여러분은 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)를 얼마나 활용하고 계신가요? 💬 단순히 채팅하고 회의하는 도구로만 생각하고 계셨다면, 오늘 이 글을 통해 팀즈의 진정한 ‘게임 체인저’로서의 면모를 발견하게 되실 겁니다! 팀즈는 보이는 것 이상으로 훨씬 더 강력하고 다양한 기능을 숨기고 있습니다.
이 글에서는 팀 협업의 효율성을 극대화하고, 여러분을 팀즈 고수로 만들어 줄 20가지 숨겨진(혹은 잘 알려지지 않은) 기능들을 소개합니다. 지금부터 팀즈의 잠재력을 100% 끌어올려 보세요! 🚀
1. 채팅 및 커뮤니케이션 강화 🚀
팀즈의 핵심은 역시 커뮤니케이션이죠. 다음 기능들을 활용하면 더욱 명확하고 효율적인 대화가 가능해집니다.
1. 특정 메시지에 답장하기 👍
채팅방에서 대화가 빠르게 진행될 때, 어떤 메시지에 대한 답장인지 헷갈릴 때가 많습니다. 이 기능을 활용하면 대화의 맥락을 명확히 할 수 있습니다.
- 활용법: 답장하고 싶은 메시지에 마우스를 올린 후 나타나는 이모지/옵션 바에서
...(더 보기)를 클릭하고답장을 선택하세요. - 왜 유용할까? 엉뚱한 답변을 방지하고, 혼란스러운 그룹 채팅에서도 특정 질문에 대한 답변을 명확히 연결할 수 있습니다.
- 예시: “어제 회의록에서 언급된 A안에 대한 제 의견은 이렇습니다.” 📝
2. 메시지 번역 🌍
글로벌 팀과 협업하거나, 외국어 콘텐츠를 접할 때 매우 유용한 기능입니다.
- 활용법: 번역하고 싶은 메시지에 마우스를 올린 후
...(더 보기)를 클릭하고번역을 선택하세요. 팀즈 설정에 따라 원하는 언어로 자동 번역됩니다. - 왜 유용할까? 언어 장벽 없이 즉각적인 소통이 가능해집니다.
- 예시: 외국인 동료가 보낸 기술 용어 가득한 메시지를 빠르게 이해해야 할 때. 🗣️
3. 몰입형 리더 (Immersive Reader) 📖
장문의 메시지나 공지사항을 읽을 때 가독성을 높여주고, 눈의 피로를 줄여주는 기능입니다.
- 활용법: 읽고 싶은 메시지에 마우스를 올린 후
...(더 보기)를 클릭하고몰입형 리더를 선택하세요. 메시지가 깔끔한 읽기 모드로 전환됩니다. - 왜 유용할까? 집중해서 내용을 파악하고 싶을 때, 혹은 난독증이 있는 팀원에게 도움이 됩니다. 텍스트 음성 변환 기능도 제공합니다.
- 예시: 팀장이 올린 긴 분량의 프로젝트 공지사항을 편안하게 읽고 싶을 때. 👓
4. 메시지 저장 ⭐
중요한 정보나 다시 봐야 할 메시지를 놓치지 않고 따로 저장해둘 수 있습니다.
- 활용법: 저장하고 싶은 메시지에 마우스를 올린 후
...(더 보기)를 클릭하고이 메시지 저장을 선택하세요. 저장된 메시지는 프로필 사진을 클릭한 후저장됨에서 확인할 수 있습니다. - 왜 유용할까? 나중에 쉽게 찾아볼 수 있어 중요한 자료를 놓치지 않습니다.
- 예시: 프로젝트 진행에 필요한 핵심 가이드라인, 자주 묻는 질문(FAQ)에 대한 답변. 🔖
5. 메시지 교차 게시 📢
하나의 메시지를 여러 채널에 동시에 게시해야 할 때 유용합니다. 복사 붙여넣기 할 필요 없이 시간을 절약할 수 있습니다.
