안녕하세요! 여러분의 업무 효율을 혁신할 최고의 도구, 바로 Microsoft Power Automate에 대해 이야기해 볼 시간입니다. 매일 반복되는 지루한 업무, 수동으로 처리하느라 낭비되는 시간 때문에 고민이 많으셨나요? Power Automate 클라우드는 이러한 고민을 해결하고 여러분을 진정한 ‘스마트 워커’로 만들어 줄 마법 같은 솔루션입니다.
이 글에서는 Power Automate를 활용하여 업무를 자동화하고 효율성을 극대화할 수 있는 30가지 실제적인 팁들을 소개해 드릴게요. 최신 트렌드를 반영하여 AI Builder, RPA(Desktop flows) 등의 고급 기능 활용법까지 아낌없이 담았으니, 지금부터 저와 함께 자동화의 세계로 떠나볼까요? 💡
🌟 Power Automate, 왜 꼭 사용해야 할까요?
Power Automate는 클라우드 기반의 서비스로, 여러분이 사용하는 다양한 앱과 서비스(Office 365, SharePoint, Outlook, Twitter, Dropbox, SQL Server 등)를 연결하여 자동화된 워크플로우를 만들 수 있게 해줍니다. 코딩 지식이 없어도 ‘드래그 앤 드롭’ 방식으로 손쉽게 자동화를 구현할 수 있다는 것이 가장 큰 장점이죠.
- 시간 절약: 반복적인 수동 작업을 없애고 더 중요한 일에 집중할 수 있게 합니다. ⏰
- 오류 감소: 사람의 실수로 발생할 수 있는 오류를 줄여줍니다. ✅
- 일관성 유지: 모든 프로세스가 동일한 방식으로 처리되어 일관성을 확보합니다. 📊
- 생산성 향상: 팀 전체의 생산성을 끌어올려줍니다. 💪
자, 그럼 이제 본격적으로 30가지 팁들을 살펴보겠습니다!
카테고리별 업무 효율화 팁 30가지 ✨
Power Automate의 무궁무진한 가능성을 보여드리기 위해 팁들을 몇 가지 카테고리로 나누어 보았습니다.
I. 기본 & 시간 절약 (Basics & Time-Savers) ⏱️
가장 기본적인 자동화로, 일상적인 업무에서 즉각적인 시간 절약 효과를 느낄 수 있습니다.
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이메일 첨부 파일 자동 저장 📧
- 문제: 매일 특정 발신자가 보낸 첨부 파일을 수동으로 다운로드하여 폴더에 저장하는 것이 번거롭습니다.
- 해결: 특정 조건(발신자, 제목, 키워드 등)을 만족하는 이메일의 첨부 파일을 OneDrive 또는 SharePoint 특정 폴더에 자동으로 저장합니다.
- 예시: “영수증”이라는 제목의 모든 이메일 첨부 파일(PDF)을 OneDrive의 “월별 영수증” 폴더에 자동으로 저장하고, 파일명에 날짜를 추가합니다.
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특정 이메일 알림 🔔
- 문제: 중요한 고객이나 상사로부터 오는 이메일을 놓치고 싶지 않습니다.
- 해결: 특정 발신자나 키워드가 포함된 이메일 수신 시, 모바일 푸시 알림, Teams 메시지, Slack 메시지 등으로 즉시 알림을 보냅니다.
- 예시: “긴급”, “승인 요청” 등의 키워드가 포함된 이메일이 오면 즉시 모바일로 푸시 알림을 받고, 동시에 Teams의 특정 채널에 메시지를 보냅니다.
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매일/매주 보고서 이메일 전송 📊
- 문제: 매일 아침 팀원들에게 특정 보고서나 정보를 수동으로 이메일로 보내야 합니다.
- 해결: 특정 시간에 맞춰 정해진 내용을 담은 이메일을 특정 그룹이나 개인에게 자동으로 보냅니다. HTML 형식으로 보고서를 예쁘게 만들 수도 있습니다.
- 예시: 매주 월요일 아침 9시, 지난주 판매 실적 요약 보고서(SharePoint 목록 데이터 기반)를 팀 전체에 자동으로 이메일로 발송합니다.
