클릭 한 번으로 뚝딱! Power Automate로 만드는 자동 승인 및 알림 시스템

안녕하세요! 디지털 업무 혁신을 꿈꾸는 여러분! ✨ 혹시 아직도 수기로 결재 서류를 돌리거나, 이메일로 승인 요청을 주고받으며 끝없는 기다림과 수많은 후속 작업에 시달리고 계신가요? 😥 지루하고 반복적인 승인 프로세스 때문에 귀중한 업무 시간을 낭비하고 있다면, 오늘 이 글이 여러분의 고민을 시원하게 해결해 드릴 겁니다!

오늘은 마이크로소프트의 강력한 자동화 도구, Power Automate를 활용하여 “클릭 한 번”으로 복잡한 승인 과정을 간소화하고, 모든 팀원에게 적시에 알림을 보내는 마법 같은 시스템을 만드는 방법을 자세히 알아보겠습니다. 🚀

1. 왜 자동 승인 및 알림 시스템이 필요할까요? ⏰

수동 승인 프로세스는 생각보다 많은 문제를 야기합니다. 여러분도 이런 경험 있으신가요?

• 끝없는 기다림: “내 휴가 신청서는 어디쯤 갔을까?”, “이 지출 보고서 언제 승인되는 거야?” 승인권자가 자리를 비우거나, 메일을 확인하지 않아 업무가 지연되는 경우가 허다합니다. 🐢
• 잦은 실수와 누락: 누가 무엇을 승인했고, 어떤 상태인지 파악하기 어렵습니다. 수기로 정보를 기록하다 보면 오타나 누락이 발생하기 쉽죠. 📝
• 비효율적인 업무: 승인 요청, 중간 확인, 결과 통보 등 수많은 커뮤니케이션과 후속 작업에 불필요한 시간이 소요됩니다. 이건 비즈니스 기회 손실로 이어질 수도 있어요! 💸
• 투명성 부족: 진행 상황을 한눈에 파악하기 어렵고, 누가 병목 현상을 일으키는지 알기 힘들어 책임 소재 파악도 어렵습니다. 📉

하지만 Power Automate를 활용한 자동 승인 및 알림 시스템은 이 모든 문제에 대한 해답을 제시합니다.

• 신속하고 정확한 처리: 설정된 규칙에 따라 자동으로 승인 요청이 발송되고, 즉시 처리 결과가 공유됩니다. ✅
• 생산성 향상: 반복 업무를 자동화하여 직원들이 더 중요한 핵심 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다. 💡
• 명확한 책임 소재: 모든 승인 과정과 결과가 기록되어 투명성이 확보됩니다. 📊
• 비용 절감: 서류 작업, 인쇄, 불필요한 커뮤니케이션 비용 등을 절감할 수 있습니다. 💰

2. Power Automate, 도대체 무엇인가요? 🌐

Power Automate(구 Microsoft Flow)는 Microsoft 365 생태계의 핵심 구성 요소 중 하나인 로우 코드(Low-Code)/노 코드(No-Code) 기반의 워크플로 자동화 도구입니다. 코딩 지식이 없어도 누구나 쉽고 빠르게 반복적인 작업을 자동화할 수 있도록 돕습니다.

핵심 구성 요소:

• 트리거 (Trigger): 워크플로를 시작하게 하는 ‘방아쇠’ 역할을 합니다. 예를 들어, “새로운 메일이 도착하면”, “SharePoint 목록에 새 항목이 생성되면”, “폼이 제출되면” 등이 트리거가 될 수 있습니다.
• 작업 (Action): 트리거가 발생했을 때 수행할 ‘행동’입니다. “메일 보내기”, “파일 복사하기”, “승인 요청 시작하기”, “SharePoint 목록 업데이트하기” 등이 작업이 될 수 있습니다.
• 커넥터 (Connector): Power Automate가 다양한 서비스(Outlook, SharePoint, Teams, Excel, Dropbox, Salesforce 등 수백 가지!)와 연결되어 데이터를 주고받을 수 있도록 돕는 다리입니다. 특히 ‘승인(Approvals)’ 커넥터는 자동 승인 시스템의 핵심입니다.

3. Power Automate로 자동 승인 시스템 만들기 핵심 원리 🛠️

자동 승인 시스템은 기본적으로 “어떤 이벤트가 발생하면 → 누가 → 무엇을 → 어떻게 → 승인하고 → 그 결과에 따라 → 다음 행동을 수행하고 → 관련자에게 알린다”는 논리를 따릅니다.