- 활용법: 새 대화 시작 시
서식(A+펜 아이콘)을 클릭한 후, 상단의채널에 교차 게시아이콘을 선택하고 원하는 채널들을 추가하세요. - 왜 유용할까? 여러 관련 팀이나 부서에 동일한 내용을 효율적으로 공지할 수 있습니다.
- 예시: 회사 전체에 새로운 보안 정책을 알리거나, 여러 프로젝트 팀에 공통 지침을 전달할 때. 📣
6. 개별 채팅 고정 📌
자주 소통하는 개인 채팅방이나 그룹 채팅방을 상단에 고정하여 빠르게 접근할 수 있습니다.
- 활용법: 채팅 목록에서 고정하고 싶은 채팅방에 마우스를 올린 후
...(더 보기)를 클릭하고고정을 선택하세요. - 왜 유용할까? 수많은 채팅방 속에서 중요한 대화를 놓치지 않고, 시간을 절약할 수 있습니다.
- 예시: 핵심 팀원과의 1:1 채팅, 매일 소통하는 프로젝트 그룹 채팅. 🧑💻
7. 긴급 메시지 및 중요 메시지 🚨
받는 사람이 놓치지 말아야 할, 긴급하거나 중요한 정보를 보낼 때 사용하는 기능입니다.
- 활용법: 메시지 작성 시
서식(A+펜 아이콘)을 클릭한 후, 하단의느낌표아이콘을 클릭하여중요또는긴급을 선택하세요. 긴급 메시지는 받는 사람에게 2분마다 알림을 보냅니다. - 왜 유용할까? 일반 메시지보다 높은 가시성을 확보하여, 받는 사람이 즉시 내용을 확인하도록 유도합니다.
- 예시: 서버 다운과 같은 시스템 장애 발생 시 긴급 공지, 다음 주까지 제출해야 할 필수 서류 안내. ⚡
8. Loop 구성 요소 활용 🧩
아직 베타 기능이지만, 실시간 공동 작업을 위한 혁신적인 기능입니다. 표, 목록, 작업 항목 등을 채팅방에서 실시간으로 함께 편집할 수 있습니다.
- 활용법: 채팅창 아래
Loop 구성 요소아이콘을 클릭하고 원하는 구성 요소를 선택하세요. - 왜 유용할까? 별도의 문서 파일을 열지 않고도 채팅방 내에서 바로 아이디어를 브레인스토밍하거나, 회의록을 함께 작성할 수 있습니다.
- 예시: 회의 의제를 실시간으로 함께 작성하거나, 프로젝트 팀원들이 각자의 담당 업무를 목록으로 만들어 공동 관리할 때. 🤝
2. 회의 및 발표 마스터하기 🎤
팀즈 회의는 단순한 화상 통화를 넘어섭니다. 다음 기능들로 더욱 전문적이고 몰입감 있는 회의를 진행해 보세요.
9. 발표자 모드 활용 👨🏫
화면을 공유할 때, 발표자의 모습과 콘텐츠를 효과적으로 결합하여 전문적인 발표를 연출할 수 있습니다.
- 활용법: 회의 중
콘텐츠 공유를 클릭한 후,발표자 모드섹션에서스탠드아웃,리포터,나란히등 원하는 모드를 선택하세요. - 왜 유용할까? 발표자의 표정과 제스처를 전달하며 몰입도를 높이고, 딱딱한 자료 공유 화면을 생동감 있게 바꿀 수 있습니다.
- 예시: 신제품 발표회에서 마치 뉴스 앵커처럼 자료 옆에서 설명하거나, 특정 영상을 배경으로 발표자의 모습이 보이게 할 때. 🌟
10. 노이즈 억제 설정 🔇
주변 소음 때문에 회의에 방해받는 일이 없도록 배경 소음을 줄여줍니다.
- 활용법: 팀즈
설정>장치>노이즈 억제에서높음또는자동을 선택하세요. - 왜 유용할까? 재택근무 환경에서 발생하는 생활 소음(예: 아이들 소리, 반려동물 소리)이나 카페와 같은 외부 환경의 잡음을 효과적으로 제거하여 깨끗한 음질로 회의에 참여할 수 있습니다.
