워크플로우 자동화의 시작: SharePoint로 업무 효율을 극대화하는 비법

반복적인 수작업 때문에 퇴근이 늦어지고, 중요한 결재 서류가 어디서 멈춰 있는지 몰라 발만 동동 구르고 계신가요? 😩 조직의 비효율적인 업무 프로세스는 시간 낭비는 물론, 직원들의 사기를 저하시키고 생산성을 떨어뜨리는 주범입니다. 하지만 걱정 마세요! 마이크로소프트 SharePoint와 그 강력한 자동화 기능을 활용한다면 이러한 문제들을 해결하고 업무 효율을 극대화할 수 있습니다. 🚀

이 글에서는 SharePoint를 활용한 워크플로우 자동화가 무엇인지, 왜 필요한지, 그리고 어떻게 시작할 수 있는지 구체적인 예시와 함께 상세히 알려드리겠습니다. 지금부터 함께 업무의 미래를 바꿔나갈 준비를 해볼까요? ✨

1. 워크플로우 자동화, 왜 필요한가요? 🤔

워크플로우 자동화는 특정 업무 프로세스(워크플로우) 내의 반복적이고 규칙적인 작업을 소프트웨어나 시스템을 통해 자동으로 처리하는 것을 의미합니다. 간단히 말해, ‘사람이 하던 일을 컴퓨터가 알아서 처리하게 만드는 것’이죠.

📌 워크플로우 자동화의 핵심 이점:

• 시간 절약 및 생산성 증대 ⏱️: 수작업으로 소요되던 시간을 대폭 줄여 직원들이 더 중요하고 창의적인 업무에 집중할 수 있도록 합니다.
• 오류 감소 및 일관성 확보 ✅: 사람이 하는 작업은 실수할 가능성이 있지만, 자동화된 프로세스는 항상 동일한 방식으로 처리되어 휴먼 에러를 줄이고 업무의 일관성을 높입니다.
• 투명성 및 가시성 향상 📈: 워크플로우의 각 단계가 명확하게 기록되고 추적 가능해져, 업무 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
• 비용 절감 💰: 반복 업무에 드는 인적, 물적 자원을 효율적으로 사용하여 운영 비용을 절감합니다.
• 직원 만족도 향상 🤩: 지루하고 반복적인 작업을 줄여 직원들이 더 보람 있고 가치 있는 일에 집중할 수 있도록 돕습니다.

💼 흔히 자동화할 수 있는 업무의 예시:

• 문서 승인 및 결재 프로세스
• 새로운 직원 온보딩(입사 처리)
• 휴가 신청 및 승인
• 계약서 검토 및 서명 요청
• 보고서 생성 및 배포
• 데이터 수집 및 취합

2. SharePoint, 워크플로우 자동화의 든든한 기반 🤝

SharePoint는 마이크로소프트가 제공하는 강력한 협업 및 문서 관리 플랫폼입니다. 단순한 파일 저장소를 넘어, 조직의 지식과 정보를 중앙에서 관리하고 공유하며, 팀워크를 향상시키는 데 최적화되어 있습니다. 워크플로우 자동화 관점에서 SharePoint가 왜 중요한 기반이 되는지 알아볼까요?

📌 SharePoint의 강점:

• 중앙 집중식 문서 관리 🌐: 모든 문서와 정보가 SharePoint 사이트에 중앙 집중되어 있어, 워크플로우 자동화가 필요한 데이터에 쉽게 접근할 수 있습니다.
• 강력한 권한 관리 🔒: 문서 및 목록에 대한 세밀한 접근 권한 설정이 가능하여, 자동화된 워크플로우에서 보안이 유지됩니다.
• 버전 관리 및 추적 🔄: 문서의 변경 이력을 자동으로 기록하고 관리하여, 워크플로우 진행 중 발생할 수 있는 데이터 손실 위험을 줄입니다.
• Microsoft 365 생태계와의 완벽한 통합 ✨: Outlook, Teams, Excel 등 다른 Microsoft 365 서비스들과 유기적으로 연결되어, 워크플로우 자동화의 시너지를 극대화합니다.