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일정 기반 알림 설정 ⏰
- 문제: 특정 프로젝트 마감일, 팀 미팅 등 중요한 일정을 잊어버리곤 합니다.
- 해결: Google Calendar, Outlook Calendar 등에 등록된 특정 이벤트가 시작하기 일정 시간 전, 알림을 보내줍니다.
- 예시: 예정된 회의 15분 전, 참석자들에게 Teams 채팅으로 “곧 회의가 시작됩니다! 준비해주세요”라는 메시지를 자동으로 보냅니다.
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클라우드 저장소 간 파일 동기화 🔄
- 문제: OneDrive에 있는 파일을 Dropbox에도 똑같이 저장해야 하거나, 그 반대의 경우도 있습니다.
- 해결: 한 클라우드 저장소에 파일이 생성되거나 수정될 때, 다른 클라우드 저장소에 자동으로 복사 또는 동기화합니다.
- 예시: OneDrive의 “최종 문서” 폴더에 새 파일이 업로드되면, 이를 Dropbox의 “공유 문서” 폴더로 자동으로 복사하여 외부 협력사와 공유합니다.
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RSS 피드 새 글 알림 📰
- 문제: 관심 있는 블로그나 뉴스 사이트의 새 글을 일일이 방문하여 확인하기 어렵습니다.
- 해결: 등록된 RSS 피드에 새 글이 올라오면, Teams 채널이나 이메일로 자동으로 알림을 보냅니다.
- 예시: IT 보안 관련 블로그의 RSS 피드를 등록해두고, 새 글이 올라올 때마다 Teams의 “보안 정보” 채널에 링크와 함께 간략한 요약을 자동으로 게시합니다.
II. 문서 & 데이터 관리 (Document & Data Management) 📁
데이터를 효율적으로 수집하고 관리하며, 문서 작업을 자동화하여 생산성을 높입니다.
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폼 응답 자동 수집 (Excel/SharePoint) 📝
- 문제: Microsoft Forms, Google Forms 등으로 설문 조사를 받고, 그 응답을 수동으로 엑셀에 옮겨야 합니다.
- 해결: 폼 응답이 제출될 때마다 해당 데이터를 Excel 파일의 새 행으로 추가하거나, SharePoint 목록에 새 항목으로 자동 기록합니다.
- 예시: 고객 만족도 설문조사 폼 제출 시, 응답 내용이 자동으로 “고객 피드백.xlsx” 파일의 새 행으로 추가되어 실시간으로 데이터를 확인할 수 있습니다.
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SharePoint/OneDrive 파일 변경 알림 📂
- 문제: 팀원들이 공유 문서함의 파일을 수정하거나 삭제했을 때, 누가 언제 무엇을 변경했는지 파악하기 어렵습니다.
- 해결: 특정 SharePoint 문서 라이브러리 또는 OneDrive 폴더의 파일이 수정되거나 삭제될 때마다, 변경 내용을 포함한 알림을 담당자에게 보냅니다.
- 예시: “프로젝트 기획” SharePoint 문서 라이브러리 내의 파일이 수정되면, 수정된 파일명, 수정자, 수정 시간을 포함하여 프로젝트 팀장에게 Teams 메시지로 알립니다.
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새 파일 생성 시 특정 폴더로 이동/복사 🚀
- 문제: 여러 부서에서 업로드하는 파일을 특정 기준에 따라 분류하여 다른 폴더로 옮겨야 합니다.
- 해결: 특정 폴더에 새 파일이 업로드되면, 파일명, 확장자, 업로드한 사용자 등의 조건에 따라 파일을 분류하고 다른 폴더로 자동으로 이동 또는 복사합니다.
- 예시: “업로드_원시자료” 폴더에 ‘.docx’ 파일이 업로드되면 “문서_정리완료” 폴더로 이동시키고, ‘.xlsx’ 파일은 “데이터_분석대기” 폴더로 이동시킵니다.
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PDF 특정 정보 추출 (AI Builder!) 🧠
- 문제: 여러 장의 영수증, 계약서 등 PDF 문서에서 특정 정보를 수동으로 추출하여 데이터베이스에 입력하는 작업이 번거롭습니다.
