안녕하세요, 직장인 여러분! 📊 매일 반복되는 데이터 작업에 지쳐 있으신가요? 엑셀 파일은 여기저기 흩어져 있고, 쉐어포인트 목록과 수동으로 비교하고 붙여넣느라 시간을 허비하고 계시진 않나요? 🤔
이제는 그만! 더 이상 단순 반복 작업에 귀한 시간을 낭비하지 마세요. 오늘 이 글에서는 Microsoft Power Automate를 활용하여 엑셀과 쉐어포인트 데이터를 자동으로 연동하고, 여러분의 업무 효율을 극대화하는 방법을 자세히 알려드릴게요. ✨
💡 왜 엑셀-쉐어포인트 데이터 연동이 필요한가요?
수많은 기업에서 엑셀은 여전히 강력한 도구이지만, 데이터 공유와 공동 작업 측면에서는 한계가 명확합니다. 반면 쉐어포인트는 웹 기반의 협업 플랫폼으로, 목록 기능을 통해 데이터를 중앙 집중화하고 팀원들이 쉽게 접근하고 관리할 수 있게 돕습니다.
이 둘을 Power Automate로 연결하면 다음과 같은 엄청난 시너지를 얻을 수 있습니다.
- 데이터 중앙 집중화 및 단일 진실 공급원 확보: 엑셀에 흩어진 데이터를 쉐어포인트 목록으로 모아 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 📋
- 수동 작업 제거 및 시간 절약: 더 이상 엑셀에서 데이터를 복사하여 쉐어포인트에 붙여넣는 단순 반복 작업을 할 필요가 없습니다. 🕰️
- 데이터 정확성 및 일관성 향상: 자동화된 프로세스를 통해 휴먼 에러를 줄이고 데이터의 정확도를 높일 수 있습니다. ✅
- 향상된 협업 및 가시성: 쉐어포인트 목록은 팀원들이 실시간으로 데이터를 확인하고 공동으로 작업하기에 용이합니다. 👥
- 보고서 및 분석 자동화 기반 마련: 쉐어포인트 목록 데이터를 기반으로 자동화된 보고서나 대시보드를 쉽게 만들 수 있습니다. 📊
🚀 Power Automate, 당신의 자동화 슈퍼히어로!
Power Automate는 Microsoft 365의 강력한 자동화 도구로, 다양한 앱과 서비스 간의 워크플로우를 쉽게 만들 수 있게 해줍니다. 코딩 지식이 없어도 드래그 앤 드롭 방식으로 ‘흐름(Flow)’을 만들어 업무를 자동화할 수 있다는 것이 가장 큰 장점이죠!
이번 연동 시나리오에서는 특히 다음 두 가지 커넥터를 주로 사용할 거예요.
- 엑셀 Online (비즈니스): OneDrive 또는 SharePoint에 저장된 엑셀 파일을 읽고 쓰는 기능을 제공합니다.
- SharePoint: SharePoint 사이트, 목록, 라이브러리 등과 상호작용할 수 있게 해줍니다.
시나리오 1: 엑셀 데이터를 SharePoint 목록으로 자동 업로드/동기화 📤
엑셀 파일에 새로운 데이터가 추가되었을 때, 이를 자동으로 SharePoint 목록에 반영하고 싶을 때 유용한 시나리오입니다. 예를 들어, 영업팀이 매일 업데이트하는 고객 현황 엑셀 파일을 CRM 역할을 하는 SharePoint 목록에 자동으로 동기화하는 경우를 생각해볼 수 있습니다.
🤔 문제점:
- 영업팀원이 매일 고객 현황 엑셀에 새로운 데이터를 추가한다.
- 관리자는 이 데이터를 수동으로 SharePoint 고객 목록에 복사/붙여넣기 해야 한다. (누락, 오타 발생 가능성)
✨ 해결책: Power Automate로 엑셀 데이터 자동 가져오기!
이 흐름은 크게 두 가지 방식으로 구현할 수 있습니다.
- 새로운 엑셀 행이 추가될 때마다 즉시 반영: (이벤트 기반)
- 정해진 시간에 일괄 반영: (예약 기반)
여기서는 정해진 시간에 일괄 반영하는 방식으로 설명하되, ‘새로운 데이터만 추가’하는 로직을 중심으로 설명하겠습니다. 이미 있는 데이터는 업데이트하고 싶다면 ‘조건’ 분기 처리가 필요합니다.
준비물:
- SharePoint에 저장된 엑셀 파일 (반드시 ‘테이블’ 형식으로 저장되어 있어야 합니다. 팁에서 자세히 설명!)
