안녕하세요! 🚀 재택근무와 하이브리드 근무가 일상이 된 요즘, 효율적인 업무 환경을 구축하는 것은 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 그 중심에는 바로 마이크로소프트 팀즈(MS Teams)가 있죠! 많은 분들이 팀즈를 사용하고 계시지만, 과연 그 모든 기능을 100% 활용하고 계신가요?
팀즈는 단순히 화상 회의 도구를 넘어, 채팅, 파일 공유, 협업, 프로젝트 관리 등 업무에 필요한 모든 것을 담고 있는 강력한 올인원 플랫폼입니다. 하지만 그만큼 기능이 방대해서 어디서부터 시작해야 할지 막막할 때도 많죠.
그래서 오늘은 여러분의 팀즈 활용 능력을 한 단계 업그레이드 시켜줄 MS 팀즈 활용 꿀팁 20가지를 아낌없이 대방출하려 합니다! 이 팁들만 잘 활용해도 재택·하이브리드 근무의 생산성이 훨씬 높아질 거예요. 그럼 지금 바로 시작해 볼까요? 💡
🌟 팀즈 커뮤니케이션, 이제 전문가처럼!
팀즈의 기본이자 핵심은 바로 소통입니다. 똑똑한 소통으로 불필요한 시간을 줄이고, 중요한 정보는 놓치지 마세요!
1. 채널 활용의 A to Z: 팀워크의 중심! 🎯
- 설명: 팀즈의 채널은 마치 프로젝트별, 팀별 대화방과 같아요. 주제별로 채널을 나누어 관리하면 정보가 흩어지지 않고, 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 공개 채널과 비공개 채널을 적절히 활용하세요.
- 활용 팁:
- 공개 채널: 모든 팀원이 볼 수 있는 공지, 전사 공유 자료 등에 활용. 예) ‘전사공지’, ‘자유게시판’
- 비공개 채널: 특정 프로젝트 팀원, 임원진 등 제한된 인원만 참여하는 대화에 활용. 예) ‘신제품개발-비밀’, ‘경영지원-인사기록’
- 예시: 🧑💻 ‘영업팀-주간실적’, ‘마케팅-캠페인_기획’, ‘인사팀-공지사항’ 등 세분화된 채널을 만들어 보세요.
2. @멘션으로 똑똑하게 소통하기: 필요한 사람에게만! 🔔
- 설명: 메시지를 보낼 때 특정 인물, 채널, 또는 팀 전체에 알림을 보내려면
@기호를 사용하세요. 불필요한 알림을 줄이고, 중요한 메시지를 놓치지 않게 합니다. - 활용 팁:
@이름: 특정 팀원에게 직접 알림.@채널이름: 해당 채널에 참여한 모든 사람에게 알림.@팀이름: 팀 전체에 알림 (주로 긴급 공지 시).
- 예시: “이번 주 주간 보고서 기한이
@김팀장님, 내일까지입니다!” 또는 ”@영업팀님, 금일 오후 3시에 회의 있습니다!”
3. 메시지 서식 꾸미기 & 중요 표시: 가독성을 높여라! ✍️
- 설명: 그냥 텍스트만 보내면 중요한 내용이 묻힐 수 있습니다. 메시지 작성 시 ‘A’ 모양의 ‘서식’ 버튼을 눌러 글꼴, 색상, 글머리 기호 등을 설정하고, ‘느낌표(!) 아이콘’을 클릭해 ‘중요’ 또는 ‘긴급’으로 표시할 수 있습니다.
- 활용 팁:
- 굵게, 기울임꼴, 밑줄: 특정 단어 강조.
- 글머리 기호/번호 매기기: 목록형 정보 전달.
- 인용 블록: 이전 대화 인용 시.
- 긴급: 20분마다 해당 메시지를 읽을 때까지 알림을 보냅니다 (신중하게 사용!).
- 예시: “🚨 긴급 공지: 서버 점검으로 인해 내일 오전 9시부터 1시간 동안 접속이 불가합니다.”