- 해결: Power Automate의 AI Builder(Form Processing 모델)를 사용하여 PDF 문서에서 특정 필드(날짜, 금액, 이름 등)의 정보를 자동으로 추출하고, 이를 엑셀이나 데이터베이스에 기록합니다.
- 예시: 스캔된 영수증 PDF 파일이 업로드되면, AI Builder가 영수증 발행처, 금액, 날짜 등을 자동으로 인식하여 엑셀 파일의 경비 지출 내역 시트에 기록합니다.
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스프레드시트 데이터 기반 보고서 자동 생성 📈
- 문제: 엑셀 파일의 데이터를 기반으로 일정한 양식의 보고서를 PDF나 Word 파일로 생성해야 합니다.
- 해결: 엑셀 시트의 특정 데이터를 읽어와 미리 정의된 Word 템플릿에 자동으로 삽입하고, 이를 PDF로 변환하여 저장하거나 이메일로 발송합니다.
- 예시: “월별_고객_현황.xlsx” 파일의 데이터를 기반으로 고객별 월간 활동 보고서(Word 파일)를 자동으로 생성하고, 각 고객에게 맞춤형 이메일로 발송합니다.
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이미지 파일 크기 자동 조절 🏞️
- 문제: 웹사이트나 문서에 업로드할 이미지 파일의 크기를 일일이 포토샵 등으로 조절해야 합니다.
- 해결: 특정 폴더에 이미지가 업로드되면, Power Automate가 이미지 크기를 지정된 크기(예: 가로 800px)로 자동으로 조절하고 새로운 폴더에 저장합니다.
- 예시: 웹사이트용 이미지 폴더에 고해상도 이미지가 업로드되면, 자동으로 웹에 최적화된 크기로 변경하여 “웹_이미지_최적화” 폴더에 저장합니다.
III. 소통 & 협업 강화 (Communication & Collaboration Boosters) 🗣️
팀 내외 소통을 원활하게 하고, 협업 프로세스를 더욱 스마트하게 만듭니다.
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팀즈/슬랙 채널에 새 공지 자동 게시 🗣️
- 문제: 중요한 공지사항이나 새 프로젝트 소식을 팀즈/슬랙에 수동으로 게시해야 합니다.
- 해결: SharePoint 목록에 새 공지사항이 등록되거나, 특정 이메일이 수신되면 Teams 또는 Slack 채널에 자동으로 게시물을 작성합니다.
- 예시: SharePoint의 “회사 공지사항” 목록에 새 항목이 추가되면, Teams의 “전체 공지” 채널에 자동으로 해당 공지 내용을 게시합니다.
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회의 전/후 자동 알림/메모 전송 🗓️
- 문제: 회의 시간 잊어버림, 회의록 공유 누락 등으로 비효율적인 상황이 발생합니다.
- 해결: Outlook 캘린더의 특정 회의가 시작하기 전/후에 참석자들에게 알림을 보내거나, 회의록 작성 템플릿을 자동으로 공유합니다.
- 예시: 팀 주간 회의가 시작하기 10분 전, 참석자들에게 “잠시 후 팀 주간 회의가 시작됩니다!”라는 Teams 메시지를 보냅니다. 회의 종료 후에는 미리 준비된 회의록 템플릿 링크를 참석자들에게 자동으로 공유합니다.
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특정 키워드 포함 이메일 수신 시 팀즈 알림 💬
- 문제: 특정 키워드(예: ‘긴급’, ‘CS 이슈’)가 포함된 고객 이메일을 즉시 팀원들과 공유하여 신속하게 대응해야 합니다.
- 해결: Outlook 메일함에 특정 키워드가 포함된 이메일이 수신되면, 해당 이메일의 요약 정보와 링크를 Teams 채널에 게시하여 팀원들이 바로 확인할 수 있도록 합니다.
- 예시: “고객 불만”, “긴급 요청” 등의 키워드가 포함된 고객 메일이 들어오면, Teams의 “고객대응팀” 채널에 발신자, 제목, 간략한 내용과 함께 이메일 링크를 즉시 공유합니다.
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새 팀원 온보딩 환영 메시지 자동 발송 👋
- 문제: 신규 입사자가 들어올 때마다 인사팀이 매번 수동으로 환영 메시지를 보내고 기본 정보를 안내해야 합니다.