여기서 가장 중요한 작업은 바로 ‘승인 시작 및 기다리기(Start an approval and wait)’ 액션입니다.

1. 트리거 설정:

   • 어떤 상황에서 승인 프로세스를 시작할 것인가?
   • 예시:
     • Microsoft Forms에 휴가 신청서가 제출될 때
     • SharePoint 목록에 새로운 지출 보고서 항목이 추가될 때
     • OneDrive에 특정 파일이 업로드될 때
     • Power Apps에서 버튼을 클릭할 때
     • Outlook 메일함에 특정 키워드가 포함된 메일이 도착할 때

2. 승인 요청 시작 (Start an approval and wait):

   • 누구에게 승인 요청을 보낼 것인가? (단일 승인자, 그룹 승인자, 순차적 승인 등)
   • 승인 요청 내용은 무엇인가? (제목, 요청 세부 정보, 요청 링크, 사용자 지정 옵션)
   • 예시:
     • 승인 유형: ‘모두에게 승인 요청(Approve/Reject – Everyone must approve)’ 또는 ‘첫 번째 응답자 승인(Approve/Reject – First to respond)’ 선택
     • 할당된 사용자: 특정 이메일 주소, Microsoft 365 그룹, 동적 콘텐츠(예: 신청자의 관리자 이메일)
     • 세부 정보: “휴가 신청: [신청자 이름]”, “시작일: [시작일], 종료일: [종료일], 사유: [사유]” 등 📋

3. 조건 설정 (Condition):

   • 승인 결과에 따라 다른 경로를 설정합니다. ‘승인됨(Approved)’ 또는 ‘거부됨(Rejected)’에 따라 어떤 후속 작업을 수행할지 결정합니다.
   • 예시:
     • If 승인 결과가 '승인됨'이라면...
     • Else If 승인 결과가 '거부됨'이라면...

4. 후속 작업 (Actions):

   • 승인 결과에 따라 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.
   • 예시 (승인됨):
     • SharePoint 목록 항목의 ‘상태’ 필드를 ‘승인됨’으로 업데이트 🔄
     • 승인자 및 신청자에게 ‘승인 완료’ 알림 이메일 발송 📧
     • Microsoft Teams 채널에 승인 완료 메시지 게시 💬
     • 캘린더에 일정 추가 (예: 휴가 기간) 🗓️
   • 예시 (거부됨):
     • SharePoint 목록 항목의 ‘상태’ 필드를 ‘거부됨’으로 업데이트 ❌
     • 신청자에게 ‘승인 거부’ 알림 이메일 발송 (거부 사유 포함) 📧
     • Teams 채널에 거부 메시지 게시 💬

4. 실제 시나리오 예시로 알아보기 🎯

이제 구체적인 시나리오를 통해 Power Automate로 자동 승인 및 알림 시스템을 어떻게 구축하는지 살펴보겠습니다.

시나리오 1: 휴가 신청 자동 승인 및 알림 시스템 🏖️

가장 흔하게 사용되는 자동화 시나리오입니다.