4. 대화/채널 고정으로 신속 접근: 자주 보는 건 바로바로! 📌
- 설명: 자주 사용하는 대화나 채널은 ‘고정’해두면 팀즈 왼쪽 상단에 항상 표시되어 빠르게 접근할 수 있습니다. 중요한 정보를 놓치지 않고, 업무 효율을 높여줍니다.
- 활용 팁: 고정하고 싶은 대화나 채널 이름 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 ‘고정’을 선택하세요. 최대 15개까지 고정할 수 있습니다.
- 예시: ‘내부_협의용’, ‘팀장님과의_대화’, ‘필독_공지사항’ 등 자주 확인하는 채널이나 1:1 대화를 고정해두세요.
5. 활동 피드 효율적으로 관리하기: 내게 중요한 것만! 🔔
- 설명: 팀즈 좌측 메뉴의 ‘활동’ 탭은 나에게 온 모든 알림을 보여줍니다. 여기에 쌓이는 알림들을 효과적으로 관리하면 중요한 정보를 놓치지 않습니다.
- 활용 팁:
- 읽은 알림은 ‘모두 읽음으로 표시’하여 깔끔하게 정리.
- 특정 메시지 알림을 놓쳤을 경우, 활동 피드에서 해당 메시지를 클릭하면 바로 이동.
- 중요한 메시지는 ‘더보기(…)’ > ‘저장’을 클릭하여 나중에 다시 찾아볼 수 있습니다.
- 예시: 업무 시작 전 활동 피드를 한 번 훑어보며 놓친 멘션이나 답글이 없는지 확인하고, 불필요한 알림은 지워나가세요.
6. 상태 메시지로 내 상황 알리기: 불필요한 방해 줄이기! 🧘♀️
- 설명: 내 프로필 사진을 클릭하여 ‘상태 메시지 설정’을 할 수 있습니다. 회의 중이거나 외근 중일 때, 휴가 중일 때 등 현재 내 상황을 동료들에게 알려 불필요한 문의를 줄일 수 있습니다.
- 활용 팁:
- “오후 2시까지 회의 중입니다. 긴급 건은 전화 주세요.”
- “00일 ~ 00일 휴가입니다. 복귀 후 연락드리겠습니다.”
- 자동 응답 메시지처럼 활용할 수 있으며, 특정 기간 후에 자동으로 지워지도록 설정할 수도 있습니다.
- 예시: 🕒 ‘점심시간 (12:00-13:00)’, ✈️ ‘출장 중 (18일까지)’, 🤫 ‘집중 모드 중’ 등으로 설정하여 동료들이 참고하도록 하세요.
🤝 회의와 협업, 효율을 더하다!
팀즈의 꽃은 역시 회의와 협업 기능입니다. 똑똑하게 활용하면 얼굴을 맞대고 일하는 것 이상의 효율을 낼 수 있습니다.
7. 회의 전/중/후 핵심 기능 활용: 완벽한 회의 준비! ✅
- 설명: 팀즈 회의는 단순히 ‘참가’ 버튼만 누르는 것이 아닙니다. 회의 전, 중, 후 다양한 기능을 활용하여 생산적인 회의를 만들 수 있습니다.
- 활용 팁:
- 회의 전:
- 장치 설정 확인: 회의 입장 전 마이크, 스피커, 카메라가 제대로 작동하는지 꼭 확인하세요. ⚙️
- 회의 옵션 설정: 발표자 지정, 대기실 설정, 채팅 비활성화 등.
- 회의 중:
- 손들기 기능: 발언권 요청 시 사용. 👋
- 채팅 활용: 회의 중 궁금한 점, 링크 공유, 간단한 의견 제시 등.
- 반응 남기기: 박수, 하트, 웃음 등 즉각적인 반응 표현. ❤️
- 회의 후:
- 녹화본 및 대화록 공유: 회의에 참석하지 못한 팀원이나 복습이 필요한 경우.