SharePoint 자체에는 예전 SharePoint Designer와 같은 워크플로우 도구가 있었지만, 현재는 Microsoft 365의 핵심 자동화 서비스인 Power Automate(구 Microsoft Flow)가 SharePoint 워크플로우 자동화의 주역입니다. 이는 클라우드 기반의 최신 도구로, 훨씬 더 강력하고 유연한 자동화 기능을 제공합니다.

3. SharePoint 워크플로우 자동화의 핵심 도구: Power Automate (구 Microsoft Flow) 💡

Power Automate는 마이크로소프트 파워 플랫폼(Power Platform)의 한 부분으로, 코드 없이 또는 최소한의 코드로 다양한 애플리케이션과 서비스 간에 자동화된 워크플로우(흐름, Flow)를 구축할 수 있도록 돕는 서비스입니다. SharePoint와 Power Automate는 마치 한 몸처럼 움직이며 업무 자동화의 무한한 가능성을 열어줍니다.

📌 Power Automate의 특징:

• 로우 코드/노 코드 (Low-code/No-code) 플랫폼 🧠: 프로그래밍 지식이 없어도 드래그 앤 드롭 방식과 직관적인 인터페이스를 통해 쉽게 워크플로우를 만들 수 있습니다.
• 수많은 커넥터 🔗: SharePoint, Outlook, Teams, Excel 등 Microsoft 365 서비스는 물론, Salesforce, Twitter, Dropbox, Google Drive 등 수백 가지의 외부 서비스와 연결할 수 있는 커넥터를 제공합니다.
• 다양한 흐름 유형:
  • 자동화된 클라우드 흐름 (Automated cloud flow): 특정 이벤트(예: SharePoint 문서 생성)가 발생할 때 자동으로 실행됩니다.
  • 즉시 클라우드 흐름 (Instant cloud flow): 버튼 클릭처럼 수동으로 실행되거나 모바일 앱에서 실행됩니다.
  • 예약된 클라우드 흐름 (Scheduled cloud flow): 특정 시간 또는 주기(예: 매일 아침 9시)에 자동으로 실행됩니다.
  • 데스크톱 흐름 (Desktop flow): RPA(로봇 프로세스 자동화) 기능으로, 웹이나 데스크톱 애플리케이션에서 수동으로 수행하는 작업을 자동화합니다. (이번 글에서는 클라우드 흐름에 집중합니다.)

Power Automate는 ‘트리거(Trigger)’와 ‘작업(Action)’이라는 두 가지 핵심 요소로 구성됩니다.

• 트리거(Trigger): 워크플로우가 시작되는 조건 또는 이벤트입니다.
  • 예시: “SharePoint 라이브러리에 새 파일이 생성될 때”
  • 예시: “SharePoint 목록에 새 항목이 생성되거나 수정될 때”
• 작업(Action): 트리거가 발생한 후에 수행되는 단계입니다.
  • 예시: “메일 보내기” (Outlook)
  • 예시: “승인 요청” (Approvals)
  • 예시: “파일 속성 업데이트” (SharePoint)
  • 예시: “Teams 채널에 메시지 게시” (Microsoft Teams)

4. SharePoint와 Power Automate로 만드는 실전 자동화 시나리오 🛠️

이제 실제 SharePoint 환경에서 Power Automate를 활용하여 업무를 자동화하는 구체적인 시나리오들을 살펴보겠습니다.

💡 시나리오 1: 문서 승인 워크플로우 자동화 📑

가장 흔하면서도 필수적인 자동화 시나리오입니다. 특정 SharePoint 문서 라이브러리에 새 문서가 업로드되면 자동으로 승인 요청을 보내고, 승인 여부에 따라 문서 상태를 업데이트합니다.

✅ 자동화 효과: 수동으로 결재 요청을 보내고 회신을 기다리는 과정을 없애 결재 지연을 줄이고 업무 투명성을 높입니다.