- 해결: SharePoint 목록이나 Excel에 새 직원의 정보가 추가되면, 자동으로 환영 이메일/Teams 메시지를 보내고, 온보딩 체크리스트 링크 등을 함께 제공합니다.
- 예시: 인사팀 엑셀 파일에 새 직원의 이름과 이메일이 추가되면, 새 직원에게 환영 이메일과 함께 회사 인트라넷, 팀 소개 페이지 링크를 자동으로 발송합니다.
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고객 피드백 자동 분류 및 알림 👂
- 문제: 다양한 채널(이메일, 웹 폼)로 들어오는 고객 피드백을 수동으로 분류하고 관련 부서에 전달하기 어렵습니다.
- 해결: 특정 채널로 들어온 피드백 내용을 키워드에 따라 분류(예: 불만, 문의, 제안)하고, 담당 팀의 Teams 채널에 알리거나 담당자에게 할당합니다.
- 예시: 고객 지원 이메일 주소로 “환불 요청”이라는 키워드가 포함된 메일이 오면, 회계팀 담당자에게 Teams로 알림을 보내고 SharePoint 목록에 새 환불 요청 건으로 등록합니다.
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특정 시간마다 팀/개인 작업 현황 상기 🎯
- 문제: 팀원들이 매일 특정 시간에 진행 상황을 보고하는 것을 잊거나, 매번 수동으로 상기시켜야 합니다.
- 해결: 매일 특정 시간(예: 오후 5시)에 팀즈/슬랙 채널에 “오늘 작업 진행 상황을 업데이트해주세요!”와 같은 메시지를 자동으로 게시합니다.
- 예시: 매일 퇴근 1시간 전, 프로젝트 팀원들이 사용하는 Teams 채널에 “오늘의 작업 현황을 업데이트하거나 질문 사항을 공유해주세요!”라는 메시지를 게시합니다.
IV. 승인 & 워크플로우 효율화 (Approval & Workflow Streamlining) ✅
각종 승인 절차와 복잡한 워크플로우를 자동화하여 의사결정 속도를 높이고 업무 누락을 방지합니다.
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문서/보고서 자동 승인 요청 ✍️
- 문제: 특정 문서가 완성되면 상사에게 수동으로 승인 요청을 하고, 승인 여부를 기다려야 합니다.
- 해결: SharePoint 라이브러리에 특정 문서(예: 최종 보고서)가 업로드되면, 자동으로 상사에게 승인 요청 메일/Teams 알림을 보내고, 승인/반려 시 다음 단계를 진행합니다.
- 예시: “프로젝트 완료 보고서” 문서가 SharePoint에 업로드되면, 프로젝트 관리자에게 자동으로 승인 요청이 가고, 승인되면 해당 보고서를 “공식 문서함”으로 이동시킵니다.
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휴가/경비 지출 품의서 승인 워크플로우 💰
- 문제: 휴가 신청이나 경비 지출 품의 시, 복잡한 결재 라인을 수동으로 거쳐야 합니다.
- 해결: Microsoft Forms로 작성된 휴가/경비 신청서가 제출되면, 팀장 – 부서장 – 재무팀으로 이어지는 다단계 승인 워크플로우를 자동으로 실행합니다.
- 예시: 직원이 휴가 신청 폼을 제출하면, 우선 팀장에게 승인 요청이 가고, 팀장 승인 후 부서장에게, 최종적으로 인사팀에 승인 결과가 통보됩니다.
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신규 계정 생성/권한 부여 요청 자동화 🔐
- 문제: 신규 직원이 입사하거나 부서 이동 시, 필요한 시스템 계정 생성 및 권한 부여 요청을 일일이 해야 합니다.
- 해결: 인사팀 Excel에 신규 직원 정보가 추가되면, IT 팀에 필요한 계정 생성(Active Directory 등) 및 권한 부여 요청을 자동으로 보냅니다.
- 예시: 신규 입사자 정보가 Excel에 기록되면, Power Automate가 이를 감지하여 IT팀에 “OOO 신규 계정 및 Office 365 라이선스 부여 요청”이라는 이메일을 자동으로 보냅니다.