- 예: “고객 현황.xlsx” 파일 내 “고객데이터” 테이블
- 컬럼: 고객명, 연락처, 담당자, 계약일, 계약상태
- 동기화할 SharePoint 목록
- 예: “고객 목록”
- 컬럼: 제목(고객명), 연락처, 담당자, 계약일(날짜 형식), 계약상태(선택 또는 텍스트)
Power Automate 흐름 생성 단계:
-
새 흐름 생성: Power Automate 포털 (flow.microsoft.com) 접속 후 왼쪽 메뉴에서
만들기>예약된 클라우드 흐름을 선택합니다. -
흐름 이름 및 반복 설정:
- 흐름 이름:
엑셀-SharePoint 고객 데이터 동기화 - 반복:
매일,오전 9시(원하는 주기와 시간 설정) 만들기클릭!
- 흐름 이름:
-
엑셀 데이터 가져오기:
- 새 단계 추가 (
+ 새 단계) >엑셀 Online (비즈니스)검색 후테이블에 있는 행 나열액션을 선택합니다. 위치: 엑셀 파일이 있는 SharePoint 사이트를 선택합니다. (예:내 사이트)문서 라이브러리: 엑셀 파일이 있는 문서 라이브러리를 선택합니다. (예:문서)파일: 엑셀 파일 이름을 선택합니다. (예:고객 현황.xlsx)테이블: 엑셀 파일 내의 테이블 이름을 선택합니다. (예:고객데이터)
💡 팁: 엑셀 파일의 데이터 범위를 ‘테이블로 서식 지정’해야 Power Automate가 데이터를 인식할 수 있습니다. (엑셀에서 데이터 범위 선택 후
삽입>표클릭) - 새 단계 추가 (
-
SharePoint 목록에 데이터 쓰기 (생성 또는 업데이트): 이제 엑셀에서 가져온 각 행을 SharePoint 목록에 반영해야 합니다. 여기서는 ‘새로운 데이터만 추가’하는 간단한 흐름을 만들고, ‘업데이트’ 로직은 팁으로 설명하겠습니다.
-
새 단계 추가 (
+ 새 단계) >제어>각 항목에 적용을 선택합니다. -
이전 단계의 출력 선택:테이블에 있는 행 나열의값을 선택합니다. (이는 엑셀의 모든 행을 의미합니다.) -
각 항목에 적용블록 안에서 새 단계 추가 (+ 새 단계) >SharePoint검색 후항목 만들기액션을 선택합니다. -
사이트 주소: SharePoint 목록이 있는 사이트를 선택합니다. -
목록 이름: 동기화할 SharePoint 목록 이름을 선택합니다. (예:고객 목록) -
이제 SharePoint 목록의 각 컬럼에 엑셀 데이터를 매핑합니다. (동적 콘텐츠 사용)
제목:고객명(엑셀의 고객명 컬럼)연락처:연락처(엑셀의 연락처 컬럼)담당자:담당자(엑셀의 담당자 컬럼)계약일:계약일(엑셀의 계약일 컬럼)계약상태:계약상태(엑셀의 계약상태 컬럼)
예시 Power Automate 흐름 구조: 1. 되풀이 (매일 오전 9시) ↓ 2. 엑셀 Online (비즈니스) - 테이블에 있는 행 나열 (고객 현황.xlsx / 고객데이터) ↓ 3. 각 항목에 적용 (이전 단계의 '값') ↓ (각 항목에 적용 내부) 4. SharePoint - 항목 만들기 (고객 목록) - 제목: @{items('각_항목에_적용')?['고객명']} - 연락처: @{items('각_항목에_적용')?['연락처']} - ... (나머지 컬럼 매핑) -
실행 및 테스트:
- 흐름을 저장하고,
테스트버튼을 눌러 수동으로 실행해봅니다. - 엑셀 파일에 새로운 데이터를 추가한 후 흐름을 실행하면 SharePoint 목록에 해당 데이터가 자동으로 추가되는 것을 확인할 수 있습니다.
시나리오 2: SharePoint 목록 데이터를 엑셀 파일로 자동 내보내기/보고서 생성 📥
SharePoint 목록에 쌓인 최신 데이터를 주기적으로 엑셀 파일로 내보내어 보고서를 만들거나, 오프라인에서 활용하고 싶을 때 유용한 시나리오입니다. 예를 들어, 프로젝트 진행 현황이 SharePoint 목록에 업데이트될 때마다 자동으로 엑셀 보고서로 생성하여 특정 폴더에 저장하는 경우입니다.
🤔 문제점:
- 프로젝트 관리자가 SharePoint 목록에서 프로젝트 진행 현황을 매주 확인한다.
- 이 데이터를 엑셀로 내보내어 팀장에게 보고해야 한다. (매번 수동으로 내보내기 및 파일 정리)
✨ 해결책: Power Automate로 SharePoint 데이터 자동 내보내기!