• 트리거: Microsoft Forms(MS Forms)에 휴가 신청서가 제출되면 트리거됩니다.
  • 사용자가 MS Forms에 접속하여 휴가 유형, 시작일, 종료일, 사유 등을 입력하고 제출합니다.
• 작업 (Flow):
  1. MS Forms 응답 제출 시 트리거: “새로운 응답이 제출될 때(When a new response is submitted)”
  2. 응답 상세 정보 가져오기: “응답 상세 정보 가져오기(Get response details)”를 통해 제출된 폼 데이터를 가져옵니다.
  3. 승인 요청 시작: “승인 시작 및 기다리기(Start an approval and wait)” 작업을 추가합니다.
     • 승인 유형: ‘첫 번째 응답자 승인’ (팀장이 한 명이니)
     • 제목: “휴가 신청: [신청자 이름] ([휴가 시작일] ~ [휴가 종료일])”
     • 할당된 사용자: 신청자의 상위 관리자 이메일 (AD 연동 또는 SharePoint 목록에서 가져오기)
     • 세부 정보: 신청 사유, 연락처 등 자세한 내용을 동적 콘텐츠로 채웁니다.
     • 항목 링크: MS Forms 응답 링크 또는 신청 내용을 볼 수 있는 SharePoint 목록 링크
  4. 조건 (Condition): “승인 결과가 ‘승인됨’과 같다면”
     • ‘예’ 경로 (승인 시):
       • SharePoint 목록 업데이트: “항목 업데이트(Update item)” 작업을 사용하여 휴가 신청 관리 SharePoint 목록에서 해당 신청의 상태를 “승인됨”으로 변경합니다.
       • 알림 메일 발송 (신청자): “메일 보내기(Send an email)” 작업을 사용하여 신청자에게 “휴가 신청이 승인되었습니다! 🎉” 메시지를 보냅니다.
       • 알림 메일 발송 (HR/팀 리더): 필요시 HR 팀이나 관련자에게도 승인 완료 메일을 보낼 수 있습니다.
       • 팀즈 알림 (옵션): “채널에 메시지 게시(Post a message in a channel)” 작업을 사용하여 팀즈 채널에 “OOO님의 휴가 신청이 승인되었습니다.” 라고 알릴 수 있습니다. 💬
     • ‘아니오’ 경로 (거부 시):
       • SharePoint 목록 업데이트: 상태를 “거부됨”으로 변경하고, 거부 사유를 업데이트합니다.
       • 알림 메일 발송 (신청자): “휴가 신청이 거부되었습니다. 사유: [승인자의 의견]”과 같이 발송합니다. 😟

시나리오 2: 지출 보고서 자동 승인 시스템 💸

재무팀의 업무 효율을 높일 수 있는 시나리오입니다.

• 트리거: SharePoint 문서 라이브러리 또는 OneDrive에 지출 보고서 파일(예: Excel, PDF)이 업로드될 때 트리거됩니다.
  • 직원이 지출 보고서 파일을 특정 폴더에 업로드합니다.
• 작업 (Flow):
  1. 파일 생성 시 트리거: “파일이 생성될 때(When a file is created (properties only))” 또는 “파일이 수정될 때(When a file is modified (properties only))” 트리거를 사용합니다.
  2. 승인 요청 시작: “승인 시작 및 기다리기(Start an approval and wait)”
     • 승인 유형: ‘모두에게 승인 요청’ (팀장, 재무팀장 등 여러 승인자가 필요할 수 있음)
     • 할당된 사용자: 해당 보고서 제출자의 팀장, 재무팀 담당자 등
     • 제목: “지출 보고서 승인 요청: [파일 이름]”
     • 세부 정보: 파일 경로, 제출자 정보
     • 항목 링크: 업로드된 파일의 직접 링크
  3. 조건 (Condition): “승인 결과가 ‘승인됨’과 같다면”
     • ‘예’ 경로 (승인 시):
       • 파일 메타데이터 업데이트: SharePoint에서 파일의 ‘승인 상태’ 컬럼을 ‘승인됨’으로 업데이트합니다.
       • 알림 메일 발송: 제출자에게 “지출 보고서가 승인되었습니다. 재무팀에서 곧 처리될 예정입니다. ✅” 안내 메일을 보냅니다.
       • 재무팀 알림: 재무팀 Microsoft Teams 채널에 “새로운 지출 보고서 [파일 이름]이 승인되었습니다. 확인해주세요.” 알림을 보냅니다.
     • ‘아니오’ 경로 (거부 시):
       • 파일 메타데이터 업데이트: ‘승인 상태’를 ‘거부됨’으로 업데이트합니다.
       • 알림 메일 발송: 제출자에게 거부 사유와 함께 “지출 보고서가 거부되었습니다.” 메일을 보냅니다.

시나리오 3: 문서 변경 요청 자동 승인 📝

중요 문서의 버전을 관리하고 통제하는 데 유용합니다.