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계약서 검토 및 승인 프로세스 🤝
- 문제: 새로운 계약서 초안이 작성되면 법무팀 및 관련 부서의 검토와 승인을 받아야 합니다.
- 해결: SharePoint 문서 라이브러리에 새 계약서 초안이 업로드되면, 법무팀 담당자에게 검토 요청을 보내고, 검토 완료 후 관련 부서 책임자에게 최종 승인을 요청하는 워크플로우를 구축합니다.
- 예시: 영업팀이 계약서 초안을 업로드하면, 법무팀 담당자에게 검토 요청이 가고, 법무팀의 승인 후 영업 총괄 담당자에게 최종 승인 요청이 전달됩니다.
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콘텐츠 게시 전 검토 및 승인 📝
- 문제: 블로그 글, 소셜 미디어 게시물 등을 게시하기 전에 반드시 여러 명의 검토와 승인을 거쳐야 합니다.
- 해결: 콘텐츠 관리 시스템(CMS)에 새 게시물이 초안으로 등록되면, 콘텐츠 기획자, 마케팅 책임자 등에게 순차적으로 검토 및 승인 요청을 보내고, 최종 승인 시 자동으로 게시합니다.
- 예시: 블로그 담당자가 워드프레스에 새 글을 초안으로 저장하면, 편집자에게 검토 요청이 가고, 편집자 승인 후 마케팅 팀장에게 최종 승인 요청이 전달됩니다. 최종 승인되면 자동으로 블로그에 게시됩니다.
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기한 임박 태스크 자동 알림 및 승인 요청 ⏳
- 문제: 프로젝트 관리 도구에 등록된 태스크의 마감 기한이 임박했는데, 담당자가 인지하지 못하거나 보고를 누락하는 경우가 있습니다.
- 해결: Planner, Asana, Trello 등 프로젝트 관리 도구에서 마감 기한이 임박한 태스크를 감지하여 담당자에게 알림을 보내고, 필요한 경우 진행 상황 보고 또는 승인을 요청합니다.
- 예시: Asana에 등록된 태스크의 마감 기한이 이틀 앞으로 다가오면, 해당 태스크의 담당자에게 Teams 채팅으로 “OOO 태스크 마감 기한이 임박했습니다. 진행 상황을 업데이트해주세요!”라는 메시지를 보냅니다.
V. 스마트 자동화 & 고급 활용 (Smart Automation & Advanced Uses) 🧠
Power Automate의 고급 기능을 활용하여 더욱 복잡하고 지능적인 자동화를 구현합니다.
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AI Builder를 활용한 감성 분석 💖
- 문제: 고객 리뷰나 설문조사 텍스트를 일일이 읽으며 긍정/부정 감성을 파악하기 어렵습니다.
- 해결: Power Automate의 AI Builder(Text Analytics – Sentiment Analysis)를 사용하여 수집된 텍스트 데이터의 감성(긍정, 부정, 중립)을 자동으로 분석하고, 그 결과에 따라 다른 워크플로우를 트리거합니다.
- 예시: 온라인 스토어에 새로운 고객 리뷰가 등록되면, AI Builder가 리뷰 텍스트의 감성을 분석하여 부정적인 리뷰일 경우 담당자에게 즉시 알림을 보내고, 긍정적인 리뷰일 경우 “추천 리뷰” 목록에 자동으로 추가합니다.
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데스크톱 흐름 (RPA)으로 레거시 시스템 연동 🤖
- 문제: 웹 인터페이스나 API가 없는 오래된 프로그램(레거시 시스템)에 데이터를 입력하거나 정보를 추출해야 합니다.
- 해결: Power Automate Desktop (RPA 기능)을 사용하여 사람이 직접 PC에서 마우스 클릭, 키보드 입력 등을 하는 과정을 녹화하고, 이를 클라우드 흐름과 연동하여 자동화합니다.
- 예시: 신규 고객 정보가 SharePoint 목록에 추가되면, Power Automate Desktop이 자동으로 실행되어 PC의 구형 고객 관리 프로그램(SAP 등)을 열고, 고객 정보를 찾아 신규 주문 내역을 입력합니다.