준비물:
- 최신 데이터가 있는 SharePoint 목록
- 예: “프로젝트 현황” 목록
- 컬럼: 프로젝트명, 시작일, 종료일, 진행률, 담당자, 상태
- 데이터를 받아올 엑셀 파일 (SharePoint 또는 OneDrive에 저장)
- 예: “주간_프로젝트_보고서.xlsx” 파일 내 “프로젝트데이터” 테이블
- 컬럼: 프로젝트명, 시작일, 종료일, 진행률, 담당자, 상태 (SharePoint 목록 컬럼과 동일하게 구성)
Power Automate 흐름 생성 단계:
-
새 흐름 생성:
만들기>예약된 클라우드 흐름을 선택합니다. -
흐름 이름 및 반복 설정:
- 흐름 이름:
SharePoint-엑셀 주간 프로젝트 보고서 - 반복:
매주,금요일,오후 5시(원하는 주기와 시간 설정) 만들기클릭!
- 흐름 이름:
-
기존 엑셀 데이터 삭제 (선택 사항 – 중요!): SharePoint 목록에서 최신 데이터를 가져오기 전에, 기존 엑셀 파일의 데이터를 모두 지우는 것이 일반적입니다. ‘테이블에 있는 모든 행 삭제’ 액션은 없으므로, 테이블을 지우고 다시 만드는 방법을 사용해야 합니다. 하지만 이는 다소 복잡하니, 여기서는 새로운 행을 추가하는 방식을 설명하고, 완전 초기화는 고급 팁으로 미루겠습니다. (가장 간단한 방법은 새 시트에 계속 추가하거나, 새 파일로 저장하는 것입니다.)
🚨 주의: ‘테이블에서 행 삭제’는 특정 조건의 행만 삭제할 수 있습니다. 전체 테이블을 비우려면,
테이블 삭제후테이블 만들기액션을 사용하거나, 매번 새로운 엑셀 파일을 생성하는 로직이 더 안전합니다. 이 예시에서는 기존 행 유지 및 새 행 추가 방식을 사용하겠습니다. 만약 기존 데이터가 계속 쌓이는 것을 원치 않는다면, 매번 새로운 파일을 생성하는 방식을 고려하세요. -
SharePoint 목록 데이터 가져오기:
- 새 단계 추가 (
+ 새 단계) >SharePoint검색 후항목 가져오기액션을 선택합니다. 사이트 주소: SharePoint 목록이 있는 사이트 주소를 선택합니다.목록 이름: 데이터를 가져올 SharePoint 목록 이름을 선택합니다. (예:프로젝트 현황)
💡 팁:
항목 가져오기액션에는 필터 쿼리, 순서, 상위 N개 항목 등 다양한 옵션이 있습니다. 필요한 데이터만 가져오도록 활용하세요! - 새 단계 추가 (
-
엑셀 테이블에 데이터 쓰기 (행 추가):
-
새 단계 추가 (
+ 새 단계) >제어>각 항목에 적용을 선택합니다. -
이전 단계의 출력 선택:항목 가져오기의값을 선택합니다. (이는 SharePoint 목록의 모든 항목을 의미합니다.) -
각 항목에 적용블록 안에서 새 단계 추가 (+ 새 단계) >엑셀 Online (비즈니스)검색 후테이블에 행 추가액션을 선택합니다. -
위치: 엑셀 파일이 있는 SharePoint 사이트를 선택합니다. -
문서 라이브러리: 엑셀 파일이 있는 문서 라이브러리를 선택합니다. -
파일: 엑셀 파일 이름을 선택합니다. (예:주간_프로젝트_보고서.xlsx) -
테이블: 엑셀 파일 내의 테이블 이름을 선택합니다. (예:프로젝트데이터) -
이제 엑셀 테이블의 각 컬럼에 SharePoint 목록 데이터를 매핑합니다.
프로젝트명:제목(SharePoint의 제목 컬럼)시작일:시작일(SharePoint의 시작일 컬럼)종료일:종료일(SharePoint의 종료일 컬럼)진행률:진행률(SharePoint의 진행률 컬럼)담당자:담당자 표시 이름(SharePoint의 담당자 컬럼)상태:상태 값(SharePoint의 상태 컬럼)
예시 Power Automate 흐름 구조: 1. 되풀이 (매주 금요일 오후 5시) ↓ 2. SharePoint - 항목 가져오기 (프로젝트 현황) ↓ 3. 각 항목에 적용 (이전 단계의 '값') ↓ (각 항목에 적용 내부) 4. 엑셀 Online (비즈니스) - 테이블에 행 추가 (주간_프로젝트_보고서.xlsx / 프로젝트데이터) - 프로젝트명: @{items('각_항목에_적용')?['Title']} - 시작일: @{items('각_항목에_적용')?['StartDate']} - ... (나머지 컬럼 매핑) -
실행 및 테스트:
- 흐름을 저장하고
테스트버튼을 눌러 수동으로 실행해봅니다. - SharePoint 목록의 데이터가 엑셀 파일의 테이블에 자동으로 추가되는 것을 확인할 수 있습니다.
