디지털 전환 시대에 기업의 생산성과 협업 효율성을 높이는 것은 선택이 아닌 필수입니다. 많은 기업들이 Microsoft 365(이하 M365)를 도입하여 다양한 도구를 활용하고 있지만, 이 강력한 도구들을 ‘따로’ 사용하고 있지는 않으신가요? 특히, M365의 핵심 백본인 SharePoint와 다른 앱들의 연동을 제대로 활용하지 못한다면, M365가 가진 진정한 시너지를 경험하기 어렵습니다.
오늘은 Microsoft 365와 SharePoint의 연동을 통해 어떻게 기업의 시너지를 극대화할 수 있는지 자세히 알아보고, 실질적인 활용 방법과 팁을 공유해 드리겠습니다. 🚀
1. 뗄레야 뗄 수 없는 관계: M365와 SharePoint의 기본 연동 이해하기 🤝
많은 분들이 SharePoint를 단순히 ‘문서 저장소’나 ‘인트라넷 구축 도구’로만 생각하시곤 합니다. 하지만 SharePoint는 M365 생태계의 심장과도 같습니다. M365의 여러 앱들이 데이터를 저장하고 공유하는 핵심 기반 기술이 바로 SharePoint이기 때문입니다.
- Microsoft Teams의 파일 저장소: 팀즈에서 공유하는 모든 파일은 사실 SharePoint 팀 사이트의 문서 라이브러리에 저장됩니다. 팀즈 채널 하나는 곧 SharePoint 팀 사이트의 특정 폴더와 연결되어 있다고 생각하시면 됩니다. 팀즈에서 파일을 편집하면, SharePoint에서 직접 편집하는 것과 동일한 효과를 줍니다. 📁
- OneDrive와 SharePoint의 유기적인 관계: 개인용 클라우드 공간인 OneDrive도 본질적으로는 SharePoint 기술 기반입니다. 개인이 작업하는 파일은 OneDrive에 저장되지만, 팀 단위의 협업이 필요할 때는 SharePoint 팀 사이트로 파일을 쉽게 이동시키거나 공유하여 공동 작업의 효율을 높일 수 있습니다. ☁️
- Outlook 그룹 메일과 SharePoint 사이트: Outlook에서 M365 그룹을 만들면, 자동으로 해당 그룹과 연결된 SharePoint 팀 사이트가 생성됩니다. 그룹 구성원들은 이 SharePoint 사이트에서 파일, 일정, 작업 등을 공유하며 협업할 수 있습니다. 📧
- Power Platform의 데이터 소스: Power Apps, Power Automate, Power BI 등의 Power Platform 도구들은 SharePoint 목록(List)이나 문서 라이브러리를 데이터 소스로 활용하여 강력한 비즈니스 앱과 자동화 워크플로우, 데이터 시각화 대시보드를 구축할 수 있습니다. 🤖📊
이처럼 SharePoint는 M365의 다른 앱들이 원활하게 작동하고 데이터를 공유할 수 있도록 돕는 ‘백본’ 역할을 수행합니다. 이 기본 연동을 이해하는 것이 시너지 극대화의 첫걸음입니다.
2. 시너지 극대화를 위한 핵심 연동 포인트! 🎯
이제 각 M365 앱과 SharePoint를 어떻게 더 깊이 연동하여 시너지를 낼 수 있는지 구체적으로 살펴보겠습니다.
2.1. Microsoft Teams + SharePoint: 협업의 중심 허브 구축 🚀
팀즈는 협업의 최전선, SharePoint는 그 뒤를 받치는 견고한 기반입니다.
- SharePoint 페이지를 팀즈 탭으로 추가: 중요한 공지, 지식 문서, 프로젝트 대시보드 등을 SharePoint 페이지로 만들고, 이를 팀즈 채널의 탭으로 추가하여 팀원들이 쉽게 접근하게 하세요. 예를 들어, ‘신규 프로젝트 온보딩’ 페이지를 만들어 관련 정보를 한눈에 볼 수 있게 할 수 있습니다. 💡
- SharePoint 문서 라이브러리를 팀즈 탭으로 연결: 특정 프로젝트나 부서에서 자주 사용하는 문서 라이브러리를 팀즈 채널 탭으로 직접 연결하여, 팀즈를 벗어나지 않고도 SharePoint의 강력한 문서 관리 기능(메타데이터, 버전 관리, 보기 설정 등)을 활용할 수 있습니다. 📁
- SharePoint 목록을 팀즈 탭으로 활용: 프로젝트 작업 목록, FAQ, 자산 관리 등 SharePoint 목록을 팀즈 탭으로 추가하여 팀원들이 실시간으로 데이터를 확인하고 업데이트할 수 있도록 합니다. Power Apps로 커스터마이징된 목록 양식을 사용하면 더욱 편리합니다. ✅
- 팀즈 파일의 고급 관리: 팀즈에서 파일에 대한 버전 기록 확인, 메타데이터 추가, 알림 설정 등 SharePoint의 고급 문서 관리 기능을 활용하여 파일 관리를 더욱 체계화할 수 있습니다.
