숨겨진 보석같은 기능 발굴! Microsoft Teams 활용 팁 모음

안녕하세요! 🚀 매일 사용하는 Microsoft Teams, 혹시 여러분은 그 기능의 100%를 활용하고 계신가요? 많은 사람들이 Teams를 단순히 채팅이나 화상 회의 도구로만 생각하지만, 사실 Teams 안에는 우리의 업무 효율을 극대화시켜 줄 ‘숨겨진 보석’ 같은 기능들이 정말 많습니다! ✨

오늘은 여러분의 Teams 활용 레벨을 한 단계 업그레이드할 수 있는, 몰라서 놓치기 쉬운 유용한 팁들을 최신 정보와 함께 자세히 소개해 드리겠습니다. 이 글을 통해 Teams의 진정한 힘을 경험해 보세요! 💪

💡 1. 채팅 및 소통 효율 극대화 팁

일상적인 대화 속에서 놓치기 쉬운 유용한 기능들입니다.

1.1 메시지 저장 (Save Message) – 중요한 정보는 잊지 않게! 🔖

• 설명: 팀즈 채팅이나 채널에서 나중에 다시 봐야 할 중요한 정보, 링크, 아이디어 등을 발견했다면, 메시지를 저장해 보세요. 북마크처럼 사용할 수 있어 편리합니다.
• 사용법:
  1. 저장하고 싶은 메시지에 마우스를 올립니다.
  2. 나타나는 옵션 중 … (추가 옵션)을 클릭합니다.
  3. 메시지 저장을 선택합니다.
• 어디서 확인하나요?:
  1. Teams 좌측 상단의 프로필 사진을 클릭합니다.
  2. 저장됨을 선택하면 저장된 모든 메시지를 확인할 수 있습니다.
• 예시: “이번 주 회의록 링크”나 “새로운 프로젝트 아이디어” 같은 메시지를 저장해두면 나중에 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 잊어버릴 걱정 없이 필요한 정보를 챙길 수 있죠!

1.2 메시지 번역 (Translate Message) – 글로벌 팀과의 소통도 문제없어요! 🌍

• 설명: 해외 지사나 외국인 동료와 함께 일할 때, 다른 언어로 된 메시지를 실시간으로 번역하여 볼 수 있는 기능입니다. 더 이상 번역기를 따로 열 필요가 없습니다!
• 사용법:
  1. 번역하고 싶은 메시지에 마우스를 올립니다.
  2. … (추가 옵션)을 클릭합니다.
  3. 번역을 선택합니다.
• 예시: 영어로 “Please send the report by EOD.”라고 온 메시지를 클릭 한 번으로 “보고서는 오늘 업무 종료 전까지 보내주세요.”라고 볼 수 있습니다. 언어의 장벽이 사라지는 마법을 경험해 보세요! ✨

1.3 메시지 확장 (Message Extensions) – 채팅창에서 바로 생산적인 작업! 📊👏

• 설명: 채팅 입력 상자 아래에 있는 … (메시지 확장) 버튼을 통해 다양한 앱 기능을 바로 사용할 수 있습니다. 설문조사, 칭찬 보내기, 작업 할당 등 채팅 흐름을 끊지 않고 유용한 작업을 할 수 있습니다.
• 사용법:
  1. 채팅 입력 상자 아래의 … 버튼을 클릭합니다.
  2. 설치된 앱 목록이 나타나며, 원하는 기능을 선택합니다. (예: Forms로 설문조사 만들기, Praise로 동료 칭찬하기)
• 예시:
  • 회의 일정을 정하기 위해 “점심 메뉴 설문조사”를 만들어 팀원들의 의견을 바로 물어볼 수 있습니다. 🥙
  • 동료가 힘든 업무를 잘 해냈을 때 Praise 앱으로 “대단해요!” 배지를 보내 칭찬과 격려를 해줄 수 있습니다. 🏅

