메일 첨부파일, 더 이상 수동으로 저장하지 마세요! Power Automate로 OneDrive에 자동 저장하는 완벽 가이드

안녕하세요! 🚀 매일 수많은 이메일을 처리하고, 그 안에 담긴 첨부파일을 일일이 다운로드하고 분류하는 데 시간을 낭비하고 계신가요? 중요한 첨부파일을 깜빡하고 저장하지 못해 곤란했던 경험은 없으신가요? 🤦‍♀️

더 이상 걱정하지 마세요! 오늘은 Microsoft Power Automate를 활용하여 이메일 첨부파일을 OneDrive에 자동으로 저장하는 마법 같은 방법을 알려드릴 거예요. 이 가이드를 따라오시면 여러분의 업무 효율은 물론, 마음의 평화까지 얻게 되실 겁니다! ✨

📥 왜 메일 첨부파일 저장을 자동화해야 할까요?

수동으로 첨부파일을 저장하는 것은 생각보다 많은 시간과 노력을 소모합니다. 자동화는 이런 비효율을 한 번에 날려버릴 수 있죠!

• ⏰ 시간 절약: 매일 1~2분씩 걸리던 작업이 사라지면 한 달이면 몇 시간, 1년이면 며칠을 아낄 수 있어요. 이 시간으로 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다!
• 📉 오류 감소: 사람이 하는 일은 실수하기 마련이죠. 중요한 파일을 저장하지 못하거나, 잘못된 위치에 저장하는 등의 실수를 원천적으로 방지합니다.
• 📁 체계적인 파일 관리: 특정 조건에 맞는 파일을 자동으로 분류된 폴더에 저장할 수 있어, 나중에 파일을 찾을 때 훨씬 수월해집니다. “그 파일 어디 있었더라…?” 하는 일이 없어지는 거죠!
• ✅ 놓치는 파일 없음: 중요한 보고서, 계약서, 이미지 등 어떤 첨부파일도 놓치지 않고 안전하게 보관됩니다.

🛠️ 시작하기 전에 필요한 것들

이 자동화 흐름을 만들기 위해 특별한 코딩 지식은 필요 없어요! 단지 다음 몇 가지 준비물만 있으면 됩니다.

• Microsoft 365 계정: Outlook(이메일)과 OneDrive(저장소)가 포함된 Microsoft 365 구독이 필요합니다. 대부분의 회사나 교육 기관에서 제공하는 계정에 포함되어 있어요.
• Power Automate 접근 권한: Microsoft 365 계정이 있다면 대부분 Power Automate에 접근할 수 있습니다. (portal.office.com 로그인 후 앱 목록에서 Power Automate 찾기)
• OneDrive 폴더: 첨부파일이 저장될 OneDrive 폴더를 미리 만들어두면 편리합니다. (예: 메일_첨부파일_자동저장)

🚀 Power Automate로 메일 첨부파일 자동 저장 흐름 만들기 (단계별 가이드)

이제 본격적으로 자동화 흐름을 만들어볼까요? 스크린샷과 함께 따라오시면 더욱 쉽게 이해할 수 있을 거예요.

단계 1: 새 흐름 만들기

1. Power Automate 웹사이트 (flow.microsoft.com) 에 접속하여 로그인합니다.
2. 왼쪽 메뉴에서 “만들기” (Create)를 클릭합니다.
3. “자동화된 클라우드 흐름” (Automated cloud flow)을 선택합니다.
   • “자동화된” 흐름은 특정 이벤트(여기서는 새 메일 도착)가 발생할 때 자동으로 실행되는 흐름을 의미합니다.
4. 흐름 이름을 지정합니다. (예: Outlook 첨부파일 OneDrive 자동 저장)
5. 트리거 검색창에 Outlook을 입력하고 “새 전자 메일이 도착하면(V3)” (When a new email arrives (V3))을 선택합니다.

6. “만들기” (Create) 버튼을 클릭합니다.

   

단계 2: 트리거 설정 (언제 이 흐름이 시작될까?)

새 전자 메일이 도착했을 때, 어떤 메일에 반응할지 조건을 설정합니다.