2.2. OneDrive + SharePoint: 개인 작업과 팀 협업의 유연한 연결 🔗
- ‘SharePoint로 이동/복사’ 기능 활용: OneDrive에서 개인적으로 작업하던 문서를 팀과 공유해야 할 때, ‘SharePoint로 이동’ 기능을 사용하여 해당 파일을 팀 사이트로 안전하게 옮길 수 있습니다. 이를 통해 개인 저장 공간과 팀 협업 공간을 명확히 구분하고 효율적으로 관리할 수 있습니다.
- 파일 동기화 및 오프라인 접근: SharePoint 문서 라이브러리를 OneDrive와 동기화하여, 인터넷 연결 없이도 팀 문서에 접근하고 작업할 수 있습니다. 이후 온라인 상태가 되면 변경 사항이 자동으로 동기화됩니다.
2.3. Outlook + SharePoint: 이메일 기반 협업의 확장 📧
- 이메일 첨부 파일을 SharePoint 링크로 공유: 대용량 파일이나 중요한 문서를 이메일로 보낼 때, 파일을 직접 첨부하는 대신 SharePoint에 업로드 후 ‘링크’로 공유하세요. 이는 버전 관리에도 용이하며, 보안 설정도 유연하게 적용할 수 있습니다. 수신자는 항상 최신 버전의 문서에 접근할 수 있습니다.
- SharePoint 캘린더/목록을 Outlook에 연결: SharePoint의 팀 캘린더나 작업 목록을 Outlook에 연결하여 Outlook 일정/작업과 통합 관리할 수 있습니다. 이를 통해 팀의 주요 일정이나 업무 현황을 한곳에서 파악할 수 있습니다.
2.4. Power Platform + SharePoint: 비즈니스 프로세스 자동화 및 확장 🤖📊
Power Platform은 SharePoint의 데이터와 기능을 활용하여 상상을 초월하는 자동화와 커스터마이징을 가능하게 합니다.
- Power Automate (자동화된 워크플로우):
- 문서 승인 워크플로우: SharePoint 문서 라이브러리에 파일이 업로드되면 자동으로 승인 요청 이메일을 보내고, 승인/반려 결과에 따라 다음 단계를 진행하는 워크플로우를 구축할 수 있습니다. ✍️
- 새 항목 알림: SharePoint 목록에 새로운 항목이 추가되거나 변경될 때, 팀즈 채널이나 특정 사용자에게 알림을 보내는 자동화를 설정할 수 있습니다.
- 보고서 자동 생성: 특정 주기에 SharePoint 데이터를 기반으로 보고서를 생성하여 지정된 폴더에 저장하거나 이메일로 발송하는 자동화를 구현할 수 있습니다.
- Power Apps (사용자 정의 앱/양식):
- SharePoint 목록 기반 커스텀 양식: SharePoint 기본 양식 대신 Power Apps로 사용자 친화적인 입력 양식을 만들어 데이터 입력 오류를 줄이고 편의성을 높일 수 있습니다. 예를 들어, 자산 관리 목록에 바코드 스캔 기능을 추가할 수 있습니다.
- 모바일 앱 개발: SharePoint 데이터를 활용하여 직원들이 모바일로 쉽게 정보를 조회하거나 입력할 수 있는 간단한 사내 앱을 만들 수 있습니다. (예: 출장비 정산 앱, 비품 신청 앱)
- Power BI (데이터 시각화):
- SharePoint 데이터 대시보드: SharePoint 목록이나 문서 라이브러리의 메타데이터를 Power BI로 가져와, 프로젝트 진행률, 문서 현황, 팀별 성과 등을 시각화된 대시보드로 구성하여 한눈에 파악할 수 있습니다. 📈
2.5. Viva Connections + SharePoint: 직원 경험 및 인트라넷 강화 🏛️
Viva Connections는 SharePoint 인트라넷을 Microsoft Teams에 통합하여 직원들에게 맞춤형 소식, 리소스, 커뮤니티를 제공하는 ‘디지털 워크플레이스’ 허브입니다.