1.4 몰입형 리더 (Immersive Reader) – 집중해서 읽고 싶을 때! 📖

• 설명: 메시지에서 불필요한 요소들을 제거하고 텍스트만 깔끔하게 보여주어 가독성을 높여주는 기능입니다. 읽기 장애가 있는 분들이나 장문의 글을 집중해서 읽어야 할 때 특히 유용합니다.
• 사용법:
  1. 읽고 싶은 메시지에 마우스를 올립니다.
  2. … (추가 옵션)을 클릭합니다.
  3. 몰입형 리더를 선택합니다.
• 주요 기능: 텍스트 음성 변환 (소리 내어 읽어주기), 글꼴 크기/색상 조절, 줄 간격 조절, 단어 강조 등.
• 예시: 장문의 공지사항이나 복잡한 업무 지침을 몰입형 리더로 읽으면, 눈의 피로를 줄이고 내용을 더 정확하게 이해하는 데 도움이 됩니다.

💡 2. 회의 효율성 극대화 팁

Teams 회의를 더욱 스마트하고 생산적으로 만들어 보세요.

2.1 팝업 회의 및 채팅 (Pop-out Meetings & Chats) – 멀티태스킹의 달인! 🖥️

• 설명: 회의 창을 Teams 메인 화면에서 별도의 창으로 분리하여 띄울 수 있습니다. 동시에 다른 팀 채팅을 하거나 파일을 찾아보는 등 멀티태스킹이 가능해집니다.
• 사용법:
  1. 회의에 참여한 후, 회의 창 상단의 별도 창으로 열기 아이콘 (네모 박스 안에 화살표)을 클릭합니다.
  2. 채팅도 마찬가지로 해당 채팅을 더블 클릭하면 별도 창으로 띄울 수 있습니다.
• 예시: 회의 중에도 팀원에게 긴급하게 파일을 전달해야 할 때, 회의를 끄지 않고도 별도의 채팅창에서 바로 처리할 수 있어 매우 편리합니다.

2.2 라이브 캡션 & 전사 (Live Captions & Transcription) – 놓치지 않고 기록하기! 🗣️📝

• 설명: 회의 중 발언하는 내용을 실시간으로 텍스트로 변환하여 화면 하단에 자막처럼 보여주는 기능 (라이브 캡션)과 회의 전체 내용을 텍스트로 기록하고 저장하는 기능 (전사)입니다.
• 사용법 (라이브 캡션): 회의 중 더보기 (… ) > 라이브 캡션 켜기
• 사용법 (전사): 회의 중 더보기 (… ) > 녹음 및 전사 시작 (전사는 녹음과 함께 시작됩니다.)
• 활용 팁:
  • 접근성: 청각 장애가 있는 참석자에게 큰 도움이 됩니다.
  • 집중도 향상: 중요한 내용을 놓칠까 봐 불안할 때 도움이 됩니다.
  • 회의록: 회의 후 전사된 내용을 바탕으로 회의록을 쉽게 작성할 수 있습니다. 누가 어떤 말을 했는지까지 기록됩니다!
• 예시: 영어로 진행되는 회의에서 라이브 캡션을 켜두면 이해도를 높일 수 있고, 회의 후 전사본을 통해 다시 한번 내용을 확인하여 누락된 정보를 방지할 수 있습니다.

2.3 공동 작업 화이트보드 (Collaborative Whiteboard) – 아이디어를 시각화하세요! 💡

• 설명: Teams 회의 중 화이트보드를 공유하여 참석자들과 실시간으로 아이디어를 브레인스토밍하고 시각화할 수 있습니다.
• 사용법: 회의 중 공유 버튼 > Microsoft Whiteboard 선택.
• 활용 팁:
  • 새로운 프로젝트 아이디어 회의 시, 마인드맵을 그리거나 아이디어 스티커를 붙이며 자유롭게 의견을 나눌 수 있습니다.
  • 문제 해결 워크숍에서 다이어그램을 그리며 해결책을 모색할 수 있습니다.
• 예시: 다음 분기 목표를 세우는 회의에서 팀원들이 각자 생각하는 키워드를 화이트보드에 자유롭게 적고 연결하며, 창의적인 아이디어를 도출해낼 수 있습니다.

💡 3. 생산성 및 정리 파워업 팁

업무를 더 체계적이고 효율적으로 관리해 보세요.