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오류 발생 시 관리자에게 자동 알림 🚨
- 문제: 자동화 흐름이 실행 도중 오류가 발생하면, 이를 인지하지 못해 문제가 계속되거나 해결이 늦어집니다.
- 해결: 모든 Power Automate 흐름에 ‘Do Until’ 또는 ‘Scope’ 블록을 사용하여 오류 발생 시 관리자에게 즉시 이메일, Teams 메시지 등으로 알림을 보내도록 설정합니다.
- 예시: 특정 자동화 흐름이 파일 업로드 과정에서 오류가 발생하면, IT 관리자에게 “OOO 흐름에서 오류 발생! 파일 업로드 실패”라는 제목의 이메일과 함께 오류 상세 내역을 보냅니다.
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웹 API(HTTP)를 통한 외부 시스템 연동 🌐
- 문제: Power Automate 기본 커넥터에 없는 특정 웹 서비스나 사내 시스템과 데이터를 주고받아야 합니다.
- 해결: HTTP 액션을 사용하여 RESTful API를 호출하거나 웹훅을 통해 외부 시스템과 직접 통신하여 데이터를 보내거나 받아옵니다.
- 예시: 특정 이메일을 수신하면, 사내 ERP 시스템의 웹 API를 호출하여 고객 정보를 조회하고, 조회된 정보를 바탕으로 응답 이메일을 자동으로 작성하여 발송합니다. (이 기능을 통해 거의 모든 웹 기반 서비스와 연동 가능)
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변수 및 조건문 활용으로 복잡한 로직 구현 🧠
- 문제: 단순히 순차적인 작업이 아닌, 특정 조건에 따라 다른 작업을 수행해야 하는 복잡한 자동화가 필요합니다.
- 해결: ‘변수 초기화’, ‘변수 설정’ 액션을 사용하여 데이터를 임시 저장하고, ‘조건문 (Condition)’, ‘스위치 (Switch)’ 액션을 활용하여 다양한 시나리오에 따라 다른 흐름을 실행합니다.
- 예시: 고객 문의 메일의 제목에 따라(예: ‘불만’, ‘기술 지원’, ‘환불’), ‘스위치’ 구문을 사용하여 각기 다른 담당 팀의 Teams 채널에 알림을 보내고, 다른 엑셀 시트에 기록합니다.
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CSV 파일에서 데이터 읽고 처리 📚
- 문제: CSV 파일 형태로 제공되는 대량의 데이터를 읽어와 개별 처리하거나 다른 시스템에 등록해야 합니다.
- 해결: CSV 파일 내용을 읽어와 JSON 형태로 변환하고, ‘For each’ 루프를 사용하여 각 행의 데이터를 개별적으로 처리(예: SharePoint 목록에 추가, 이메일 발송)합니다.
- 예시: 매일 업데이트되는 ‘재고_현황.csv’ 파일이 특정 폴더에 업로드되면, CSV 파일의 각 행을 읽어와 재고량이 특정 기준 이하인 품목에 대해 담당자에게 재고 보충 요청 이메일을 자동으로 발송합니다.
💡 시작하기: 여러분의 첫 자동화는?
30가지 팁, 어떠셨나요? Power Automate의 강력한 기능을 통해 무궁무진한 자동화 가능성을 발견하셨기를 바랍니다. 처음에는 조금 복잡하게 느껴질 수도 있지만, 작은 것부터 시작해 보세요!
- 반복되는 업무 찾기: 매일 또는 매주 반복되는 지루한 업무가 무엇인지 목록을 만들어 보세요.
- 간단한 자동화부터 시작: “이메일 첨부 파일 저장”, “특정 알림 받기”와 같은 쉬운 것부터 시작하여 성공 경험을 쌓아보세요.
- 템플릿 활용: Power Automate는 다양한 미리 만들어진 템플릿을 제공합니다. 이를 활용하면 더욱 쉽게 시작할 수 있습니다.
- 점진적 확장: 작은 자동화에 성공하면, 점점 더 복잡한 워크플로우에 도전해 보세요.
Power Automate는 여러분의 업무 방식 자체를 변화시키고, 더 중요하고 창의적인 일에 집중할 수 있도록 도와줄 것입니다. 지금 바로 Power Automate를 시작하고, 스마트한 업무 환경을 경험해보세요! 🚀
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