- 예시: 옆집 공사 소음 속에서 중요한 회의를 진행해야 할 때. 🤫
11. 회의 중 투표 및 설문조사 📊
회의 중 실시간으로 참석자들의 의견을 수렴하거나, 간단한 퀴즈를 진행하여 참여도를 높일 수 있습니다.
- 활용법: 회의 중 상단
앱버튼을 클릭하여Forms를 추가하고, 새 설문 조사를 시작하세요. - 왜 유용할까? 빠르고 쉽게 참석자들의 의견을 취합하여 의사결정을 돕거나, 회의를 더욱 상호작용적으로 만듭니다.
- 예시: 점심 메뉴 정하기, 다음 프로젝트 아이디어 선호도 조사, 회의 만족도 피드백. ✅
12. 손들기 기능 👋
대규모 회의에서 발언권을 얻거나 질문이 있을 때, 회의의 흐름을 방해하지 않고 알릴 수 있습니다.
- 활용법: 회의 컨트롤 바에서
손 모양아이콘을 클릭하세요. - 왜 유용할까? 진행자는 누가 발언하고 싶은지 쉽게 파악할 수 있고, 회의의 질서를 유지할 수 있습니다.
- 예시: 강연이나 워크숍에서 질문을 하고 싶지만, 말로 끊기 어려울 때. 🙋♀️
13. 대화방(Breakout Rooms) 사전 할당 🚪
소그룹 토론이나 워크숍을 위해 참석자들을 미리 소규모 그룹으로 나누어 효율적인 회의 준비를 할 수 있습니다.
- 활용법: 회의를 예약할 때
회의 옵션에서대화방을 미리 설정하고 참석자들을 할당할 수 있습니다. - 왜 유용할까? 회의 시작 시 그룹 나누는 시간을 절약하고, 참석자들이 준비된 환경에서 바로 토론을 시작할 수 있습니다.
- 예시: 팀 빌딩 워크숍에서 다양한 부서의 직원들을 섞어 소그룹 활동을 진행할 때. 🧑🤝🧑
3. 생산성 및 업무 효율 극대화 💡
팀즈는 단순히 소통하는 것을 넘어, 업무 생산성을 크게 향상시킬 수 있는 다양한 도구들을 제공합니다.
14. 명령어 상자(/) 활용 ⚡
상단 검색창은 단순한 검색 도구가 아닙니다. /(슬래시)를 입력하면 특정 기능을 빠르게 실행할 수 있는 명령어 목록이 나타납니다.
- 활용법: 팀즈 상단 검색창에
/를 입력하고 나타나는 명령어 목록 중에서 원하는 기능을 선택하거나 입력하세요. (예:/files,/calls,/status) - 왜 유용할까? 마우스를 사용하지 않고도 원하는 기능에 빠르게 접근하여 시간을 절약할 수 있습니다.
- 예시:
/calls를 입력하여 바로 전화를 걸거나,/files를 입력하여 최근 파일 목록을 볼 때. 🚀
15. 활동 피드 필터링 🔍
수많은 알림 속에서 중요한 내용만 골라보고 싶을 때 활동 피드 필터링 기능을 사용하세요.
- 활용법: 왼쪽
활동탭에서깔때기아이콘을 클릭한 후,답장,멘션,누군가 나에게 좋아요를 남김등 원하는 필터를 적용하세요. - 왜 유용할까? 수많은 알림 속에서 자신에게 직접적으로 관련된 내용이나 놓친 중요 알림만 빠르게 확인할 수 있습니다.
- 예시: 팀원들이 나를 멘션한 내용만 확인하거나, 내가 놓친 통화 목록만 볼 때. 🛎️
16. 알림 설정 세분화 🔔
각 채널이나 채팅방별로 알림 방식을 다르게 설정하여 중요한 정보만 놓치지 않고, 불필요한 방해를 줄일 수 있습니다.