3.1 개인 앱 (Personal Apps) – 나만의 생산성 허브! 🚀

• 설명: Teams 좌측 사이드바에 있는 ... (앱)을 클릭하면 Planner, OneNote, Wiki 등 다양한 개인 생산성 앱들을 추가하여 나만의 워크스페이스를 만들 수 있습니다.
• 활용 팁:
  • Planner: 개인 작업 목록을 관리하거나 팀 프로젝트의 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 마감 기한 설정, 담당자 지정 등 편리한 기능이 많습니다.
  • OneNote: 회의록, 아이디어 스케치, 개인 노트 등 모든 정보를 한곳에 모아 관리할 수 있습니다.
  • Wiki: 팀의 지식 베이스나 FAQ를 만들어 공유하는 데 유용합니다.
• 예시: “내 작업”으로 Planner를 추가하면, Teams를 닫지 않고도 오늘 해야 할 일을 체크하고, 마감 기한을 확인하며 효율적으로 일할 수 있습니다.

3.2 활동 피드 필터링 (Activity Feed Filtering) – 중요한 알림만 쏙쏙! 🔍

• 설명: Teams의 활동 피드는 모든 알림이 모이는 곳이라 가끔 혼란스러울 수 있습니다. 이때 필터링 기능을 사용하면 필요한 알림만 빠르게 찾아볼 수 있습니다.
• 사용법:
  1. 활동 탭으로 이동합니다.
  2. 필터 아이콘을 클릭합니다.
  3. 더보기 (...)를 클릭하면 읽지 않음, 멘션, 답글, 좋아요, 저장됨 등 다양한 필터 옵션이 나타납니다.
• 예시: “@멘션” 필터를 사용하면 나를 직접 언급한 메시지만 모아서 볼 수 있어, 중요한 요청이나 답변을 놓치지 않을 수 있습니다. 🔔

3.3 승인 앱 (Approvals App) – 업무 승인 프로세스를 간소화! ✅

• 설명: 휴가 신청, 경비 처리, 문서 승인 등 일상적인 업무 승인 과정을 Teams 내에서 체계적으로 관리하고 추적할 수 있는 앱입니다. Power Automate와 연동되어 워크플로우를 자동화할 수 있습니다.
• 사용법:
  1. Teams 좌측 앱 목록에서 Approvals를 검색하여 추가합니다.
  2. 새 승인 요청을 생성하고, 승인자, 문서 등을 첨부하여 보냅니다.
• 예시: 외부 미팅을 위한 출장비를 신청할 때, Approvals 앱을 통해 요청하면 승인자가 Teams 내에서 바로 승인/거부할 수 있으며, 진행 상황도 실시간으로 추적할 수 있습니다. 더 이상 복잡한 이메일 스레드를 뒤적거릴 필요가 없습니다! 📄➡️👍

💡 4. 숨겨진 보석 중의 보석! Microsoft Loop 구성 요소 🔗

최신 기능으로, 아직 많은 분들이 활용법을 모르고 계실 수 있습니다.

Microsoft Loop 구성 요소 (Microsoft Loop Components) – 실시간 공동 작업의 미래! 🎨

• 설명: Teams 채팅, Outlook 이메일, Loop 페이지 등 다양한 Microsoft 365 앱에서 실시간으로 함께 작업할 수 있는 휴대용 콘텐츠 조각입니다. 목록, 표, 단락, 투표 등 다양한 형태로 정보를 공유하고 공동 편집할 수 있습니다.
• 사용법:
  1. Teams 채팅 입력 상자에서 Loop 아이콘을 클릭합니다.
  2. 원하는 구성 요소 (예: 불릿 목록, 작업 목록, 투표 테이블)를 선택합니다.
  3. 생성된 Loop 구성 요소를 채팅방에 게시합니다.
• 활용 팁:
  • 실시간 회의록: 회의 중 실시간으로 의제나 액션 아이템을 Loop 목록으로 작성하고, 모든 참석자가 동시에 편집할 수 있습니다. 회의가 끝남과 동시에 회의록 작성이 완료되는 마법! ✨
  • 빠른 의사 결정: 투표 테이블을 이용해 안건에 대한 의견을 빠르게 취합하고 결정할 수 있습니다.
  • 공동 작업 문서 초안: 아이디어 스케치나 문서의 초안을 Loop 단락으로 공유하고 팀원들이 함께 내용을 추가하거나 수정할 수 있습니다.
• 예시: “주간 업무 보고서 초안”을 Loop 목록으로 공유하면, 각 팀원이 자신의 파트를 바로 추가하거나 수정할 수 있고, 누가 무엇을 편집했는지 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이메일로 파일을 주고받거나 버전 관리에 골치 아파할 필요가 전혀 없습니다! 🤯➡️🤩