🚀 구현 단계:

1. SharePoint 설정:
   • 문서 라이브러리를 생성합니다. (예: ‘프로젝트 제안서’)
   • 문서의 ‘상태’를 표시할 사용자 지정 열(예: “결재 상태” – 선택 항목: ‘대기 중’, ‘승인됨’, ‘반려됨’)을 추가합니다.
2. Power Automate 흐름 생성:
   • Power Automate에 접속하여 새 흐름 > 자동화된 클라우드 흐름을 선택합니다.
   • 트리거: 새 파일이 SharePoint 폴더에 추가될 때를 선택하고, 해당 SharePoint 사이트 주소와 문서 라이브러리 경로를 지정합니다.
   • 작업 1: ‘승인 시작 및 대기’ (Approvals)
     • 승인 유형을 ‘첫 번째 응답’으로 설정합니다.
     • 제목에 동적 콘텐츠(Dynamic content)를 사용하여 “새 문서 승인 요청: [파일 이름]”과 같이 설정합니다.
     • 할당 대상에 승인자의 이메일 주소를 입력합니다.
     • 세부 정보에 “문서 검토 후 승인 또는 반려해 주세요.”와 같이 메시지를 추가합니다.
   • 작업 2: ‘조건’ (Control)
     • 승인 결과에 따라 다른 작업을 수행하도록 조건을 추가합니다.
     • 조건: 응답 (승인 작업의 결과)이 같다 승인 일 때
   • 조건이 참일 때 (승인됨):
     • 작업 3: ‘파일 속성 업데이트’ (SharePoint)
       • 해당 SharePoint 사이트와 라이브러리를 선택합니다.
       • Id에 동적 콘텐츠 항목 ID를 사용합니다.
       • 결재 상태 열의 값을 승인됨으로 업데이트합니다.
       • 작업 4 (선택): Teams 메시지 게시 (Teams) 또는 메일 보내기 (Outlook) – “문서가 최종 승인되었습니다.”와 같은 알림 메시지를 보냅니다.
   • 조건이 거짓일 때 (반려됨):
     • 작업 5: ‘파일 속성 업데이트’ (SharePoint)
       • 결재 상태 열의 값을 반려됨으로 업데이트합니다.
       • 작업 6 (선택): Teams 메시지 게시 또는 메일 보내기 – “문서가 반려되었습니다. 이유: [응답 세부 정보]”와 같은 메시지를 보냅니다.

💡 시나리오 2: 신규 문서 업로드 알림 자동화 🔔

팀 SharePoint 사이트에 새로운 중요 문서가 업로드될 때마다 팀원들에게 자동으로 알림을 보냅니다.

✅ 자동화 효과: 중요한 정보의 공유를 지연 없이 보장하고, 정보를 놓치는 것을 방지하여 팀원 간의 정보 격차를 줄입니다.

🚀 구현 단계:

1. SharePoint 설정:
   • 알림을 보낼 문서 라이브러리를 지정합니다. (예: ‘공지사항’)
2. Power Automate 흐름 생성:
   • 새 흐름 > 자동화된 클라우드 흐름을 선택합니다.
   • 트리거: 새 파일이 SharePoint 폴더에 추가될 때를 선택하고, SharePoint 사이트와 문서 라이브러리 경로를 지정합니다.
   • 작업 1: ‘파일 속성 가져오기’ (SharePoint)
     • 업로드된 파일의 추가 정보를 가져오기 위해 이 작업을 추가합니다. (작성자, 생성일 등)
   • 작업 2: ‘메일 보내기 (V2)’ (Outlook)
     • 받는 사람: 팀원들의 이메일 그룹 주소 또는 개별 주소를 입력합니다.
     • 제목: “새로운 공지사항 문서가 업로드되었습니다: [파일 이름]”
     • 본문: “안녕하세요! SharePoint ‘공지사항’ 라이브러리에 새로운 문서가 업로드되었습니다. 아래 링크를 통해 확인해 주세요.
       파일명: [파일 이름]
       작성자: [작성자 이름]
       링크: [파일에 대한 링크]”
       • Tip: 동적 콘텐츠를 활용하여 파일 이름, 작성자, 파일에 대한 링크(Item Link 또는 Link to Item) 등을 자동으로 삽입합니다.
   • 작업 3 (선택): ‘메시지 게시’ (Microsoft Teams)
     • 게시자: ‘봇’ 또는 ‘사용자’
     • 게시 위치: ‘채널’
     • 팀: 해당 팀 선택
     • 채널: 해당 채널 선택
     • 메시지: “[파일 이름] 새로운 중요 문서가 업로드되었습니다! [파일에 대한 링크]”

💡 시나리오 3: 기한 만료 알림 및 감사 프로세스 자동화 📅

SharePoint 목록에 등록된 특정 작업이나 계약서의 기한이 임박했을 때 자동으로 알림을 보내고, 기한이 지난 항목은 ‘만료됨’으로 상태를 업데이트합니다.