- 후속 작업 할당: 회의 중 논의된 할 일을 정리하고 담당자에게 할당.
- 회의 전:
- 예시: “장치 설정에서 마이크가 제대로 작동하는지 확인하고 입장해주세요!” “의견 있으시면 손들기 기능 이용해주세요.”
8. 가상 배경 & 배경 흐림 효과: 사생활 보호와 집중! 🎭
- 설명: 재택근무 시 어수선한 배경이나 사생활 노출이 걱정될 때 유용합니다. 팀즈 기본 배경 외에 원하는 이미지를 업로드하여 사용할 수도 있습니다.
- 활용 팁: 회의 시작 전 또는 회의 중 ‘더보기(…)’ > ‘배경 효과 적용’에서 선택할 수 있습니다.
- 예시: 깔끔한 오피스 배경이나 자연 풍경으로 설정하여 전문적인 분위기를 연출하거나, ‘배경 흐림’으로 사생활을 보호하세요.
9. 라이브 캡션 & 대화록 활용: 회의 내용을 놓치지 마세요! 📝
- 설명: 회의 중 실시간으로 발언 내용을 텍스트로 보여주는 ‘라이브 캡션’ 기능과, 회의 종료 후 모든 대화 내용을 기록해주는 ‘대화록’ 기능은 매우 유용합니다. (현재 한국어는 제한적)
- 활용 팁: 회의 중 ‘더보기(…)’ > ‘라이브 캡션 켜기’ 또는 ‘대화록 시작’을 선택하세요.
- 예시: 청각에 어려움이 있는 동료를 배려하거나, 집중하기 어려운 환경에서 요점을 파악할 때 유용합니다. 회의가 끝나고 누가 어떤 발언을 했는지 복기할 때 좋습니다.
10. 회의 녹화 및 공유: 다시 보면서 복습! 🎬
- 설명: 중요한 회의는 녹화하여 참석하지 못한 팀원과 공유하거나, 나중에 다시 보면서 회의 내용을 복습할 수 있습니다. 녹화된 파일은 OneDrive 또는 SharePoint에 자동 저장됩니다.
- 활용 팁: 회의 중 ‘더보기(…)’ > ‘녹화 시작’을 클릭하세요. 녹화 시작 시 모든 참여자에게 알림이 갑니다.
- 예시: 신규 입사자 교육, 중요한 전략 회의, 브레인스토밍 세션 등을 녹화하여 팀 공유 폴더에 저장해두면 유용합니다.
11. 파일 공유 및 공동 작업: 실시간 협업의 힘! ☁️
- 설명: 팀즈 채팅이나 채널에서 파일을 공유하고, 여러 사람이 동시에 같은 문서를 편집할 수 있습니다. 별도의 메일 첨부나 버전 관리 스트레스 없이 효율적인 협업이 가능합니다.
- 활용 팁:
- 채팅 창 하단 ‘클립’ 아이콘 > ‘컴퓨터에서 업로드’ 또는 ‘OneDrive’에서 선택하여 공유.
- 공유된 파일은 팀즈 내에서 바로 열어 공동 편집 가능 (Word, Excel, PowerPoint 등).
- 예시: 기획안, 보고서, 예산표 등 팀원들과 함께 실시간으로 수정하고 피드백을 주고받을 때 매우 유용합니다.
12. 화이트보드 활용으로 아이디어 공유: 생각의 확장! 🎨
- 설명: 팀즈 회의 중 ‘화이트보드’ 기능을 활용하여 자유롭게 아이디어를 스케치하고, 브레인스토밍을 할 수 있습니다. 회의 후에도 내용이 저장되어 공유됩니다.
- 활용 팁: 회의 중 ‘공유’ 버튼 > ‘Microsoft Whiteboard’를 선택하세요.
- 예시: 새로운 프로젝트 아이디어 구상, 업무 프로세스 플로우 차트 그리기, 고객 여정 맵 만들기 등에 활용하여 시각적인 소통을 강화하세요.