1. 새 전자 메일이 도착하면(V3) 상자를 클릭하여 세부 설정을 펼칩니다.
2. “첨부 파일 포함” (Has Attachment) 옵션을 “예” (Yes)로 설정하는 것이 가장 중요합니다. 이 옵션이 “예”로 되어 있어야 첨부파일이 없는 메일에는 반응하지 않습니다.
3. “첨부 파일만 포함” (Include Attachments Only)은 “아니요”로 두세요. (메일 본문과 함께 첨부파일도 처리하기 위함)
4. “폴더” (Folder)는 “받은 편지함” (Inbox)을 기본으로 두시면 됩니다. 특정 폴더의 메일만 처리하고 싶다면 변경하세요.

5. 필수 조건이 있다면 추가하세요:

   • “보낸 사람” (From): 특정 사람에게서 온 메일만 저장하고 싶을 때 (예: reports@example.com) 📧
   • “제목 필터” (Subject filter): 특정 키워드가 제목에 포함된 메일만 저장하고 싶을 때 (예: [주간 보고서], 견적서) 📝
   • “받는 사람” (To), “참조” (Cc), “숨은 참조” (Bcc): 특정 사람에게 보내진 메일만 필터링할 수 있습니다.

   

단계 3: “각각에 적용” 제어 추가 (여러 첨부파일 처리)

하나의 메일에 여러 개의 첨부파일이 있을 수 있죠? 모든 첨부파일을 저장하려면 “각각에 적용”이라는 반복 제어가 필요합니다.

1. 새 전자 메일이 도착하면 트리거 아래의 “+ 새 단계” (New step)를 클릭합니다.
2. 검색창에 제어 또는 Control을 입력하고 “각각에 적용” (Apply to each)을 선택합니다.
3. 이전 단계의 출력에서 선택 (Select an output from previous steps) 필드를 클릭하면 “동적 콘텐츠” (Dynamic content) 목록이 나타납니다.

4. 여기서 “첨부 파일” (Attachments)을 선택합니다. 📎

   

단계 4: OneDrive에 파일 저장 액션 추가

이제 첨부파일 하나하나를 OneDrive에 저장하는 액션을 설정할 차례입니다.

1. 각각에 적용 상자 안의 “+ 작업 추가” (Add an action)를 클릭합니다.
2. 검색창에 OneDrive for Business를 입력하고 “파일 만들기” (Create file)를 선택합니다. 📁
3. “폴더 경로” (Folder path): 파일을 저장할 OneDrive 폴더를 선택합니다. 폴더 아이콘을 클릭하여 직접 탐색하거나, 미리 만들어둔 폴더 경로를 입력하세요. (예: /메일_첨부파일_자동저장)
4. “파일 이름” (File name): 이 부분이 중요합니다! 파일 이름이 겹치면 오류가 나거나 기존 파일이 덮어씌워질 수 있어요. 동적 콘텐츠와 함수를 활용하여 고유한 이름을 만들어줍니다.
   • 각각에 적용 안에서 사용 가능한 “이름” (Name)을 선택하면 첨부파일의 원래 이름이 들어갑니다.
   • Tip: 파일명 충돌 방지! 파일명 앞에 현재 시간을 붙여서 고유하게 만드는 것을 강력 추천합니다.
     • @{formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd_HHmmss')}_@{items('Apply_to_each')?['name']}
     • 이 코드는 20231027_103045_원본파일이름.pdf 와 같이 현재 날짜와 시간 정보가 붙은 파일명을 생성해줍니다.
     • items('Apply_to_each')?['name']은 현재 처리 중인 첨부파일의 원본 이름을 가져옵니다.

5. “파일 콘텐츠” (File content): 다시 동적 콘텐츠 목록에서 “콘텐츠” (Content)를 선택합니다. 이것이 첨부파일의 실제 데이터입니다. 📦

   

단계 5: 흐름 저장 및 테스트

1. 화면 우측 상단의 “저장” (Save) 버튼을 클릭합니다.
2. 저장이 완료되면, 이제 이 흐름이 제대로 작동하는지 테스트해 볼 차례입니다.
3. 설정한 조건(예: 특정 제목, 첨부파일 포함 등)에 맞는 메일을 자신의 이메일 주소로 보내보세요. 첨부파일이 하나 이상 있는 메일이 좋습니다.
4. 메일을 보낸 후, Power Automate의 흐름 상세 페이지로 돌아와 “실행 기록” (Run history) 탭을 확인합니다.
5. 잠시 후 “성공” (Succeeded)으로 표시된 흐름 실행을 볼 수 있을 거예요. 클릭하여 각 단계가 어떻게 처리되었는지 확인할 수 있습니다.