• 트리거: SharePoint 목록에 ‘문서 변경 요청’ 항목이 생성될 때 트리거됩니다.
  • 직원이 SharePoint 목록에 문서명, 변경 내용, 변경 사유 등을 입력하여 제출합니다.
• 작업 (Flow):
  1. SharePoint 항목 생성 시 트리거: “항목이 생성될 때(When an item is created)”
  2. 승인 요청 시작: “승인 시작 및 기다리기(Start an approval and wait)”
     • 승인 유형: ‘모두에게 승인 요청’ (해당 문서 소유자, 관련 부서장)
     • 제목: “문서 변경 요청: [문서 제목] – [변경 요청자]”
     • 세부 정보: 변경 내용 상세 설명, 요청 사유
     • 항목 링크: SharePoint 목록 항목의 링크
  3. 조건 (Condition): “승인 결과가 ‘승인됨’과 같다면”
     • ‘예’ 경로 (승인 시):
       • SharePoint 목록 업데이트: 요청 항목의 상태를 ‘승인됨’으로 업데이트합니다.
       • 자동 문서 복사/이동 (옵션): 원본 문서를 ‘변경 대기’ 폴더로 이동하거나, 새로운 버전의 문서를 생성하도록 설정할 수 있습니다. (이 경우 SharePoint의 버전 관리 기능과 연동)
       • 알림 메일/팀즈: 관련 부서 및 요청자에게 변경 승인 완료 알림을 보냅니다.
     • ‘아니오’ 경로 (거부 시):
       • SharePoint 목록 업데이트: 상태를 ‘거부됨’으로 업데이트하고 거부 사유를 남깁니다.
       • 알림 메일/팀즈: 요청자에게 거부 사유와 함께 알림을 보냅니다.

5. 자동 승인 시스템 구축 시 고려사항 및 팁 💡

성공적인 자동화 시스템 구축을 위해 다음 사항들을 꼭 염두에 두세요!

1. 명확한 프로세스 정의:

   • 누가 요청하고, 누가 승인하며, 어떤 순서로 진행될지, 각 단계에서 필요한 정보는 무엇인지 명확하게 정의해야 합니다.
   • 예외 상황(승인자가 자리를 비웠을 때, 긴급 승인 등)에 대한 처리 방안도 미리 고려하세요.

2. 승인권자 및 역할 정의:

   • 고정된 승인자 대신, 요청자의 직속 관리자를 자동으로 찾아내는 동적 할당 기능을 활용하면 더욱 유연합니다. (Active Directory 또는 SharePoint 사용자 프로필 활용)

3. 사용자 경험 고려 (UX):

   • 승인 요청 메일/팀즈 메시지는 명확하고 간결해야 합니다. 필요한 정보가 한눈에 들어오고, 승인/거부 버튼이 쉽게 눈에 띄도록 구성하세요.
   • 모바일 앱으로도 승인 처리가 가능하도록 Power Automate 모바일 앱을 활용하는 방법도 좋습니다. 📱

4. 오류 처리 및 알림:

   • 플로우 실행 중 오류가 발생할 경우, 특정 관리자에게 알림을 보내는 기능을 추가하여 문제 발생 시 신속하게 대응할 수 있도록 합니다.

5. 테스트, 또 테스트! 🧪:

   • 실제 적용 전에 다양한 시나리오(승인, 거부, 여러 명의 승인자 등)를 가정하여 충분히 테스트해야 합니다. 사내에 테스트용 계정을 만들어 여러 명이 시뮬레이션 해보는 것이 좋습니다.

6. 버전 관리:

   • 플로우를 수정할 때는 기존 버전을 백업해두거나, Power Automate의 버전 관리 기능을 활용하여 언제든 이전 버전으로 되돌릴 수 있도록 합니다.

7. 보안 및 권한:

   • 플로우가 접근하는 데이터 소스(SharePoint, Forms 등)의 권한 설정을 꼼꼼히 확인하여 인가되지 않은 접근을 방지해야 합니다.

8. Power Automate Premium 기능 활용 (선택 사항):

   • HTTP 요청, 사용자 지정 커넥터 등 고급 기능이 필요한 경우, Power Automate Premium 라이선스를 고려할 수 있습니다. 이는 더 복잡하고 외부 시스템과 연동이 필요한 시나리오에 유용합니다.

마치며 🎉

Power Automate는 단순한 자동화 도구를 넘어, 여러분의 조직 문화를 혁신하고 생산성을 극대화할 수 있는 강력한 무기입니다. 처음에는 조금 복잡하게 느껴질 수 있지만, 몇 번의 연습과 시행착오를 거치면 “클릭 한 번으로 뚝딱!” 업무를 자동화하는 즐거움을 만끽하실 수 있을 겁니다.

오늘 이 글을 통해 자동 승인 및 알림 시스템 구축에 대한 영감을 얻으셨기를 바랍니다. 지금 바로 Power Automate를 열고, 여러분의 첫 번째 자동화 플로우를 만들어 보세요! 💡 여러분의 비즈니스가 더욱 스마트하고 효율적으로 변화하는 모습을 응원합니다! 🚀

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