13. 화면 공유 최적화 팁: 효율적인 정보 전달! 🖥️
- 설명: 화면을 공유할 때 ‘전체 화면’보다는 ‘특정 창’을 공유하는 것이 좋습니다. 또한, 동영상이나 오디오를 공유할 때는 ‘사운드 포함’ 옵션을 꼭 체크하세요.
- 활용 팁: 회의 중 ‘공유’ 버튼 클릭 시, ‘바탕 화면(전체)’ 대신 공유하려는 ‘창’을 선택하세요. 동영상 재생 시 ‘사운드 포함’ 옵션 활성화.
- 예시: 파워포인트 발표 시에는 파워포인트 창만 공유하고, 유튜브 영상을 함께 시청할 때는 사운드 포함 옵션을 잊지 마세요.
14. 모임 내 소그룹실(Breakout Rooms) 활용: 분임 토의의 힘! 🗣️
- 설명: 대규모 회의에서 소그룹 토의가 필요할 때 유용합니다. 주최자가 참여자들을 자동으로 또는 수동으로 여러 개의 소그룹실로 나누어 보낼 수 있고, 다시 본 회의실로 불러들일 수 있습니다.
- 활용 팁: 회의 주최자만 사용할 수 있으며, 회의 컨트롤 바에서 ‘소그룹실’ 아이콘을 클릭하여 설정합니다.
- 예시: 워크숍 진행 시 팀별 브레인스토밍, 교육 프로그램에서 조별 토의, 대규모 회의 시 심층 논의가 필요한 주제별 분임 토의 등.
🚀 생산성을 위한 숨겨진 보물들!
팀즈는 단순히 소통만 하는 것이 아니라, 여러분의 업무 생산성을 극대화할 수 있는 다양한 숨겨진 기능들을 가지고 있습니다.
15. 알림 설정 커스터마이징: 나만의 알림 설정! 🔇
- 설명: 너무 많은 알림은 업무 집중도를 떨어뜨립니다. ‘설정(톱니바퀴 아이콘)’ > ‘알림’에서 필요한 알림만 받고, 불필요한 알림은 꺼두세요.
- 활용 팁:
- 채팅 알림: 모든 메시지에 대한 알림을 받을 것인지, 멘션만 받을 것인지 설정.
- 팀 및 채널 알림: 특정 채널은 ‘모든 새 게시물’ 알림을 켜고, 중요도가 낮은 채널은 ‘끄기’로 설정.
- 배너/피드: 알림이 화면에 팝업될 것인지, 활동 피드에만 표시될 것인지 선택.
- 예시: 중요한 프로젝트 채널은 ‘모든 새 게시물’ 알림을 켜두고, 잡담 채널은 알림을 꺼서 방해를 최소화하세요.
16. 방해 금지 모드(DND) 현명하게 사용: 집중할 시간 확보! 🤫
- 설명: 팀즈 왼쪽 상단 프로필 사진을 클릭하여 ‘방해 금지’로 설정하면 모든 알림이 일시적으로 중단됩니다. 중요한 작업에 집중해야 할 때 유용합니다.
- 활용 팁: ‘방해 금지’ 옆의 ‘기간 설정’을 통해 특정 시간 동안만 DND 모드를 활성화할 수 있습니다. 긴급 상황 시 연락할 수 있도록 ‘우선 순위 액세스’를 설정해 특정 인물의 알림은 받을 수도 있습니다.
- 예시: 🧑💻 ‘오전 10시부터 12시까지 보고서 작성 집중 모드!’로 설정하여 알림에 방해받지 않고 업무에 몰입하세요.
17. 키보드 단축키 마스터: 손가락으로 빠르게! ⚡
- 설명: 키보드 단축키를 익히면 마우스를 클릭하는 시간을 절약하여 업무 속도를 높일 수 있습니다.