팁 & 주의사항 ⚠️
이러한 자동화 흐름을 만들 때 몇 가지 중요한 팁과 주의사항이 있습니다.
- 엑셀 파일은 반드시 ‘테이블’로!: 엑셀 데이터를 Power Automate가 읽거나 쓰려면, 해당 데이터 범위가 반드시 ‘테이블로 서식 지정’되어 있어야 합니다. (선택 후
삽입탭의표클릭) 일반 범위는 인식되지 않습니다. - 컬럼 이름 일치: 엑셀 테이블의 헤더 이름과 SharePoint 목록의 컬럼 이름이 명확하게 일치하지 않아도 Power Automate가 매핑은 해주지만, 헷갈리지 않도록 유사하게 설정하는 것이 좋습니다. 특히 데이터 형식 (숫자, 텍스트, 날짜 등)이 중요합니다.
- 고유 식별자 활용 (업데이트 시):
- 엑셀 데이터를 SharePoint 목록에 업로드할 때, 단순히 ‘생성’만 할 것이 아니라, 이미 존재하는 항목은 ‘업데이트’하고 싶다면 고유한 식별자(예: 고객ID, 상품코드)가 반드시 필요합니다.
- 이 경우,
각 항목에 적용내에서SharePoint - 항목 가져오기를 통해 해당 고유 식별자를 가진 항목이 이미 SharePoint에 있는지 확인하고 (필터 쿼리사용),조건액션을 통해 존재 여부에 따라항목 업데이트또는항목 만들기로 분기 처리해야 합니다. - 예시 (시나리오 1에서 업데이트 로직 추가):
엑셀 Online - 테이블에 있는 행 나열각 항목에 적용SharePoint - 항목 가져오기(필터 쿼리:Title eq '엑셀행의 고객명')조건:항목 가져오기의값이 비어있는지 확인 (length(outputs('항목_가져오기')?['body/value']) eq 0여부)예(없음):SharePoint - 항목 만들기아니요(있음):SharePoint - 항목 업데이트(항목 ID는항목 가져오기의 첫 번째 ID 사용)
- 데이터 형식 일치: 엑셀의 숫자 데이터를 SharePoint의 텍스트 컬럼에 넣으려 하거나, 날짜 형식이 맞지 않으면 오류가 발생할 수 있습니다. Power Automate에서
formatDateTime()등의 함수를 사용하여 데이터 형식을 변환해야 할 수도 있습니다. - 성능 및 제한: 대량의 데이터를 처리할 때는 Power Automate의 제한 (API 호출 수, 실행 시간 등)을 고려해야 합니다. 한 번에 수만 개의 행을 처리하기 어렵다면, 데이터를 분할하거나 고급 기술 (배치 처리, 데이터 흐름)을 고려해야 합니다.
- 오류 처리: 흐름이 예상치 못한 오류로 중단될 경우를 대비하여
범위및구성 - 다음 실행 조건을 활용하여 오류 발생 시 알림을 받거나 재시도하도록 설정할 수 있습니다. - 엑셀 파일의 위치: 엑셀 파일은 OneDrive For Business 또는 SharePoint 문서 라이브러리에 있어야 합니다. 개인 OneDrive나 로컬 PC 파일은 지원되지 않습니다.
- 시간대 설정: 예약된 흐름의 경우, Power Automate의 시간대 설정과 실제 사용자의 시간대가 다를 수 있으니 주의해야 합니다.
결론 🎉
이제 더 이상 엑셀과 쉐어포인트 사이의 데이터 이동 때문에 스트레스 받지 마세요! Power Automate는 이처럼 단순 반복되는 데이터 관리 작업을 자동화하여 여러분의 귀중한 시간을 아껴주고, 데이터의 정확성과 일관성을 높여줍니다.
오늘 배운 시나리오들을 바탕으로 여러분의 업무 환경에 맞는 다양한 자동화 흐름을 직접 만들어보세요. 처음에는 조금 어렵게 느껴질 수 있지만, 몇 번 시도해보면 금세 익숙해질 것입니다. Power Automate와 함께라면 여러분의 업무는 훨씬 더 스마트하고 효율적으로 변할 거예요!
궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 남겨주세요! 다음에는 더 유익한 정보로 찾아오겠습니다. 💡✨
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