- 활용법: 특정 채널 옆
...(더 보기)를 클릭하고채널 알림을 선택하세요. 또는 팀즈설정>알림 및 활동에서 전반적인 설정을 조절하세요. - 왜 유용할까? 핵심 프로젝트 채널은 모든 알림을 받고, 일반적인 소통 채널은 멘션만 받도록 설정하여 정보 과부하를 줄일 수 있습니다.
- 예시: 마감 임박 프로젝트 채널은 ‘모든 새 게시물 및 회신’ 알림을 받고, 비공식적인 수다 채널은 ‘끄기’로 설정하여 방해받지 않을 때. 🤫
17. 개인 앱 고정 및 활용 ⚙️
팀즈 왼쪽 메뉴에는 다양한 개인 생산성 앱(Tasks, Approvals, Wiki 등)을 추가하고 고정하여 빠르게 접근할 수 있습니다.
- 활용법: 왼쪽 메뉴
...(더 많은 앱)을 클릭하여 원하는 앱을 검색하고, 앱을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후고정을 선택하세요. - 왜 유용할까? 자신에게 필요한 도구들을 한곳에 모아두고 빠르게 전환하며 작업 효율을 높일 수 있습니다.
- 예시: Microsoft To Do와 통합된
Tasks by Planner and To Do앱을 고정하여 개인 할 일을 관리하거나,Approvals앱을 고정하여 결재 요청을 처리할 때. 📂
18. 승인 앱으로 워크플로우 간소화 ✅
휴가 신청, 구매 요청, 문서 승인 등 다양한 승인 절차를 팀즈 내에서 효율적으로 관리할 수 있습니다.
- 활용법: 왼쪽 메뉴에서
승인앱을 추가하고,새 승인 요청을 생성하세요. 워크플로우를 자동화할 수도 있습니다. - 왜 유용할까? 복잡한 종이 문서나 이메일 대신, 팀즈 내에서 모든 승인 과정을 투명하게 처리하고 추적할 수 있습니다.
- 예시: 팀원들이 휴가를 신청할 때 승인 앱을 통해 제출하고, 팀장이 팀즈에서 바로 승인/거부할 때. 👍
19. 키보드 단축키 마스터 ⌨️
마우스를 사용하지 않고도 팀즈를 빠르게 탐색하고 기능을 실행할 수 있습니다.
- 활용법:
Ctrl + . (점)또는/keys를 입력하여 모든 단축키 목록을 확인하세요. - 왜 유용할까? 작업 속도를 비약적으로 향상시키고, 전문가처럼 팀즈를 활용할 수 있게 해줍니다.
- 예시:
Ctrl+Shift+M으로 회의 중 바로 음소거/음소거 해제,Ctrl+Shift+K로 비디오 켜기/끄기,Ctrl+N으로 새 채팅 시작. 🚀
20. 다크 모드 및 테마 설정 🌙
개인의 취향과 눈의 피로도를 고려하여 팀즈의 인터페이스 색상을 변경할 수 있습니다.
- 활용법: 팀즈
설정>일반>테마에서기본,다크,고대비중 하나를 선택하세요. - 왜 유용할까? 밝은 화면이 눈의 피로를 유발할 때 다크 모드로 전환하여 시각적인 편안함을 높일 수 있습니다.
- 예시: 늦은 밤까지 작업해야 할 때 눈의 피로를 줄이기 위해 다크 모드로 전환할 때. 👁️🗨️
결론: 팀즈의 진정한 잠재력을 깨워보세요! ✨
마이크로소프트 팀즈는 단순한 협업 도구가 아닙니다. 위에 소개된 20가지 ‘숨겨진’ 기능들은 여러분의 업무 방식을 혁신하고, 팀 협업의 수준을 한 차원 높여줄 강력한 도구들입니다.
이러한 기능들을 적극적으로 활용하면 불필요한 시간을 절약하고, 소통의 명확성을 높이며, 업무 프로세스를 간소화하여 궁극적으로 생산성을 극대화할 수 있습니다. 지금 바로 팀즈를 열고, 이 보석 같은 기능들을 하나씩 시도해 보세요! 💎 여러분의 팀즈 경험이 완전히 달라질 것입니다. Happy Teaming! 😊 D