✅ 자동화 효과: 중요한 기한을 놓치지 않도록 미리 알림을 제공하고, 만료된 항목을 자동으로 관리하여 효율적인 감사 및 후속 조치를 가능하게 합니다.

🚀 구현 단계:

1. SharePoint 설정:
   • SharePoint 목록을 생성합니다. (예: ‘계약서 목록’)
   • 목록에 계약 만료일(날짜 및 시간), 상태(선택 항목: ‘진행 중’, ‘만료 예정’, ‘만료됨’) 등의 열을 추가합니다.
2. Power Automate 흐름 생성:
   • 새 흐름 > 예약된 클라우드 흐름을 선택합니다.
   • 트리거: 반복을 선택하고, 매일 특정 시간(예: 매일 아침 9시)에 실행되도록 설정합니다.
   • 작업 1: ‘항목 가져오기’ (SharePoint)
     • 해당 SharePoint 사이트와 목록을 선택합니다.
     • 필터 쿼리(Filter Query)를 사용하여 상태 eq '진행 중'인 항목만 가져오도록 설정합니다.
   • 작업 2: ‘각각에 적용’ (Control – Apply to each)
     • 항목 가져오기 작업의 출력 (값)을 입력합니다.
   • 각각에 적용 내부:
     • 작업 3: ‘조건’ (Control) – 계약 만료일이 오늘로부터 7일 이내인지 확인합니다.
       • 조건 1: 계약 만료일 (동적 콘텐츠) 크거나 같다 utcNow() (현재 시간)
       • 조건 2: 계약 만료일 (동적 콘텐츠) 작거나 같다 addDays(utcNow(), 7) (오늘부터 7일 후)
       • And 조건을 사용합니다.
     • 조건이 참일 때 (만료 예정):
       • 작업 4: ‘메일 보내기 (V2)’ (Outlook) 또는 메시지 게시 (Teams)
         • 받는 사람: 계약 담당자 또는 관련 팀
         • 제목: “계약 만료 임박 알림: [항목 제목]”
         • 본문: “[항목 제목] 계약이 [계약 만료일]에 만료될 예정입니다. 조치를 취해주세요.”
       • 작업 5: ‘항목 업데이트’ (SharePoint)
         • 상태 열을 만료 예정으로 업데이트합니다.
     • 조건이 거짓일 때 (만료됨):
       • 작업 6: ‘조건’ (Control) – 계약 만료일이 오늘 이전인지 확인합니다.
         • 조건: 계약 만료일 (동적 콘텐츠) 작거나 같다 utcNow() (현재 시간)
       • 내부 조건이 참일 때 (정말 만료됨):
         • 작업 7: ‘항목 업데이트’ (SharePoint)
           • 상태 열을 만료됨으로 업데이트합니다.
         • 작업 8 (선택): 메일 보내기 또는 메시지 게시 – “계약이 만료되었습니다: [항목 제목]”

5. 성공적인 SharePoint 워크플로우 자동화를 위한 비법 🏆

워크플로우 자동화는 단순히 도구를 사용하는 것을 넘어, 업무 프로세스에 대한 이해와 전략이 필요합니다.