- SharePoint 인트라넷을 팀즈에 고정: 기업의 SharePoint 홈 사이트를 Viva Connections 대시보드로 설정하고, 이를 팀즈 좌측 내비게이션 바에 고정하여 직원들이 회사 포털에 쉽고 빠르게 접근할 수 있도록 합니다.
- 개인화된 뉴스 및 리소스: SharePoint 뉴스 게시물을 Viva Connections 대시보드를 통해 개인화된 피드로 제공하고, 자주 사용하는 앱이나 리소스를 카드 형태로 대시보드에 배치하여 생산성을 높입니다.
3. 실질적인 시너지 극대화 활용 시나리오 🌟
위에서 설명한 연동 포인트를 활용하여 실제 비즈니스 시나리오에서 어떻게 시너지를 낼 수 있는지 몇 가지 예시를 들어보겠습니다.
시나리오 1: 통합 프로젝트 관리 허브 구축 🚀
- 문제점: 프로젝트 관련 파일, 회의록, 작업 목록, 의사소통 채널이 각기 다른 곳에 흩어져 있어 혼란스럽고 비효율적입니다.
- 시너지 활용:
- 팀즈 채널 생성: 각 프로젝트별로 전용 팀즈 채널을 생성합니다.
- SharePoint 팀 사이트 연결: 해당 팀즈 채널의 파일 탭은 자동으로 SharePoint 팀 사이트에 연결됩니다.
- SharePoint 페이지 활용: 프로젝트 개요, 목표, 핵심 문서 링크 등을 정리한 SharePoint 페이지를 만들고, 이를 팀즈 채널 탭으로 고정합니다.
- SharePoint 목록/Planner 연동: 프로젝트 작업 목록을 SharePoint 목록으로 관리하거나 Planner를 사용하여 작업 현황을 시각화하고, 이를 팀즈 탭으로 추가합니다.
- Power Automate (선택): 주간 보고서 제출 기한 알림, 특정 작업 완료 시 담당자에게 알림 발송 등의 자동화를 구축합니다.
- 결과: 모든 프로젝트 관련 정보와 소통이 한곳(팀즈)에 집중되어, 팀원들은 효율적으로 정보를 공유하고 공동 작업을 수행하며 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 파악할 수 있습니다.
시나리오 2: 체계적인 지식 관리 시스템 (KMS) 구축 💡
- 문제점: 회사 내부의 중요한 지식이나 매뉴얼이 산발적으로 저장되어 찾기 어렵고, 최신 버전 관리가 되지 않아 혼란을 야기합니다.
- 시너지 활용:
- 중앙 SharePoint 인트라넷 포털 구축: 회사 전체의 지식 저장소 역할을 할 SharePoint 통신 사이트(Communication Site)를 구축합니다.
- 문서 라이브러리 활용: 각 부서/주제별로 문서 라이브러리를 만들고, 메타데이터(문서 종류, 키워드, 담당 부서 등)를 필수로 지정하여 검색 효율을 높입니다.
- SharePoint 페이지 활용: 자주 묻는 질문(FAQ), 신규 입사자 가이드, 업무 프로세스 매뉴얼 등을 매력적인 SharePoint 페이지로 작성하여 시각적으로 보기 좋게 제공합니다.
- Microsoft Search 활용: M365 전체에서 SharePoint에 저장된 지식 문서를 포함하여 통합 검색이 가능하도록 설정합니다.
- 버전 관리 및 감사 로그: SharePoint의 강력한 버전 관리 기능을 활용하여 문서 변경 이력을 추적하고, 누가 언제 어떤 작업을 했는지 확인합니다.
- 결과: 직원들은 필요한 지식을 쉽고 빠르게 검색하고 접근할 수 있으며, 지식의 체계적인 관리와 최신성 유지가 가능해져 업무 효율성이 크게 향상됩니다.
시나리오 3: 자동화된 구매 요청 및 승인 프로세스 ✍️
- 문제점: 구매 요청서 작성, 결재, 진행 상황 확인 등 일련의 과정이 수작업으로 이루어져 시간이 오래 걸리고 오류 발생 가능성이 높습니다.