6. 마지막으로, OneDrive에 접속하여 지정했던 폴더에 첨부파일이 성공적으로 저장되었는지 확인합니다! 🎉

   

💡 고급 팁 및 사용자 정의 (Power Up Your Flow!)

만든 흐름을 더욱 강력하게 만들 수 있는 몇 가지 팁을 알려드릴게요.

• 특정 파일 형식만 저장하기 (예: PDF만!): 각각에 적용 안에 조건 (Condition) 작업을 추가하여 파일 이름의 확장자를 필터링할 수 있습니다.

  • 새 단계 → 조건
  • 조건: 각각에 적용 내의 “이름” (Name) → 다음으로 끝남 (ends with) → .pdf
  • 이 조건을 “예” (If yes)로 설정된 경로에 파일 만들기 작업을 배치하면 PDF 파일만 저장됩니다.
  • 

• 처리 완료 알림 받기: 첨부파일 저장이 완료된 후 알림 메일을 받거나, Microsoft Teams로 메시지를 받을 수 있습니다.

  • 각각에 적용 단계 밖, 즉 모든 첨부파일 처리가 완료된 후에 새 단계를 추가합니다.
  • Outlook 365 → 메일 보내기(V2) (Send an email (V2))
  • 받는 사람: 본인 이메일 주소
  • 제목: 첨부파일 저장 완료 알림 [@{triggerOutputs()?['body/subject']}]
  • 본문: 첨부파일이 OneDrive 폴더에 성공적으로 저장되었습니다.

• 원본 메일 처리 (이동 또는 삭제): 자동으로 처리된 메일을 받은 편지함에서 특정 폴더로 이동하거나, 심지어 삭제할 수도 있습니다. 주의: 삭제는 신중하게 결정하세요!

  • 새 단계 → Outlook 365 → 전자 메일 이동(V2) (Move email (V2)) 또는 전자 메일 삭제(V2) (Delete email (V2))
  • 이때 “메시지 ID” (Message Id)는 새 전자 메일이 도착하면 트리거의 동적 콘텐츠에서 가져와야 합니다.
  • 

• SharePoint 문서 라이브러리에 저장하기: OneDrive 대신 SharePoint 팀 사이트의 문서 라이브러리에 저장하고 싶다면, 파일 만들기 작업 시 OneDrive for Business 대신 SharePoint 커넥터를 사용하고 원하는 사이트와 폴더를 지정하면 됩니다.

⚠️ 주의사항 및 문제 해결

흐름을 사용하다 보면 간혹 문제가 발생할 수 있습니다.

• 권한 문제: Power Automate가 Outlook 및 OneDrive에 접근할 수 있는 권한이 있어야 합니다. 일반적으로 처음 연결할 때 한 번만 허용하면 됩니다.
• 파일 이름 충돌: 위에서 알려드린 타임스탬프 추가 방법으로 대부분 해결됩니다. 만약 고유한 ID를 쓰고 싶다면 guid() 함수를 사용해 보세요.
• 대용량 파일 제한: Power Automate는 첨부파일 크기에 제한이 있을 수 있습니다. 일반적으로 수십 MB 정도는 문제가 없으나, GB 단위의 초대형 파일은 다른 솔루션이 필요할 수 있습니다. (예: SharePoint 동기화 클라이언트)
• 흐름 오류 확인: Power Automate 웹사이트의 내 흐름 → 해당 흐름 클릭 → 실행 기록 탭에서 오류 발생 여부와 상세 내용을 확인할 수 있습니다. 오류 메시지를 검색하면 해결 방법을 찾기 쉽습니다.

🎉 이제 당신은 자동화의 마법사!

오늘 배운 Power Automate 흐름을 통해 여러분은 메일 첨부파일 관리의 스트레스에서 벗어나게 될 거예요. 작은 자동화 하나가 모여 엄청난 시간과 효율을 가져다줄 수 있습니다.

이것은 Power Automate의 무궁무진한 기능 중 아주 작은 시작에 불과합니다. 이 흐름을 발판 삼아 여러분의 업무를 더욱 효율적으로 만들 수 있는 다양한 자동화 아이디어를 시도해 보세요! 궁금한 점이나 더 자동화하고 싶은 부분이 있다면 언제든지 댓글로 남겨주세요! 😊

다음 포스팅에서는… “특정 키워드가 포함된 메일을 자동으로 분류하고 Teams에 알림 보내는 방법”에 대해 알아보겠습니다! 기대해주세요! 🔔 D