1. 작게 시작하고 크게 생각하라 (Start Small, Think Big) 🌱:
   • 모든 것을 한 번에 자동화하려고 하지 마세요. 가장 반복적이고 시간이 많이 소요되는 작은 업무부터 시작하여 성공 사례를 만들고 점진적으로 확장하세요.
   • 예: “문서 승인” → “문서 종류별 승인” → “관련 시스템 연동”
2. 명확한 요구 사항 정의 🎯:
   • 어떤 문제를 해결하고 싶은가요? 자동화될 워크플로우의 시작과 끝, 각 단계의 책임자, 필요한 정보 등을 명확하게 정의해야 합니다. ‘As-Is’ (현재 프로세스)와 ‘To-Be’ (자동화될 프로세스)를 시각화하면 도움이 됩니다.
3. 사용자 참여 유도 🗣️:
   • 워크플로우를 사용하는 직원들의 의견을 수렴하고, 그들이 자동화 과정에 참여하도록 독려하세요. 실제 사용자의 피드백은 성공적인 자동화의 핵심입니다.
   • 설명회나 간단한 교육을 통해 사용 방법을 안내하는 것도 중요합니다.
4. 철저한 테스트 🧪:
   • 자동화된 워크플로우를 실제 업무에 적용하기 전에 다양한 시나리오와 예외 상황을 고려하여 충분히 테스트하세요. 특히 조건 분기나 반복 루프가 포함된 복잡한 워크플로우는 더 면밀한 테스트가 필요합니다.
5. 문서화 및 유지보수 📝:
   • 구축된 워크플로우에 대한 설명, 변경 이력, 담당자 등을 문서화하세요. 이는 향후 유지보수나 다른 담당자가 인수인계를 받을 때 매우 중요합니다.
   • 정기적으로 워크플로우가 제대로 작동하는지 모니터링하고, 필요에 따라 개선 작업을 수행하세요.
6. 보안 및 권한 관리 🛡️:
   • SharePoint와 Power Automate 모두 권한 관리가 매우 중요합니다. 워크플로우가 민감한 정보에 접근하거나 수정하는 경우, 최소 권한 원칙에 따라 필요한 권한만 부여해야 합니다.

6. FAQ: 자주 묻는 질문과 답변 ❓

• Q1: 코딩을 전혀 몰라도 SharePoint 워크플로우 자동화를 할 수 있나요?
  • A1: 네! Power Automate는 ‘로우 코드/노 코드’ 플랫폼이므로, 대부분의 워크플로우는 코딩 지식 없이도 직관적인 인터페이스를 통해 만들 수 있습니다. 복잡한 로직이나 외부 시스템과의 연동에는 약간의 전문 지식이 필요할 수 있지만, 기본 자동화는 누구나 시작할 수 있습니다.
• Q2: SharePoint Designer로 만든 기존 워크플로우는 어떻게 되나요?
  • A2: Microsoft는 SharePoint Designer 워크플로우를 더 이상 지원하지 않으며, Power Automate로의 마이그레이션을 권장하고 있습니다. 기존 워크플로우가 있다면 Power Automate로 재구축하는 것을 고려해야 합니다.
• Q3: SharePoint 외 다른 앱들과도 연동해서 자동화할 수 있나요?
  • A3: 물론입니다! Power Automate는 Outlook, Teams, Excel, OneNote 등 Microsoft 365 앱들은 물론, Salesforce, Jira, Dropbox, Google Drive 등 수백 가지의 외부 서비스와 커넥터를 통해 연동이 가능합니다. 이는 워크플로우 자동화의 적용 범위를 무한히 확장시켜 줍니다.
• Q4: 워크플로우가 너무 복잡하면 성능에 문제가 생기나요?
  • A4: 매우 복잡하거나 많은 양의 데이터를 처리하는 워크플로우의 경우, 성능 저하나 지연이 발생할 수 있습니다. Power Automate의 실행 한도(API 호출 횟수, 실행 시간 등)를 고려해야 하며, 필요한 경우 여러 개의 흐름으로 분할하거나 최적화하는 전략이 필요합니다.

결론 🌟

SharePoint와 Power Automate를 활용한 워크플로우 자동화는 단순한 유행이 아니라, 현대 조직이 생산성을 극대화하고 경쟁력을 확보하기 위한 필수 전략입니다. 반복적이고 지루한 업무에서 벗어나 직원들이 더 가치 있고 창의적인 일에 집중할 수 있도록 돕는 것은 물론, 업무의 정확성과 투명성을 높여 조직 전체의 효율을 비약적으로 끌어올릴 수 있습니다.

지금 바로 SharePoint 기반의 첫 워크플로우 자동화를 시작해보세요! 작은 변화가 모여 당신의 조직을 더 스마트하고 강력하게 만들 것입니다. 궁금한 점이 있다면 언제든 검색하고 배우며, 직접 시도해보세요. 업무 혁신의 문은 활짝 열려 있습니다! 💪🚀 D