excel 파일로 내보내거나, Power BI 보고서를 새로 고치고, 그 링크를 담당자들에게 메일로 발송합니다. 📧
     • 이점: 데이터 취합 및 보고서 생성에 드는 수고를 획기적으로 줄여주고, 실시간으로 최신 데이터를 확인할 수 있게 합니다.

4. 워크플로우 구축의 핵심 개념 (Power Automate 중심) 🧠

Power Automate로 워크플로우를 만들 때 알아두면 좋은 핵심 구성 요소들입니다.

• 트리거 (Trigger) 🚀: 워크플로우를 시작시키는 ‘방아쇠’입니다.
  • 예시: “새 파일이 SharePoint 라이브러리에 추가될 때”, “SharePoint 목록에 새 항목이 생성될 때”, “Outlook에서 특정 제목의 메일이 도착할 때” 등
• 액션 (Action) ⚙️: 트리거 발생 시 수행할 작업입니다.
  • 예시: “이메일 보내기”, “SharePoint 항목 업데이트”, “Teams 메시지 게시”, “파일 복사”, “사용자에게 승인 요청” 등
• 조건 (Condition) 🚦: 특정 상황에 따라 워크플로우의 경로를 다르게 만드는 ‘if/then’ 로직입니다.
  • 예시: “문서 상태가 ‘승인됨’이라면…”, “파일 크기가 10MB를 초과한다면…”, “신청 금액이 100만원 이상이라면…”
• 반복 (Loop – Apply to each) 🔄: 여러 항목에 대해 동일한 작업을 반복적으로 수행할 때 사용합니다.
  • 예시: “SharePoint 목록의 모든 항목에 대해 특정 값 업데이트”, “첨부된 모든 파일에 대해 바이러스 검사”
• 커넥터 (Connector) 🔌: Power Automate가 다른 서비스(SharePoint, Outlook, Teams, Salesforce 등)와 통신할 수 있도록 해주는 다리 역할을 합니다.

이러한 요소들을 블록처럼 쌓아 올리면서 복잡한 자동화 프로세스를 만들어 나가는 것이 Power Automate의 핵심입니다.

5. 성공적인 워크플로우 구현을 위한 팁 🎯

워크플로우 자동화는 강력하지만, 제대로 활용하기 위해서는 몇 가지 고려사항이 있습니다.

• 명확한 목표 설정 🎯: 어떤 문제를 해결하고 싶은지, 어떤 프로세스를 자동화할 것인지 명확히 정의하세요. “문서 승인 과정을 간소화하고 싶다”처럼 구체적일수록 좋습니다.
• 작게 시작하여 확장 🤏: 처음부터 너무 복잡한 워크플로우를 만들려고 하지 마세요. 가장 핵심적인 부분부터 자동화하고, 점차 기능을 추가하며 확장해 나가는 것이 좋습니다.
• 철저한 테스트 🧪: 워크플로우를 실제 환경에 적용하기 전에 다양한 시나리오에 대해 충분히 테스트하세요. 예외 상황도 고려해야 합니다.
• 사용자와의 소통 🗣️: 워크플로우를 사용할 사람들이 누구인지 파악하고, 그들의 의견을 수렴하여 워크플로우를 설계하세요. 변경 사항에 대해 미리 공지하고 교육하는 것도 중요합니다.
• 지속적인 모니터링 및 개선 📈: 워크플로우가 예상대로 작동하는지 정기적으로 확인하고, 더 개선할 수 있는 부분이 있는지 찾아보세요. 업무 프로세스는 항상 변할 수 있으므로, 워크플로우도 유연하게 조정해야 합니다.
• 템플릿 활용 🎁: Power Automate는 다양한 기본 템플릿을 제공합니다. 이를 활용하면 처음부터 만들기보다 훨씬 빠르게 시작할 수 있습니다.

결론 🎉

SharePoint 워크플로우 자동화는 더 이상 선택이 아닌 필수입니다. 특히 Power Automate는 현대적인 클라우드 환경에서 SharePoint의 가치를 극대화하고, 우리의 업무 방식을 혁신할 수 있는 가장 강력한 도구입니다.

더 이상 반복적인 작업에 시간을 낭비하지 마세요! 지금 바로 SharePoint 워크플로우 자동화의 세계로 뛰어들어 보세요. 효율적인 업무 환경을 구축하고, 팀의 생산성을 한 단계 더 끌어올릴 수 있을 것입니다. 궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 질문해주세요! 😊 D