- 시너지 활용:
- SharePoint 목록 생성: ‘구매 요청’ 목록을 만들고, 요청자, 품목, 수량, 예상 금액, 상태(대기, 승인, 반려), 승인자 등의 열을 정의합니다.
- Power Apps를 통한 요청 양식 커스터마이징: SharePoint 목록에 Power Apps로 사용자 친화적인 구매 요청 양식을 만들어 직원들이 쉽고 정확하게 정보를 입력할 수 있도록 합니다. (필요 시 첨부 파일 기능 추가)
- Power Automate를 통한 워크플로우 자동화:
- 직원이 Power Apps 양식을 통해 구매 요청을 제출하면, 담당 승인자에게 자동으로 승인 요청 이메일(혹은 팀즈 알림)이 발송됩니다.
- 승인자는 이메일이나 팀즈에서 바로 승인/반려를 결정할 수 있습니다.
- 결과에 따라 SharePoint 목록의 상태가 자동으로 업데이트되고, 요청자에게 결과가 통보됩니다.
- 필요에 따라 구매 부서에 알림을 보내거나 관련 문서(예: 견적서)를 SharePoint 특정 폴더에 자동으로 저장할 수 있습니다.
- 결과: 구매 요청 및 승인 프로세스가 완전히 자동화되어, 시간과 비용이 절감되고 투명하며 신속한 의사결정이 가능해집니다.
4. 성공적인 연동을 위한 필수 Tip! 💡
M365와 SharePoint의 시너지를 극대화하기 위해서는 몇 가지 고려해야 할 사항이 있습니다.
- 거버넌스 수립이 핵심:
- 사이트 구조 및 권한 관리: 누가 어떤 사이트에 접근하고 어떤 권한을 가질지 명확한 정책을 세우세요. 복잡해지기 전에 미리 계획하는 것이 중요합니다.
- 메타데이터 및 콘텐츠 분류: 문서나 목록 항목에 일관된 메타데이터를 적용하여 검색 효율을 높이고 정보를 체계적으로 관리하세요. (예: 문서 종류, 프로젝트명, 부서명 등)
- 명명 규칙: 파일, 폴더, 사이트 이름에 일관된 규칙을 적용하여 혼란을 방지합니다. 🛠️
- 사용자 교육 및 채택: 아무리 좋은 시스템도 사용하지 않으면 무용지물입니다.
- 지속적인 교육: M365와 SharePoint의 기능 및 연동 활용법에 대한 교육을 정기적으로 제공하세요.
- 챔피언 양성: 각 부서에서 M365/SharePoint 사용에 능숙한 ‘챔피언’을 양성하여 동료들의 질문에 답하고 모범 사례를 전파하도록 독려하세요. 👩🏫
- 검색 최적화: SharePoint의 강력한 검색 기능을 최대한 활용하기 위해, 문서에 적절한 메타데이터를 추가하고, 중요한 페이지는 크롤링될 수 있도록 설정합니다. 🔍
- 모바일 환경 고려: 대부분의 M365 앱과 SharePoint는 모바일 친화적으로 설계되어 있습니다. 모바일 환경에서도 업무 효율성을 높일 수 있도록 사용을 장려하세요. 📱
- 보안 및 규정 준수: 민감한 정보는 적절한 보안 정책(데이터 손실 방지(DLP), 정보 보호 등)과 보존 정책을 적용하여 안전하게 관리하세요. 🔒
- 작은 성공부터 시작하세요! 처음부터 모든 것을 완벽하게 구축하려 하기보다는, 특정 부서나 프로젝트에서 작은 시너지를 경험하고 점진적으로 확장해나가는 것이 성공적입니다.
결론: M365와 SharePoint의 시너지로 디지털 워크플레이스의 새로운 지평을! ✨
Microsoft 365와 SharePoint의 연동은 단순히 데이터를 공유하는 것을 넘어, 기업의 협업 방식과 비즈니스 프로세스를 혁신할 수 있는 무한한 잠재력을 가지고 있습니다. SharePoint를 M365 생태계의 핵심 백본으로 이해하고, 각 앱과의 유기적인 연동을 적극적으로 활용한다면, 직원들의 생산성을 극대화하고, 의사소통을 원활하게 하며, 궁극적으로 기업의 경쟁력을 한 단계 더 높일 수 있습니다.
오늘부터 M365와 SharePoint의 숨겨진 시너지를 찾아내고, 여러분의 디지털 워크플레이스에 새로운 활력을 불어넣어 보세요! 💪 D