- 주요 단축키:
Ctrl + Shift + M: 음소거/음소거 해제 (회의 중)Ctrl + Shift + O: 비디오 켜기/끄기 (회의 중)Ctrl + /: 명령 상자 열기Ctrl + N: 새 채팅 시작Ctrl + 1: 활동 피드로 이동Ctrl + 2: 채팅으로 이동Ctrl + 3: 팀으로 이동
- 예시: 급하게 음소거해야 할 때
Ctrl + Shift + M을 눌러 빠르게 대처하세요!
18. / 명령 상자 활용: 빠르고 똑똑하게! ⌨️
- 설명: 팀즈 상단의 검색 창은 단순 검색을 넘어 다양한 명령을 실행할 수 있는 ‘명령 상자’로도 활용됩니다.
/를 입력한 후 원하는 명령어를 입력해보세요. - 활용 팁:
/activity: 최근 활동 보기/call: 즉시 전화 걸기/chat: 새 채팅 시작/dnd: 방해 금지 모드 설정/files: 최근 파일 보기/help: 도움말 보기/join: 팀 또는 채널 참가/mentions: 나에게 온 모든 멘션 보기/whatsnew: 팀즈의 새로운 기능 확인
- 예시: “이번 주에 놓친 멘션이 있나?” 싶을 때 상단 검색창에
/mentions를 입력하고 엔터를 치면 바로 확인 가능합니다.
19. 외부 앱 통합으로 팀즈 확장: 나만의 워크스페이스 구축! 🧩
- 설명: 팀즈는 Planner, OneNote, SharePoint, Wiki, Power BI, Jira 등 다양한 마이크로소프트 및 서드파티 앱과 연동됩니다. 팀즈 내에서 다른 앱의 기능을 바로 사용할 수 있어 워크플로우를 단순화합니다.
- 활용 팁: 채널 상단의 ‘+’ 버튼을 클릭하거나, 좌측 메뉴의 ‘앱’을 클릭하여 원하는 앱을 추가하세요.
- 예시: 📊 ‘팀_프로젝트’ 채널에 ‘Planner’ 탭을 추가하여 팀 프로젝트의 진행 상황과 담당자를 한눈에 관리하고, ‘OneNote’ 탭을 추가하여 회의록을 실시간으로 작성 및 공유하세요.
20. 즐겨찾는 메시지 저장 및 확인: 중요한 정보는 저장! ⭐
- 설명: 중요한 공지, 링크, 이미지 등 나중에 다시 확인해야 할 메시지는 ‘저장’해두면 매우 편리합니다.
- 활용 팁: 저장하고 싶은 메시지 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나, 메시지 위에 마우스를 올리면 나타나는 ‘더보기(…)’ 아이콘을 클릭한 후 ‘이 메시지 저장’을 선택하세요. 저장된 메시지는 프로필 사진을 클릭한 후 ‘저장됨’에서 확인할 수 있습니다.
- 예시: 📜 “필독: 회사 복리후생 변경 안내”와 같은 공지사항이나, “이번 주 목표 달성 현황 대시보드 링크” 등 나중에 다시 찾아봐야 할 정보들을 저장해두세요.
💖 마치며
어떠셨나요? MS 팀즈는 단순한 채팅 도구를 넘어, 재택·하이브리드 근무 환경에서 최고의 생산성을 발휘할 수 있도록 돕는 강력한 협업 플랫폼입니다. 오늘 소개해드린 20가지 꿀팁 중 몇 가지만이라도 꾸준히 활용해보시면, 여러분의 업무 효율이 눈에 띄게 향상될 것이라고 확신합니다.
처음에는 모든 기능을 익히는 것이 어렵게 느껴질 수 있지만, 하나씩 시도해보면서 자신에게 맞는 기능을 찾아보세요. 팀즈를 100% 활용하는 그날까지, 여러분의 스마트한 업무 환경을 응원합니다! 💪
여러분만의 팀즈 활용 꿀팁이 있다면 댓글로 공유해주세요! 👇 D