💡 5. 생산성 고수가 되는 지름길! 단축키와 슬래시 명령어 ⌨️⚡

손가락 몇 번으로 Teams를 훨씬 빠르게 조작할 수 있습니다.

5.1 키보드 단축키 (Keyboard Shortcuts) – 마우스 없이 빠른 탐색! ⌨️

• 설명: Teams는 다양한 키보드 단축키를 제공하여 마우스 사용을 최소화하고 작업을 빠르게 전환할 수 있게 돕습니다.
• 주요 단축키 (Windows 기준):
  • Ctrl + . (점): 모든 단축키 목록 보기 (가장 중요한 단축키!)
  • Ctrl + Shift + M: 회의 중 마이크 음소거/음소거 해제 🎤
  • Ctrl + Shift + O: 회의 중 카메라 켜기/끄기 📹
  • Ctrl + E: 검색 창 활성화 (채팅, 파일 등 빠르게 검색) 🔎
  • Ctrl + N: 새 채팅 시작 💬
  • Ctrl + 1, Ctrl + 2, Ctrl + 3…: 좌측 탭 전환 (활동, 채팅, 팀 등)
• 예시: 급하게 회의 중 발언해야 할 때 Ctrl + Shift + M을 눌러 빠르게 음소거를 해제하고, 발표를 시작할 수 있습니다.

5.2 슬래시 명령어 (Slash Commands) – 채팅창에서 바로 실행! ⚡

• 설명: 채팅 입력 상자에 / (슬래시)를 입력하면 특정 명령을 바로 실행할 수 있습니다. 앱을 클릭하거나 메뉴를 찾아 들어갈 필요 없이, 키보드만으로 다양한 기능을 수행합니다.
• 사용법: 채팅 입력 상자에 /를 입력하면 사용 가능한 명령어 목록이 나타납니다.
• 주요 슬래시 명령어:
  • /activity: 내 모든 활동 피드 보기
  • /call: 빠르게 통화 시작 (이름 입력 후) 📞
  • /files: 내 최근 파일 목록 보기 📁
  • /wiki: 개인 위키 노트 열기
  • /help: 도움말 열기 (모든 슬래시 명령어도 여기서 확인 가능) ❓
  • /who: 현재 팀/채팅에 있는 사용자에 대한 정보 찾기 (예: /who is [이름])
  • /away: 내 상태를 ‘다른 용무 중’으로 변경 (다른 상태 변경도 가능)
• 예시: 급하게 동료에게 전화해야 할 때, /call [동료이름]을 입력하면 바로 통화가 연결됩니다. 📞

마무리하며 🎉

어떠셨나요? Microsoft Teams가 단순한 협업 도구를 넘어, 여러분의 업무 방식을 혁신할 수 있는 강력한 플랫폼이라는 것을 느끼셨나요? 위에 소개해 드린 기능들은 Teams의 빙산의 일각에 불과하지만, 이것만으로도 여러분의 업무 효율은 눈에 띄게 향상될 것입니다.

오늘부터 하나씩 시도해 보면서 Teams의 숨겨진 보석들을 직접 발굴하고 활용해 보세요! 분명 더 스마트하고 생산적인 업무 환경을 만들 수 있을 겁니다. Teams는 끊임없이 발전하고 있으니, 새로운 기능에 대해서도 지속적으로 관심을 가져주시면 좋겠습니다.

여러분의 스마트한 Teams 생활을 응원합니다! 🚀✨ D